С 1 января 2026 г․ в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ Это означает, что при приеме на работу работник может сразу перейти на электронный формат, а бумажную трудовую книжку вести только в случае, если это требуется по закону (например, для иностранных граждан)․ Ниже приведён подробный пошаговый гид, как правильно оформить ЭТК как для работодателя, так и для сотрудника․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, который хранится в системе Социального фонда России (СФР) и содержит всю информацию о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, стаж, начисления и т․д․ Работник может получить доступ к своей ЭТК через портал «Мой социальный фонд» или через приложение «Электронная трудовая книжка»․

Кому и когда можно оформить ЭТК?

• С 1 января 2026 г․ все работодатели обязаны вести только электронные трудовые книжки․
• Если у работника до 2021 г․ была трудовая деятельность, то при приёме на работу он должен пройти процедуру переноса данных из бумажной в электронную․
• Для иностранных граждан и тех, кто не имеет права на электронный формат, требуется вести бумажную трудовую книжку․

Как работодатель оформляет ЭТК при приёме нового сотрудника

Подготовка к оформлению

1. Убедитесь, что в системе 1С:ЗУП (или другой кадровой системе) настроены все необходимые коды ОКЗ и классификаторы для ЭТК․
2. Проверьте, что у вас есть доступ к порталу «Мой социальный фонд» и вы можете отправлять заявления о ведении ЭТК․
3. Соберите у сотрудника все необходимые документы: паспорт, ИНН, справку о предыдущей трудовой деятельности (если есть)․

Оформление заявления

Работодатель заполняет электронное заявление о ведении трудовой книжки в системе 1С:ЗУП․ В заявлении указываются:

• ФИО сотрудника, дата рождения, паспортные данные․
• ИНН и СНИЛС․
• Дата начала работы и должность․
• Код ОКЗ и код должности․
• Сведения о предыдущей трудовой деятельности (если есть)․

После заполнения заявление подписывается работодателем в электронной форме и отправляется в СФР․

Подтверждение и выдача ЭТК

СФР проверяет данные и, если всё в порядке, выдаёт электронную трудовую книжку․ Работник получает уведомление о том, что его ЭТК создана, и может сразу получить доступ через портал «Мой социальный фонд»․

Как сотрудник может перейти на ЭТК при приёме на работу

Уведомление работодателя

При приёме на работу сотрудник сообщает работодателю о желании вести трудовую книжку в электронном виде․ Важно, чтобы работодатель подтвердил, что он готов вести ЭТК․

Перенос данных из бумажной в электронную

Если у сотрудника уже есть бумажная трудовая книжка, работодатель должен:

• Сканировать все страницы трудовой книжки․
• Загрузить сканы в систему 1С:ЗУП․
• Проверить корректность перенесённых данных (даты, стаж, начисления)․

После проверки данные автоматически попадают в электронную систему и становятся доступными для сотрудника․

Что делать при увольнении?

При увольнении работник получает выписку из ЭТК, которая содержит сведения о стаже, начислениях и причинах увольнения․ Для этого:

• Работодатель оформляет заявление об увольнении в 1С:ЗУП․
• Система автоматически обновляет ЭТК, закрывая запись о работе․
• Сотрудник получает доступ к выписке через портал «Мой социальный фонд»․

Как подтвердить наличие у работника ЭТК?

Для проверки можно:

• Запросить у сотрудника ссылку на его профиль в портале «Мой социальный фонд»․
• Проверить в системе 1С:ЗУП, что запись о трудовой книжке имеет статус «Электронная»․
• В случае сомнений – обратиться в СФР с запросом о статусе трудовой книжки․

Часто задаваемые вопросы

• Могут ли сотрудники с бумажной трудовой книжкой перейти на ЭТК по требованию работодателя? Нет․ Перевод на электронную трудовую книжку производится только по желанию работника, но работодатель обязан поддерживать электронный формат․
• Что делать, если сотрудник не имеет ИНН? Работодатель должен оформить ИНН в налоговой службе до начала работы․
• Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? Нет, в рамках закона это недопустимо․ После перехода на ЭТК бумажный вариант закрывается․

Практические советы для работодателя

1. Обучите персонал кадрового отдела работе с 1С:ЗУП и системой СФР․
2. Создайте шаблоны электронных заявлений о трудовой книжке․
3. Проверьте, что все сотрудники имеют доступ к порталу «Мой социальный фонд»․
4. Регулярно проверяйте статус ЭТК в системе СФР, чтобы избежать ошибок․

Переход на электронную трудовую книжку – это шаг к цифровизации кадровой службы и упрощению работы с документами․ Соблюдение всех юридических требований и правильная настройка систем 1С:ЗУП и СФР помогут избежать ошибок и обеспечат прозрачность трудовых отношений․ Теперь при приёме на работу вы можете сразу оформить ЭТК, а сотрудник – получить доступ к своим данным в любой момент․