Электронная трудовая книжка (ЭТК) постепенно заменяет бумажный аналог в России. Это удобный и современный способ ведения учета трудовой деятельности, который упрощает доступ к информации как для сотрудников, так и для работодателей. В этой статье мы подробно рассмотрим процесс предоставления ЭТК сотруднику, а также ответим на часто задаваемые вопросы.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в системе Социального фонда России (СФР). С 1 января 2021 года трудовые книжки ведутся в электронном виде для всех новых работников. Переход на ЭТК – это не просто технологический прогресс, это важный шаг к прозрачности и удобству в управлении трудовыми отношениями.

Обязателен ли переход на электронную трудовую книжку?

Да, с 1 января 2021 года все новые работники автоматически получают электронную трудовую книжку. Переход на ЭТК является обязательным. Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку, переход на электронный формат осуществляется по их желанию.

Преимущества перехода на электронную трудовую книжку:

• Удобство: Доступ к информации о трудовой деятельности в любое время и в любом месте через портал Госуслуг или сайт СФР.
• Безопасность: Электронная трудовая книжка защищена от физического повреждения, утери или кражи.
• Прозрачность: Легкий доступ к информации о трудовом стаже и заработной плате.
• Экологичность: Сокращение использования бумаги.
• Упрощенный процесс: Автоматизация процессов ведения и учета трудовой деятельности.

Как предоставить электронную трудовую книжку сотруднику: пошаговая инструкция

Получение заявления от сотрудника: Первый шаг – получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку. Заявление может быть оформлено в произвольной форме, но должно содержать информацию о желании сотрудника вести трудовую книжку в электронном виде.
Выдача бумажной трудовой книжки: При выдаче бумажной трудовой книжки сотруднику необходимо внести в нее запись о том, что сотрудник подал заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.
Оформление ЭТК в СФР: После получения заявления от сотрудника работодатель обязан направить в СФР отчет о приеме сотрудника на работу по форме СЗВ-ТД. В этом отчете указывается информация о переходе сотрудника на электронную трудовую книжку.
Проверка данных сотрудником: Сотрудник может проверить данные своей электронной трудовой книжки на портале Госуслуг или на сайте СФР.
Выдача выписок: По требованию сотрудника работодатель обязан выдать ему выписку из электронной трудовой книжки. Выписка может быть оформлена в электронном виде или на бумажном носителе, подписанная усиленной квалифицированной электронной подписью.

Как работнику получить сведения из трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно получить несколькими способами:

• Через портал Госуслуг: Зайдите на портал Госуслуг и найдите раздел «Трудовая книжка».
• Через сайт СФР: Перейдите на сайт Социального фонда России и найдите раздел «Электронная трудовая книжка».
• В МФЦ: Обратитесь в многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг.
• У последнего работодателя: По запросу работодатель обязан предоставить выписку из электронной трудовой книжки.

Как получить выписку из электронной трудовой книжки?

Выписку из электронной трудовой книжки можно получить на портале Госуслуг, сайте СФР или у работодателя. Выписка оформляется в формате PDF с электронной подписью.

Что делать, если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки?

Если у сотрудника нет бумажной трудовой книжки, работодатель обязан оформить для него электронную трудовую книжку. Для этого необходимо получить от сотрудника заявление о переходе на электронную трудовую книжку и направить в СФР отчет о приеме сотрудника на работу по форме СЗВ-ТД.

Что делать при увольнении сотрудника с ЭТК?

При увольнении сотрудника с электронной трудовой книжки работодатель обязан предоставить данные о его трудовой деятельности в форме СТД-Р. Данные о трудовой деятельности будут внесены в электронную трудовую книжку сотрудника.

Где можно посмотреть сведения из электронной трудовой книжки?

Сведения из электронной трудовой книжки можно посмотреть на портале Госуслуг или на сайте СФР. Для доступа к информации необходимо зарегистрироваться на портале Госуслуг или создать личный кабинет на сайте СФР.

Как организовать переход на ЭТК в организации: пошаговая инструкция

Ознакомьтесь с требованиями законодательства: Изучите Трудовой кодекс РФ и другие нормативные акты, регулирующие ведение электронных трудовых книжек.
Выберите программное обеспечение: Выберите подходящее программное обеспечение для ведения электронных трудовых книжек.
Обучите сотрудников: Обучите сотрудников организации работе с программным обеспечением для ведения электронных трудовых книжек.
Начните вести электронные трудовые книжки: Начните вести электронные трудовые книжки для всех новых работников.
Регулярно обновляйте информацию: Регулярно обновляйте информацию в электронных трудовых книжках.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке? Нет, после перехода на электронную трудовую книжку вернуться к бумажному формату невозможно.
• Что делать, если у сотрудника нет заявления на переход на ЭТК? Необходимо попросить сотрудника написать заявление.
• Как часто нужно обновлять информацию в ЭТК? Информация в ЭТК должна обновляться при каждом изменении трудовой деятельности сотрудника (приеме на работу, увольнении, изменении заработной платы и т.д.).
• Кто не может использовать электронную трудовую книжку? Электронная трудовая книжка доступна всем сотрудникам, за исключением тех, кто работает по договорам гражданско-правового характера.

Переход на электронную трудовую книжку – это важный шаг в развитии современной системы управления трудовыми отношениями в России. Электронная трудовая книжка – это удобный, безопасный и прозрачный способ ведения учета трудовой деятельности, который приносит пользу как сотрудникам, так и работодателям. Надеемся, что данная статья помогла вам разобраться в процессе предоставления электронной трудовой книжки сотруднику.