С 1 января 2020 года в России начался переход на электронный формат трудовой книжки. К 2025 году оформление ЭТК стало обязательным для всех работодателей при приёме на работу нового сотрудника‚ а к 2026 году переходный период завершён полностью. Ниже – подробное руководство для кадровиков и работодателей‚ которое охватывает нормативную базу‚ порядок ведения‚ плюсы и минусы электронного формата‚ а также практические рекомендации по работе с порталом Госуслуг и сайтом Социального фонда России (СФР).

Нормативная база

• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ – вводит электронную трудовую книжку с 1 января 2020 года;
• Трудовой кодекс РФ‚ ст. 66.1 – регулирует порядок получения сведений из ЭТК (личный кабинет на сайте СФР или портал Госуслуг).
• Постановление Правительства РФ от 30 июля 2020 г. № 1015 – определяет форму отчёта СЗВ‑ТД и порядок её подачи в Социальный фонд.
• Приказ Минтруда России от 28 декабря 2021 г. № 842н – уточняет требования к электронной подписи и формату файлов при подаче СЗВ‑ТД.

С 1 января 2026 года переходный период завершён: все работодатели обязаны вести исключительно электронные трудовые книжки для newly hired сотрудников. Бумажная книжка допускается только по желанию работника и только если она уже у него имеется.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это совокупность сведений о трудовой деятельности гражданина‚ хранящаяся в информационной системе Социального фонда России. Доступ к этим сведениям обеспечивается через:

• Личный кабинет на официальном сайте СФР (https://www.sfr.gov.ru);
• Портал Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru).

Полученные сведения можно:

• сохранить на любом носителе информации;
• распечатать;
• отправить по электронной почте.

Кто ведёт ЭТК?

• Работодатель – отвечает за своевременную подачу сведений о приёме‚ переводе‚ увольнении и других кадровых изменениях в форму СЗВ‑ТД.
• Сотрудник (кадровик/бухгалтер) – осуществляет подготовку и отправку отчёта‚ а также обеспечивает хранение подтверждающих документов (электронные подписи‚ скан‑копии приказов).
• Социальный фонд России – хранит данные в едином реестре и предоставляет доступ работнику.

Пошаговая инструкция для работодателя

1. Регистрация в системе СФР
   • Получить электронную подпись (УКЭП) у аккредитованного удостоверяющего центра.
   • Зарегистрировать организацию в личном кабинете СФР (раздел «Работодатели»).
2. Подготовка приказа о приёме на работу
   • Оформить приказ в соответствии с ТК РФ.
   • Сканировать подписанный приказ (или создать электронный документ с ЭП).
3. Заполнение формы СЗВ‑ТД
   • В личном кабинете СФР выбрать «Сдать отчёт» → «СЗВ‑ТД».
   • Указать:
     • ИНН и КПП организации;
     • ФИО‚ СНИЛС‚ дату рождения сотрудника;
     • Дата приёма; должность; структурное подразделение;
     • Основание приёма (приказ № и дата).
   • Прикрепить скан‑копию приказа (или электронный документ с ЭП).
4. Отправка отчёта
   • Проверить корректность данных.
   • Подписать отчёт УКЭП и отправить в СФР.
   • Получить подтверждение о принятии отчёта (извещение в личном кабинете).
5. Информирование сотрудника
   • Сообщить сотруднику‚ что сведения о его трудовой деятельности переданы в СФР.
   • Указать‚ как получить выписку из ЭТК (личный кабинет СФР или Госуслуг).
   • При необходимости выдать распечатку выписки (по запросу работника).
6. Ведение изменений
   • При переводе‚ изменении должности‚ увольнении‚ отпуске по уходу за ребёнком и т.д. повторять шаги 2‑4‚ указывая соответствующее основание (приказ о переводе‚ приказ об увольнении и т.д.).
   • Все изменения отражаются в едином реестре СФР в режиме реального времени.

Как сотруднику получить сведения из ЭТК?

1. Войти в личный кабинет на сайте СФР или через Госуслуги (требуется подтверждённая учётная запись).
2. Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Просмотреть текущие сведения о местах работы‚ должностях‚ периодах.
4. При необходимости:
• Нажать «Скачать выписку» (PDF).
• Нажать «Распечатать».
• Нажать «Отправить по e‑mail» (указать адрес).

Сведения из ЭТК имеют юридическую силу и могут использоваться для подтверждения стажа при назначении пенсии‚ получения социальных выплат‚ оформления кредита и т.д.

Плюсы электронного формата

• Доступность 24/7 – сотрудник может посмотреть свою трудовую историю в любой момент.
• Надёжность – исключён риск потери‚ повреждения или подделки бумажного документа.
• Скорость обмена данными – информация сразу попадает в реестр СФР‚ доступна государственным органам и работодателю.
• Сокращение бумажного оборота – экономия на печати‚ хранении и доставке документов.
• Интеграция с Госуслугами – возможность получать выписки напрямую в личном кабинете гражданина.

Минусы и возможные сложности

• Требование цифровой грамотности – работникам и кадровикам необходимо уметь работать с электронной подписью и личными кабинетами.
• Технические сбои – временные недоступности порталов СФР или Госуслуг могут задержать получение выписки.
• Зависимость от интернета – в зонах с плохим соединением доступ к данным может быть ограничен.
• Необходимость УКЭП – получение и поддержание актуальной электронной подписи влечёт дополнительные расходы и организационные меры.

Большинство этих недостатков смягчаются благодаря государственной поддержке (бесплатные сертификаты УКЭП для малого бизнеса‚ горячие линии помощи‚ обучающие материалы на портале Госуслуг).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Когда нужно оформлять электронную трудовую книжку при приёме на работу?

С 1 января 2025 года работодатель обязан оформить ЭТК для каждого newly hired сотрудника. Бумажная книжка допускается только по желанию работника и только если она уже у него есть.

Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да‚ но только если работник сам пожелает иметь бумажный экземпляр и уже possesses его. Ведение двух параллельных версий не требуется от работодателя.

Что делать‚ если сотрудник потерял доступ к личному кабинету СФР?

Сотрудник должен восстановить доступ через процедуру восстановления пароля на портале Госуслуг или обратиться в службу поддержки СФР. Работодатель не отвечает за восстановление доступа сотрудника.

Как часто нужно подавать форму СЗВ‑ТД?

Форма СЗВ‑ТД подаётся при каждом кадровом событии: приёме‚ переводе‚ изменении должности‚ увольнении‚ отпуске по уходу за ребёнком и т.д. Также ежеквартально подаётся обобщённый отчёт о всех изменениях за период (если требуется законодательством).

Какие штрафы предусмотрены за непредставление или несвоевременное представление СЗВ‑ТД?

Согласно ст; 15.25 КоАП РФ‚ за непредставление или несвоевременное представление сведений в СЗВ‑ТД может быть наложен штраф на организацию от 5 000 до 10 000 рублей‚ а на должностное лицо – от 1 000 до 2 000 рублей.

Электронная трудовая книжка – это современный инструмент учёта трудовой деятельности‚ который обеспечивает прозрачность‚ безопасность и удобство как для работников‚ так и для работодателей. К 2026 году переход на ЭТК завершён‚ и соблюдение установленного порядка становится обязательным. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ используя электронную подпись и оперативно подавая форму СЗВ‑ТД в Социальный фонд России‚ кадровики смогут избежать штрафов‚ обеспечить актуальность данных сотрудников и воспользоваться всеми преимуществами цифрового формата.

Помните: основной принцип – своевременность и точность. Чем быстрее и точнее вы передадите сведения в СФР‚ тем быстрее сотрудник получит доступ к своей трудовой истории и сможет пользоваться всеми связанными с ней социальными и пенсионными правами.