С 1 января 2020 года в России начался масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Этот процесс завершится 1 января 2026 года, когда бумажные трудовые книжки окончательно уступят место цифровому формату. Если ваш работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки, важно понимать все последствия этого решения, права и обязанности сторон.

Что такое электронная трудовая книжка и почему она появилась?

Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог привычного бумажного документа, который хранится в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР). Она содержит те же сведения о трудовой деятельности гражданина, что и бумажный вариант:

• Места работы;
• Занимаемые должности;
• Награды и поощрения;
• Основания для увольнения;
• Сведения о повышении квалификации;
• Иные сведения, предусмотренные трудовым законодательством.

Переход на электронный формат был инициирован по нескольким причинам:

1. Снижение риска потери данных: Бумажные книжки могли теряться, портиться или уничтожаться при чрезвычайных ситуациях. Электронный формат защищён от таких рисков.
2. Упрощение ведения кадрового учёта: Работодатели освобождаются от обязанности хранить и обновлять бумажные документы.
3. Цифровизация госуслуг: Переход на электронные форматы — часть государственной программы по цифровизации.
4. Удобство для граждан: Работники могут в любой момент получить доступ к своей трудовой истории через личный кабинет на портале госуслуг.

Как оформить заявление на ведение электронной трудовой книжки?

Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, работник имеет право выбрать формат ведения трудовой книжки. Для этого необходимо:

1. Написать заявление: Работник подаёт письменное заявление работодателю в свободной форме или по установленному образцу.
2. Указать в заявлении:
   • ФИО работника;
   • Должность;
   • Наименование организации;
   • Просьбу о ведении трудовой книжки в электронном формате;
   • Дата и подпись.
3. Получить копию заявления с отметкой о принятии: Работодатель обязан зарегистрировать заявление и выдать работнику копию с печатью и подписью.

Образец заявления можно найти на сайте Пенсионного фонда России или на портале Госуслуги.

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

• Внести соответствующие изменения в кадровый учёт;
• Продолжать вносить сведения о трудовой деятельности в систему ПФР по форме СЗВ-ТД;
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку на руки (если она велась ранее) с записью о том, что с такого-то числа ведение осуществляется в электронном формате;
• Хранить бумажную трудовую книжку до момента её передачи работнику при увольнении;

Работник, в свою очередь, получает доступ к своей электронной трудовой книжке через:

• Личный кабинет на сайте ПФР;
• Портал Госуслуги;
• Мобильное приложение ПФР;
• Многофункциональные центры (МФЦ).

Права и обязанности работника

Права работника:

• Получать информацию о своей трудовой деятельности в электронном виде;
• Запрашивать у работодателя сведения о внесённых записях;
• Получать дубликат электронной трудовой книжки при необходимости;
• Отказаться от электронного формата и вернуться к бумажному (до );
• Получать бумажную трудовую книжку при увольнении (если она велась ранее).

Обязанности работника:

• Своевременно уведомлять работодателя о смене места работы;
• Проверять корректность внесённых сведений в электронной трудовой книжке;
• Соблюдать правила работы с личным кабинетом на портале ПФР;
• При необходимости обращаться к работодателю за разъяснениями по внесённым записям.

Права и обязанности работодателя

Обязанности работодателя:

• Вести электронную трудовую книжку для работников, подавшего соответствующее заявление;
• Предоставлять сведения в ПФР по форме СЗВ-ТД в установленные сроки;
• Хранить бумажные трудовые книжки до передачи их работникам при увольнении;
• Обеспечивать доступ работников к их электронным трудовым книжкам;
• Исправлять ошибки в сведениях по запросу работника;
• Информировать работников о переходе на электронный формат.

Права работодателя:

• Требовать от работника предоставления корректных данных для внесения в электронную трудовую книжку;
• Отказать в ведении электронной трудовой книжки, если работник не подал соответствующего заявления;
• Получать подтверждение от ПФР о внесении сведений в электронную трудовую книжку.

Что делать, если работник хочет вернуться к бумажной трудовой книжке?

Если работник передумал и хочет вернуться к бумажному формату, он может:

1. Написать новое заявление об отказе от электронной трудовой книжки;
2. Работодатель обязан:
• Внести соответствующие изменения в кадровый учёт;
• Продолжать вести бумажную трудовую книжку;
• Внести запись о возврате к бумажному формату.
3. Важно! Сделать это можно только до 31 декабря 2025 года. После этой даты переход на бумажный формат будет невозможен.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли совмещать бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, если работник не подал заявление об отказе от бумажной книжки. В этом случае работодатель обязан вести обе формы до .

Как работник может проверить свою электронную трудовую книжку?

Через личный кабинет на сайте ПФР, портал Госуслуги или мобильное приложение ПФР.

Что делать, если в электронной трудовой книжке ошибка?

Работник может обратиться к работодателю с просьбой исправить ошибку. Работодатель обязан внести изменения и уведомить ПФР.

Можно ли получить бумажную копию электронной трудовой книжки?

Да, работник может запросить бумажную выписку из электронной трудовой книжки в ПФР или МФЦ.

Что будет, если работник не подал заявление ни на электронный, ни на бумажный формат?

Работодатель обязан продолжать вести бумажную трудовую книжку до . После этой даты бумажные книжки для новых сотрудников не заводятся.

Переход на электронные трудовые книжки, это необратимый процесс, который упрощает ведение кадрового учёта и защищает данные работников. Если ваш работник подал заявление на ведение электронной трудовой книжки, следуйте следующим рекомендациям:

• Своевременно вносите сведения в ПФР: Не допускайте просрочек по форме СЗВ-ТД.
• Информируйте работников: Объясните им, как получить доступ к электронной трудовой книжке.
• Храните бумажные книжки: До передачи работникам при увольнении.
• Отвечайте на запросы работников: Обеспечьте доступ к данным и корректировку ошибок.
• Следите за изменениями законодательства: Нормы могут обновляться, следите за новостями ПФР и Минтруда.

Заявление на ведение электронной трудовой книжки — это шаг в будущее, который делает трудовые отношения более прозрачными и защищёнными. Работники получают удобный доступ к своим данным, а работодатели — возможность сократить бумажную волокиту. Главное — не забывать о сроках и обязанностях, чтобы переход на новый формат прошёл максимально гладко.

Помните: с 1 января 2026 года бумажные трудовые книжки окончательно уйдут в прошлое для новых сотрудников. Уже сейчас важно готовиться к этому и обеспечивать корректный переход на электронный формат.

Если у вас остались вопросы или вы столкнулись с трудностями при оформлении электронной трудовой книжки, не стесняйтесь обращаться за профессиональной помощью!