Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовое путь работника. С 2026 года в России завершается переход на электронную трудовую книжку (ЭТК), однако правила её оформления и ведения остаются строго регламентированными Трудовым кодексом РФ и Федеральным законом от 16 декабря 2019 г. № 439‑ФЗ.
Нормативно‑правовая база
Федеральный закон № 439‑ФЗ
Закон вводит возможность ведения сведений о трудовой деятельности в электронном виде и устанавливает:
- обязательность использования ЭТК для всех работников;
- порядок формирования и передачи данных в Пенсионный фонд;
- сроки представления информации работодателям.
Статья 66 ТК РФ
Трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и трудовом статусе работника. В неё вносятся сведения о:
- паспортных данных работника;
- месте и сроке работы;
- выполняемых должностях;
- периодах увольнения и приёма;
- других сведениях, определяющих трудовое право.
Статья 39 ТК РФ
Трудовая книжка также используется как подтверждающий документ при расчёте пенсионного стажа и иных выплатах.
Оформление электронной трудовой книжки
Как оформить запись в книге учёта движения
В графе 13 книги учёта движения трудовых книжек делается запись:
Выдана на руки на основании письменного заявления (Ф. И. О.) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ (часть 2 статьи 2 Федерального закона 439‑ФЗ).
После такой записи сотрудник ставит свою подпись. С момента выдачи ЭТК работодатель не несет ответственности за её ведение и хранение.
Ключевые нормативные акты
- Постановление Правительства РФ № 590 от 26 апреля 2020 г. – новые сроки представления данных в Пенсионный фонд;
- КонсультантПлюс – разъяснения по применению статей 66 и 39 ТК РФ;
- Рекомендации Комитета по труду и занятости населения Ленинградской области.
Порядок заполнения и ведения ЭТК
Инструкция по заполнению
В 2026 году опубликованы новые образцы заполнения трудовой книжки. Основные правила:
- Титульный лист оформляется в строгом порядке: ФИО, дата рождения, паспортные данные;
- В разделе «Сведения о трудовой деятельности» указываются:
- место работы (наименование организации, ИНН);
- должность и период работы;
- основание увольнения или приёма;
- сведения о стаже и должностных разрядах.
- Все изменения вносятся только после получения письменного заявления работника.
Примеры заполнения
Для удобства работодателей подготовлены образцы:
- «Образец заполнения трудовой книжки 2026»;
- «Электронный шаблон ЭТК»;
- «Код ОКЗ для ввода данных в 1С:ЗУП».
Переходный период и цифровой стаж
С 1 янв 2026 г. в России завершается переходный период по внедрению ЭТК. Это означает:
- Все новые записи в книге учёта движения должны быть сделаны в электронном виде;
- Цифровой стаж не может обнулить реальный трудовой стаж;
- Бумажная трудовая книжка остаётся официальным подтверждением опыта, если работник её предоставил до перехода.
Как убедиться в наличии ЭТК у кандидата?
С 2021 г. проверка осуществляется через:
- часть 3 ст. 66 ТК РФ;
- ч. 8 ст. 2 Федерального закона 439‑ФЗ;
- портал ГАРАНТ.РУ и сервисы Пенсионного фонда.
Практические рекомендации работодателям
Настройка 1С:ЗУП
Для корректного ввода данных в ЭТК в системе 1С:ЗУП рекомендуется:
- Создать справочники «Коды ОКЗ» и «Классификаторы должностей»;
- Настроить обработку «Ведение электронной трудовой книжки»;
- Регулярно проверять соответствие вводимых данных требованиям закона 439‑ФЗ.
Хранение и защита данных
Электронные сведения о трудовой деятельности должны храниться в защищённой информационной системе, доступ к которой имеют только уполномоченные лица.
Трудовая книжка, будь то бумажная или электронная, остаётся центральным документом, фиксирующим трудовое право и обязанности работника и работодателя. Соблюдение требований Федерального закона № 439‑ФЗ, правильного заполнения статьи 66 ТК РФ и своевременного перехода на ЭТК позволяют избежать юридических рисков и обеспечить прозрачность в расчётах со стажем.
Для более подробного ознакомления с образцами заполнения и настройкой программного обеспечения рекомендуется посетить официальные ресурсы:
- КонсультантПлюс;
- Официальный сайт Министерства труда и социальной защиты РФ;
- Портал ГАРАНТ.РУ.