С 1 января 2020 года в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой аналог привычного бумажного документа, который позволяет работодателям и работникам вести учёт трудового стажа без лишних бумажных формальностей. В этой статье мы разберём, как правильно оформить увольнение сотрудника, у которого уже есть ЭТК, а также как перевести работника с бумажной трудовой книжки на электронный формат.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, стаж, начисленные выплаты и т.д. Он хранится в системе «Госуслуги» и доступен как работодателю, так и работнику.
- Работодатель ведёт ЭТК через портал Госуслуги.
- Работник может просматривать свои записи, получать справки и подтверждения.
- ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке.
Кто обязан вести ЭТК?
Обязанность вести электронную трудовую книжку возлагается на работодателя. Если работодатель не использует ЭТК, он обязан вести бумажную трудовую книжку.
С 1 января 2024 года переход на ЭТК стал обязательным для всех работодателей, если они не имеют исключений (например, работа с несовершеннолетними, военнослужащими и т.д.).
Как перевести работника с бумажной трудовой книжки на электронную?
- Работник подаёт заявление о переходе на ЭТК через портал Госуслуги.
- Работодатель оформляет приказ о переходе на ЭТК и вносит запись о подаче заявления в личную карточку сотрудника.
- В системе «Госуслуги» создаётся электронная запись, содержащая все сведения из бумажной трудовой книжки.
- После подтверждения работника, бумажная трудовая книжка считается закрытой.
Важно: если работник на прежнем месте работы подал заявление о продолжении ведения бумажной трудовой книжки, а у нового работодателя решено перейти на электронную, необходимо внести запись о подаче работником заявления о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности.
Как правильно оформить увольнение сотрудника с ЭТК?
Процесс увольнения при наличии ЭТК почти идентичен увольнению с бумажной трудовой книжкой, но с учётом электронных записей.
- Приказ об увольнении. Оформляется в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ст. 81).
- Запись об увольнении в ЭТК. Через портал Госуслуги в личную карточку работника вносится запись о дате увольнения и причинах.
- Справка о трудовой деятельности. Работник может запросить справку через «Госуслуги».
- Переход на бумажную трудовую книжку (если необходимо). Если работник хочет получить бумажную копию, работодатель может оформить её по запросу.
После внесения записи об увольнении в ЭТК, документ считается завершённым. Работник получает доступ к своей полной истории трудовой деятельности.
Что делать, если работник не согласен перейти на ЭТК?
Согласно законодательству, работник имеет право выбора: перейти на ЭТК или оставить бумажную трудовую книжку. Если работник отказывается, работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку.
- Работник может подать письменное заявление о желании оставить бумажную трудовую книжку.
- Работодатель сохраняет бумажную трудовую книжку и продолжает вести её в соответствии с ТК РФ.
Какие документы нужны при увольнении с ЭТК?
- Приказ об увольнении.
- Запись об увольнении в ЭТК (через портал Госуслуги).
- Справка о трудовой деятельности (если требуется).
- Сертификат о завершении работы (если применимо).
Как избежать юридических проблем при увольнении с ЭТК?
- Соблюдайте сроки уведомления (ст. 81 ТК РФ).
- Проверьте корректность всех записей в ЭТК.
- Обеспечьте работнику доступ к справке о трудовой деятельности.
- Сохраняйте копии всех документов (при необходимости).
- При возникновении споров консультируйтесь с юристом.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?
Бумажная трудовая книжка считается закрытой. Работодатель может хранить её в архиве, но не обязан вести новые записи. При необходимости работник может запросить копию, но она будет иметь статус «архивного» документа.
Как получить справку о трудовой деятельности из ЭТК?
Справку можно получить через портал Госуслуги:
- Войдите в личный кабинет.
- Перейдите в раздел «Трудовая книжка».
- Выберите пункт «Справка о трудовой деятельности».
- Заполните форму и отправьте запрос.
- Справка будет доступна в электронном виде в течение 5 рабочих дней.
Переход на электронную трудовую книжку упрощает процесс учёта трудового стажа и снижает бюрократические барьеры для работодателей и работников. При увольнении сотрудника с ЭТК необходимо оформить приказ, внести запись об увольнении в систему «Госуслуги» и предоставить работнику справку о трудовой деятельности. Соблюдение всех нормативных требований гарантирует юридическую чистоту процесса и защиту прав обеих сторон.
Если у вас возникли вопросы по конкретным ситуациям, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в службу поддержки «Госуслуг».