С 1 января 2020 года в Российской Федерации начался постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) — новый формат учета трудового стажа и сведений о трудовой деятельности работников․ Этот процесс был введен Федеральным законом № 439-ФЗ от ‚ внесшим изменения в Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)․ К 2026 году переход завершен‚ и теперь все аспекты ведения ЭТК регулируются четкими правилами‚ направленными на защиту прав работников и повышение прозрачности кадрового учета․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки‚ в котором все сведения о трудовой деятельности работника (места работы‚ должности‚ награды‚ увольнения‚ переводы и т․д․) формируются и хранятся в электронном виде в информационной системе Пенсионного фонда России (ПФР)․

Преимущества ЭТК:

• Исключает риск потери‚ порчи или утери документа;
• Обеспечивает постоянный и удобный доступ к информации через личный кабинет на сайте ПФР или портале Госуслуги;
• Упрощает процесс трудоустройства — новый работодатель получает данные автоматически;
• Снижает административную нагрузку на кадровые службы;
• Повышает достоверность данных за счет автоматической передачи от работодателя в ПФР․

Обязательно ли переходить на электронную трудовую книжку?

Нет‚ переход на ЭТК является исключительно добровольным․ Это ключевой принцип‚ закрепленный в статье 66․1 ТК РФ․ Ни работодатель‚ ни государственные органы не имеют права навязывать работнику электронный формат․

Согласно закону:

«Переход к новому формату сведений о трудовой деятельности осуществляется только с согласия работника»

Это означает‚ что:

• Работник может выбрать: сохранить бумажную трудовую книжку или перейти на электронную;
• Работодатель не вправе требовать от работника подачи заявления о согласии или отказе — он лишь обязан уведомить о возможности выбора;
• Если работник не подаст заявление‚ работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку․

Кто и когда должен давать согласие?

Работники‚ трудоустроенные до 1 января 2020 года

Для работников‚ уже состоявших в трудовых отношениях на 1 января 2020 года‚ переход на ЭТК возможен только по их инициативе․ Для этого необходимо:

1. Подать работодателю письменное заявление о согласии на ведение электронной трудовой книжки․
2. В заявлении четко указать: «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»․
3. Работодатель вносит запись в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК (форма СТД-Р) и направляет сведения в ПФР через форму СЗВ-ТД․

Важно: Если работник не подал заявление до 31 декабря 2020 года‚ он автоматически сохранил бумажную трудовую книжку․ С этого момента он может подать заявление в любое время — закон не устанавливает сроков для последующего перехода․

Новые сотрудники‚ принятые на работу с 1 января 2021 года

С 1 января 2021 года для всех впервые трудоустроенных работников (то есть у которых отсутствовал трудовой стаж на 1 января 2021 года) трудовая книжка оформляется только в электронном виде․

При этом:

• Работодатель не обязан запрашивать согласие — оно считается автоматически данным при заключении трудового договора;
• Работнику предоставляется информация о том‚ что сведения о его трудовой деятельности будут храниться в электронном виде;
• Работник имеет право в любое время подать заявление о возобновлении ведения бумажной трудовой книжки — и работодатель обязан это выполнить․

Работники‚ у которых уже есть бумажная трудовая книжка

Для таких работников переход на ЭТК возможен только при наличии их письменного согласия․ Работодатель обязан:

• Уведомить работников о возможности выбора формата (в письменной форме — через личную подпись или электронную почту с подтверждением получения);
• Предоставить образец заявления о согласии на ЭТК;
• Не применять никаких давлений‚ не ставить под угрозу трудоустройство или продвижение по карьерной лестнице․

Как правильно оформить согласие на электронную трудовую книжку?

Заявление о согласии на ведение ЭТК не требует строгой формы‚ но должно содержать следующие обязательные элементы:

Обязательные реквизиты заявления:

• ФИО работника полностью;
• Должность и подразделение;
• Номер трудового договора (если есть);
• Формулировка: «Выражаю согласие на предоставление сведений о моей трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьей 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации»;
• Дата подачи заявления;
• Подпись работника (в электронном виде, с использованием ЭЦП‚ если подается через ЭДО)․

Формат подачи заявления:

• Бумажный вариант: распечатанное заявление с личной подписью и датой — подается в кадровую службу․
• Электронный вариант: с 2021 года разрешено подавать заявление в электронном виде через сервисы кадрового электронного документооборота (ЭДО)‚ например‚ «Нопэпер»‚ «СБИС»‚ «1С-Отчетность» и др․ При этом обязательна электронная цифровая подпись (ЭЦП) работника․

Важно: Отдельного приказа работодателя о переходе на ЭТК не требуется․ Достаточно заявления работника и внесения записи в бумажную трудовую книжку (если она есть)․

Что происходит после подачи заявления?

После получения заявления работодатель обязан:

1. Внести в бумажную трудовую книжку запись: «Сведения о трудовой деятельности работника ведутся в электронном виде в соответствии со ст․ 66․1 ТК РФ» (форма СТД-Р)․
2. Направить в ПФР форму СЗВ-ТД с указанием перехода на ЭТК — в течение 1 рабочего дня с даты подачи заявления․
3. Выдать работнику на руки бумажную трудовую книжку с отметкой о переходе — если работник этого требует․

После этого:

• Все последующие кадровые изменения (прием‚ увольнение‚ перевод‚ награды и т․д․) фиксируются только в электронном виде и передаются в ПФР;
• Бумажная трудовая книжка больше не заполняется — она становится архивным документом с историей до момента перехода․

Можно ли отказаться от электронной трудовой книжки?

Да‚ можно․ Работник‚ который ранее дал согласие на ЭТК‚ в любое время имеет право отменить это решение и вернуться к бумажной трудовой книжке․

Для этого необходимо:

1. Подать работодателю новое заявление: «Прошу возобновить ведение трудовой книжки в бумажной форме»․
2. Работодатель в течение 3 рабочих дней обязан:
• Издать внутренний документ (приказ) о возобновлении бумажной трудовой книжки;
• Выдать работнику бумажную трудовую книжку с внесенными в нее сведениями из ЭТК (на основании данных ПФР);
• Прекратить передачу сведений в ПФР по данному работнику․

После этого все новые сведения о трудовой деятельности будут вноситься только в бумажную книжку․

Как работодателю управлять процессом в 2026 году?

С 1 января 2026 года переходный период завершен․ Все работники‚ не выбравшие формат до 2020 года‚ продолжают хранить бумажные трудовые книжки․ Однако для новых сотрудников ЭТК — единственный вариант․

Рекомендации для работодателей:

• Вести реестр сотрудников: кто на ЭТК‚ кто на бумажной книжке;
• При приеме нового сотрудника, сразу определять формат: если у него нет трудового стажа — только ЭТК;
• Если сотрудник приходит с бумажной книжкой — предложить выбор: сохранить ее или перейти на ЭТК;
• Обеспечить доступ к ЭДО и обучить кадровиков работе с электронными формами (СЗВ-ТД‚ СТД-Р);
• Не забывать: никаких штрафов за отсутствие согласия не предусмотрено — если работник не подал заявление‚ работодатель действует по старому принципу․

Безопасность и конфиденциальность данных

Электронные трудовые книжки хранятся в защищенной системе ПФР‚ соответствующей требованиям ФЗ-152 «О персональных данных»․ Доступ к данным имеют только:

• Сам работник — через личный кабинет на Госуслугах или сайте ПФР;
• Работодатель — только при наличии ЭЦП и в рамках служебных обязанностей;
• Органы ПФР и суды — по запросу и в установленных законом случаях․

Риск утечки данных минимален — система защищена на государственном уровне‚ а передача информации происходит по зашифрованным каналам․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1: Можно ли подать заявление на ЭТК через почту?

Да‚ если заявление подписано электронной подписью (ЭЦП) и отправлено с подтверждением получения․ Просто скан подписи — не подходит․

Вопрос 2: Что делать‚ если работник уволился‚ но не подал заявление на ЭТК?

Работодатель выдает ему бумажную трудовую книжку с последней записью․ ЭТК не формируется‚ так как сведения о трудовой деятельности не передавались в ПФР․

Вопрос 3: Можно ли одновременно иметь и бумажную‚ и электронную трудовую книжку?

Нет․ Согласно ТК РФ‚ у работника может быть только один формат учета, либо бумажная‚ либо электронная книжка․ Переход, односторонний и окончательный․

Вопрос 4: Как проверить‚ передаются ли сведения в ПФР?

Работник может войти в личный кабинет на сайте ПФР (pfrf․ru) или портале Госуслуги и проверить историю трудовой деятельности․ Если данные отсутствуют — необходимо обратиться к работодателю․

Согласие работников на электронные трудовые книжки — это не бюрократическая формальность‚ а важный элемент защиты прав человека в сфере труда․ Законодательство РФ четко разделяет обязанности работодателя и права работника: выбор остается за работником‚ а ответственность, за работодателем․

К 2026 году система ЭТК полностью внедрена и работает стабильно․ Для новых сотрудников, это стандарт․ Для опытных работников — это возможность упростить свою жизнь‚ не теряя при этом историю трудового стажа․

Главное правило: Никто не может быть вынужден перейти на ЭТК․ Ни под давлением‚ ни через молчание․ Только по добровольному согласию — и только в письменной форме․

Если вы — работник: проверьте‚ какой формат у вас сейчас‚ и‚ если хотите‚ подайте заявление на ЭТК, это удобно‚ безопасно и современно․

Если вы, работодатель: убедитесь‚ что все сотрудники проинформированы‚ а документы оформлены правильно — это защитит вас от претензий со стороны трудовой инспекции и ПФР․

Электронная трудовая книжка, это не замена бумажной‚ а ее логичное развитие․ И главное — она принадлежит вам‚ а не работодателю․ Пользуйтесь ею с умом․