Обновлено: 22 мая 2026 года
Что такое электронная трудовая книжка и почему она вытесняет бумажную
С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон №439-ФЗ‚ который ввел электронные трудовые книжки. Согласно этому закону‚ все основные сведения о трудовой деятельности работников формируются и хранятся в электронном виде в системе Пенсионного фонда России (ПФР).
Ключевые изменения:
- Для новых сотрудников: С 1 января 2022 года все впервые трудоустраивающиеся граждане получают электронную трудовую книжку. Выдача бумажных трудовых книжек этим категориям работников запрещена.
- Для действующих сотрудников: Работодатель обязан уведомлять сотрудников о возможности перехода на электронную форму ведения трудовой книжки. Переход осуществляется только с письменного согласия работника.
- Сроки хранения: Электронные трудовые книжки хранятся в системе ПФР бессрочно‚ что исключает риск потери или порчи бумажного документа.
Обязателен ли переход на электронную трудовую книжку?
Согласно части 8 статьи 2 Федерального закона от №439-ФЗ:
- Для новых сотрудников: Переход на ЭТК обязателен. С 2022 года все впервые трудоустраивающиеся граждане автоматически получают электронную трудовую книжку.
- Для действующих сотрудников: Переход на ЭТК не обязателен. Работник может сохранить бумажную трудовую книжку‚ если не подал заявление о переходе на электронную форму.
Преимущества электронной трудовой книжки
Для работодателей:
- Сокращение бумажного документооборота: Уменьшение расходов на хранение и ведение бумажных трудовых книжек.
- Автоматизация процесса: Сведения о трудовой деятельности передаются в ПФР в электронном виде‚ что снижает риск ошибок и ускоряет процесс.
- Удобство ведения учета: Возможность быстрого доступа к истории трудовой деятельности сотрудника через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР.
- Снижение рисков: Исключение потери или порчи бумажного документа‚ что защищает от возможных споров с сотрудниками.
Для работников:
- Удобный доступ: Возможность в любой момент получить выписку о трудовой деятельности через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР.
- Мобильность: Доступ к информации о трудовом стаже из любой точки мира через интернет.
- Безопасность: Защита от потери или порчи бумажного документа.
- Удобство при трудоустройстве: Возможность быстро предоставить информацию о трудовом стаже новому работодателю.
Как принять на работу сотрудника с электронной трудовой книжкой
Если сотрудник впервые устраивается на работу после 31 декабря 2020 года‚ он автоматически получает электронную трудовую книжку. Ваши действия как работодателя:
Шаг 1: Ознакомление с сотрудником
При приеме на работу необходимо:
- Ознакомить сотрудника с положениями Федерального закона №439-ФЗ о ведении электронных трудовых книжек.
- Предоставить информацию о том‚ что сведения о его трудовой деятельности будут храниться в электронном виде в системе ПФР.
Шаг 2: Внесение сведений в систему ПФР
После заключения трудового договора необходимо:
- В течение 3 рабочих дней с даты приема на работу подать сведения о трудовой деятельности в ПФР. Это делается через форму СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности).
- Сведения можно подать через:
- Личный кабинет на сайте ПФР;
- Портал Госуслуг;
- Специализированное программное обеспечение для кадрового учета.
Шаг 3: Уведомление сотрудника
После подачи сведений в ПФР необходимо:
- Уведомить сотрудника о том‚ что его трудовая книжка ведется в электронном формате.
- Предоставить сотруднику информацию о том‚ как получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или сайт ПФР.
Как организовать переход на ЭТК в организации: пошаговая инструкция
Если вы хотите перевести действующих сотрудников на электронную трудовую книжку‚ следуйте этой инструкции:
Шаг 1: Уведомление сотрудников
Работодатель обязан уведомить всех сотрудников о возможности перехода на электронную трудовую книжку. Это можно сделать:
- Через внутренние корпоративные каналы связи (электронная почта‚ корпоративный портал);
- На общем собрании коллектива;
- Через объявления на доске объявлений в офисе.
Шаг 2: Получение согласия сотрудников
Переход на ЭТК осуществляется только с письменного согласия сотрудника. Для этого необходимо:
- Подготовить заявление о переходе на электронную трудовую книжку (образец приведен ниже).
- Разослать заявления сотрудникам для подписания.
- Собрать подписанные заявления и хранить их в кадровой документации.
Заявление
Я‚ Иванов Иван Иванович‚ паспорт серии 1234 №567890‚ выданный ОВД г. Москвы г.‚
даю свое согласие на ведение моей трудовой книжки в электронном формате.
Подпись: ___________
Согласовано:
Работодатель: ООО «Ромашка»
Подпись: ___________
Шаг 3: Внесение записи в бумажную трудовую книжку (если она ведется)
Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку‚ после получения его согласия на переход на ЭТК необходимо:
- Внести в бумажную трудовую книжку запись о переходе на электронную форму ведения трудовой книжки.
- Запись должна выглядеть следующим образом:
Запись о переходе на электронную трудовую книжку
«Согласно части 8 статьи 2 Федерального закона от №439-ФЗ и на основании заявления
от «__»___________20__ г.‚ с «__»___________20__ г. трудовая книжка ведется в электронном формате
в системе Пенсионного фонда Российской Федерации. Сведения о трудовой деятельности передаются
в ПФР в электронном виде.»
Подпись: ___________
Печать: ___________
Шаг 4: Подача сведений в ПФР
После получения согласия сотрудника необходимо:
- В течение 3 рабочих дней с даты получения согласия подать сведения о трудовой деятельности в ПФР через форму СЗВ-ТД.
- Убедиться‚ что сведения успешно приняты системой ПФР.
Шаг 5: Уведомление сотрудника о начале ведения ЭТК
После подачи сведений в ПФР необходимо:
- Уведомить сотрудника о том‚ что его трудовая книжка теперь ведется в электронном формате.
- Предоставить сотруднику информацию о том‚ как получить выписку из электронной трудовой книжки через портал Госуслуг или сайт ПФР.
Как получить выписку из электронной трудовой книжки
Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки следующими способами:
Через портал Госуслуг:
- Авторизоваться на портале Госуслуг (https://www.gosuslugi.ru).
- Перейти в раздел «Услуги» → «Пенсионный фонд России» → «Получить выписку из электронной трудовой книжки».
- Заполнить заявку и получить выписку в электронном виде.
Через сайт ПФР:
- Авторизоваться на сайте ПФР (https://www.pfrf.ru).
- Перейти в личный кабинет.
- Выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» → «Получить выписку».
- Заполнить заявку и получить выписку в электронном виде.
Что делать‚ если сотрудник не подал заявление о переходе на ЭТК?
Если сотрудник не подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку‚ работодатель обязан:
- Продолжать вести его трудовую деятельность в бумажном виде;
- Подавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном формате;
- Хранить бумажную трудовую книжку сотрудника в соответствии с требованиями законодательства.
Какие сведения необходимо передавать в ПФР
Работодатель обязан передавать в ПФР следующие сведения о трудовой деятельности:
- Сведения о приеме на работу;
- Сведения о переводе на другую должность;
- Сведения о прекращении трудового договора;
- Сведения о награждениях и поощрениях;
- Сведения о присвоении квалификации;
- Сведения о профессиональном обучении;
- Сведения о временной нетрудоспособности;
- Сведения о стаже работы.
Сведения передаются в ПФР в течение 3 рабочих дней с даты наступления события.
Часто задаваемые вопросы
Вопрос 1: Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Ответ: Нет‚ вернуть бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК невозможно. Электронная трудовая книжка ведется бессрочно в системе ПФР.
Вопрос 2: Что делать‚ если сотрудник потерял доступ к порталу Госуслуг?
Ответ: Сотрудник может восстановить доступ к порталу Госуслуг через процедуру восстановления пароля или обратившись в центр обслуживания пользователей. Также он может получить выписку из электронной трудовой книжки через сайт ПФР.
Вопрос 3: Можно ли оформить бумажную трудовую книжку для нового сотрудника?
Ответ: Нет‚ с 1 января 2022 года выдача бумажных трудовых книжек новым сотрудникам запрещена. Все впервые трудоустраивающиеся граждане получают электронную трудовую книжку.
Вопрос 4: Какие штрафы предусмотрены за нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек?
Ответ: За нарушение порядка ведения электронных трудовых книжек предусмотрены штрафы в соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ). Размер штрафа может составлять от 1 000 до 5 000 рублей для должностных лиц и от 10 000 до 20 000 рублей для юридических лиц.
Переход на электронные трудовые книжки — это современный и удобный способ ведения кадрового учета‚ который позволяет сократить бумажный документооборот‚ снизить риски потери или порчи документов и упростить доступ к информации о трудовой деятельности. Однако для успешного перехода необходимо соблюдать все требования законодательства и получать письменное согласие сотрудников.
Следуя этой инструкции‚ вы сможете организовать переход на электронные трудовые книжки в вашей организации без проблем и нарушений. Не забывайте своевременно подавать сведения в ПФР и уведомлять сотрудников о начале ведения ЭТК.