С 1 января 2020 года в Российской Федерации начался масштабный переход на цифровой учет трудовой деятельности. Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это не отдельный документ в привычном понимании, а совокупность сведений о трудовой деятельности работника, которые хранятся в информационных системах Социального фонда России (СФР).
Кому оформляется электронная трудовая книжка?
В зависимости от даты начала трудовой деятельности и желания сотрудника, существуют разные сценарии оформления:
- Лица, впервые устроившиеся на работу после 31 декабря 2020 года: сведения о трудовой деятельности ведутся только в электронном виде. Бумажная книжка таким сотрудникам не заводится.
- Сотрудники, имевшие бумажную книжку до 2020 года: могут продолжать использовать бумажный формат. Однако они имеют право перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление работодателю.
- Общее правило 2025-2026 гг.: ЭТК должна быть у каждого работающего по трудовому договору. Даже если работник сохранил бумажную книжку, работодатель всё равно обязан передавать сведения о его деятельности в электронном виде.
Сроки подачи сведений работодателем
Работодатель обязан строго соблюдать сроки передачи данных в СФР (через отчет ЕФС-1), чтобы стаж сотрудника учитывался корректно.
Основные сроки отчетности:
- При приеме на работу: сведения подаются не позднее рабочего дня, следующего за днем оформления трудового договора.
- При увольнении, приостановлении или возобновлении договора: не позднее рабочего дня после издания соответствующего приказа.
- При заключении и прекращении ГПД: не позднее рабочего дня после события.
Важно: Общий срок сдачи подразделов ЕФС-1 в некоторых случаях может быть до 25 числа следующего месяца, но для событий приема и увольнения действуют вышеуказанные сжатые сроки (один рабочий день).
Переход с бумажной книжки на электронную и обратно
Процесс смены формата трудовой книжки регулируется заявлениями работника и четкими временными рамками.
Переход на ЭТК
Если сотрудник решил отказаться от бумажного носителя в пользу электронного, он пишет заявление. После этого работодатель обязан выдать бумажную трудовую книжку на руки работнику в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
Возврат к бумажной книжке
Если работник перешел на ЭТК, но позже передумал, он имеет право снова вернуться к бумажному формату. В этом случае он также пишет заявление, и работодатель возобновляет ведение бумажной книжки.
Как получить сведения из ЭТК (выписки)
Поскольку физического «электронного бланка» не существует, работник может получить подтверждение своего стажа следующими способами:
- Через портал Госуслуг: запрос выписки из ЭТК осуществляется онлайн. Срок исполнения запроса обычно составляет один рабочий день.
- В личном кабинете СФР: доступ к сведениям о трудовой деятельности.
- Справка СТД-Р: работодатель выдает эту справку (заверенную копию сведений) в день увольнения или в срок до 3 рабочих дней по запросу работника.
| Событие | Срок исполнения |
|---|---|
| Передача данных о приеме/увольнении в СФР | Не позднее 1 рабочего дня после события |
| Выдача бумажной книжки при переходе на ЭТК | До 3 рабочих дней с даты заявления |
| Выдача справки СТД-Р по запросу | До 3 рабочих дней |
| Получение выписки через Госуслуги | Обычно 1 рабочий день |
Резюме: В 2026 году цифровизация трудового учета стала стандартом. Основная ответственность за соблюдение сроков лежит на работодателе, в то время как работник имеет право выбора формата хранения данных (если он начал работать до 2021 года).