С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон, предусматривающий введение электронных трудовых книжек (ЭТК). Это изменение коренным образом меняет способ учета трудовой деятельности работников и их стажа. В данной статье мы подробно разберём правила ведения трудовой книжки как в электронном, так и в бумажном виде, а также особенности перехода, совместного использования и управления данными.

Правовая база

• Федеральный закон от 1 января 2020 г. о введении электронных трудовых книжек.
• Поправки в Трудовом кодексе РФ, которые предусматривают хранение сведений о трудовой деятельности в электронном виде и передачу их в Пенсионный фонд РФ.
• Приказ Министерства труда от 19 мая 2021 г. № 320н, который детализирует порядок внесения данных в ЭТК, исправления ошибок и утверждает новый бланк бумажной трудовой книжки.
• Приказ Министерства труда от 12 августа 2025 г., который уточняет, что сведения о периодах работы изначально будут вестись только в электронном виде без бумажной трудовой книжки.

Форматы ведения трудовой книжки

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

ЭТК – это цифровой документ, в котором работодатели фиксируют все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, премии, увольнения и т.д. Все данные автоматически передаются в ПФР для хранения и последующего использования при оформлении пенсионных и иных социальных выплат.

Преимущества ЭТК:

• Упрощённый документооборот.
• Сокращение бумажных носителей.
• Быстрый доступ к данным для работодателя и сотрудника.
• Меньше ошибок при вводе и хранении.

Бумажная трудовая книжка

Традиционный формат, в котором работодатель вручную фиксирует все сведения в специально отведённом блоке. В 2025 году бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, но их роль постепенно снижается.

Преимущества бумажной трудовой книжки:

• Наличие физического документа, который можно предъявить в любой момент.
• Независимость от технических средств.
• Традиционный формат, который многие работодатели и работники считают более надёжным.

Порядок перехода от бумажной к электронной трудовой книжке

1. Подача заявления сотрудником – работник может подать письменное заявление работодателю о переходе на электронную трудовую книжку. Заявление может быть в произвольной форме, но обязательно должно содержать дату перехода и согласие на ведение данных в электронном виде.
2. Внесение данных в ЭТК – работодатель фиксирует все сведения о работе сотрудника в электронном виде, включая стаж, должность, начисления и т.д.
3. Передача данных в ПФР – информация автоматически передаётся в Пенсионный фонд РФ для хранения.
4. Снятие бумажной трудовой книжки – после перехода работник может отказаться от бумажной трудовой книжки. Если он не подал заявление, то обе формы ведутся параллельно.

Если работник не подал заявление о переходе, то его трудовую книжку следует вести на бумажном носителе одновременно с электронной формой (см. Справочник кадровика, 2 апреля 2024 г.).

Совместное ведение бумажной и электронной трудовой книжки

В настоящее время возможно вести обе формы одновременно. Это особенно актуально для тех, кто не определился с выбором формата или для компаний, которые хотят сохранить бумажный архив.

Ключевые моменты:

• Приём на работу – в бумажной трудовой книжке фиксируется дата начала работы, а в ЭТК – все остальные сведения.
• Перевод на новую должность, повышение, премии – в обеих формах фиксируются одинаковые данные.
• Увольнение – в бумажной трудовой книжке фиксируется дата увольнения, а в ЭТК – информация о причинах и начислениях.
• Исправление ошибок – в случае ошибки в бумажной трудовой книжке работодатель должен внести исправление в ЭТК и наоборот.

Важно помнить, что если работник решил сохранить бумажную трудовую книжку, то это право сохраняется до тех пор, пока он не подаст заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

Как работать с электронными трудовыми книжками: пошаговый гайд для работодателя

1. Регистрация в системе – работодателю необходимо зарегистрироваться в системе электронных трудовых книжек, получить доступ к порталу и установить необходимые программные средства.
2. Ввод данных – при приёме сотрудника введите все сведения в электронную форму: ФИО, дата рождения, дата начала работы, должность, оклад, начисления.
3. Проверка и подтверждение – проверьте корректность введённых данных, подтвердите запись.
4. Передача в ПФР – система автоматически отправит данные в Пенсионный фонд РФ.
5. Сохранение бумажных копий – если компания ведёт бумажную трудовую книжку, то все изменения должны быть отражены в обеих формах.
6. Отчётность – периодически генерируйте отчёты по стажу, начислениям и другим показателям.

Плюсы и минусы каждого формата

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

• Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку? – Да, это возможно. Однако если работник подал заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то бумажную форму можно прекратить вести.
• Что делать, если работник не определился с выбором? – В таком случае работодатель должен вести обе формы параллельно до момента, пока работник не подаст заявление о переходе.
• Кто несёт ответственность за корректность данных в обеих формах? – Работодатель несёт ответственность за точность и своевременность внесения данных в обеих формах.
• Как исправить ошибку в ЭТК? – Согласно приказу № 320н от 19 мая 2021 г., работодатель вносит исправление в электронную форму, а также отражает его в бумажной трудовой книжке, если она ведётся.
• Можно ли удалить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК? – Да, после подачи заявления о переходе и подтверждения в системе, бумажную трудовую книжку можно прекратить вести.

Ключевой момент – это правильное и своевременное ведение данных в обеих формах, чтобы избежать конфликтов и ошибок. Понимание правовых требований, а также грамотное управление процессом перехода и совместного ведения поможет обеспечить прозрачность и надёжность кадровой документации.

Если вы хотите узнать больше о конкретных шагах по внедрению ЭТК в вашей компании, рекомендуем обратиться к официальным источникам: Федеральному закону от 1 января 2020 г., приказу Министерства труда от 19 мая 2021 г. и последующим нормативным актам.