В современной России система учёта трудовой деятельности претерпела значительные изменения. Если раньше бумажная трудовая книжка была единственным и обязательным документом для каждого сотрудника, то сегодня ситуация изменилась: появилась электронная трудовая книжка (ЭТК), и правила её ведения регулируются новыми нормами Трудового кодекса РФ. Однако суть остаётся неизменной, трудовые книжки ведутся на всех работников, но уже в двух форматах: бумажном и электронном. Ниже — подробный разбор всех аспектов этого вопроса.

Кто обязан вести трудовые книжки?

Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, работодатель (за исключением физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого работника, который:

• проработал у него более пяти календарных дней;
• занимает должность, являющуюся для него основной (не совместительство);
• не попадает под исключения, установленные федеральными законами.

Это означает, что даже в небольших организациях, где работает всего несколько человек, кадровый учёт должен вестись строго в соответствии с законом. Исключение — физические лица, не являющиеся ИП (например, частные лица, нанимающие домашнего помощника или садовника). В таких случаях трудовая книжка не ведётся, но и трудовой договор заключать не обязательно.

Бумажная или электронная трудовая книжка: что выбрать?

С 1 января 2022 года все работники, трудоустраивающиеся впервые, получают только электронную трудовую книжку. Бумажный вариант им не выдаётся — если только они не подадут заявление о желании сохранить бумажную форму (но это невозможно для новичков).

Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку до 2020 года, действует правило выбора:

• Если работник не подал заявление о переходе на ЭТК до конца 2020 года, ему продолжают вести бумажную трудовую книжку.
• Если работник подал заявление о переходе на ЭТК — бумажная книжка передаётся ему на руки, а дальнейшие записи ведутся только в электронном виде.
• Если работник не подавал заявления вообще — он остаётся в системе бумажных книжек, но работодатель обязан формировать сведения о нём и в ЭТК.

Важно! С 2026 года все работодатели обязаны формировать сведения о трудовой деятельности каждого сотрудника в электронном виде, независимо от выбора работника. То есть ЭТК есть у каждого, даже если он предпочёл бумажную книжку.

Как ведутся трудовые книжки для совместителей?

В статье 66.1 ТК РФ чётко указано: для совместителей ведение электронной трудовой книжки обязательно. Бумажную книжку для них заполнять не требуется — если только совместитель сам не запросит её в качестве дополнительного документа.

Это означает, что:

• Основное место работы ведёт ЭТК на совместителя — и это достаточно для Пенсионного фонда и других государственных органов.
• На втором месте работы (по совместительству) бумажную книжку можно не заполнять, но все сведения о работе вносятся в ЭТК.
• Если совместитель хочет, чтобы его работа по совместительству была отражена и в бумажной книжке, он должен подать заявление, и работодатель обязан это сделать.

Что происходит с бумажными трудовыми книжками в 2026 году?

Бумажные трудовые книжки не отменены, но их ведение больше не является обязательным. Они остаются в обороте только для тех работников, которые:

• не подавали заявление о переходе на ЭТК до 2020 года;
• получили бумажную книжку до 2022 года и сохранили её;
• работают в организациях, где по каким-то причинам (например, технические ограничения) пока не перешли на полную цифровизацию.

Однако с 2025–2026 годами всё больше организаций переходят на 100% электронный документооборот. Новые трудовые договоры заключаются с автоматическим формированием ЭТК. Бумажные книжки выдаются только по запросу работника, и только если он уже имел её ранее.

Кто отвечает за ведение и хранение трудовой книжки?

Ответственность за ведение и хранение трудовой книжки (бумажной или электронной) лежит на работодателе:

• Бумажная книжка хранится у работодателя в течение всего периода трудовых отношений. После увольнения она выдаётся работнику на руки под расписку.
• Электронная книжка хранится в информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работодатель передаёт в ПФР сведения о приёме, переводе, увольнении и других изменениях в течение трёх рабочих дней с даты соответствующего приказа.

Работник имеет право:

• запросить выписку из ЭТК в любое время через портал Госуслуг или в офисе ПФР;
• получить бумажную копию ЭТК на бумажном носителе;
• проверить точность данных в личном кабинете на сайте ПФР.

Какие сведения вносятся в трудовую книжку?

В трудовую книжку (бумажную или электронную) вносятся следующие сведения:

1. ФИО работника;
2. дата и номер приказа о приёме на работу;
3. должность, структурное подразделение;
4. дата и основание перевода на другую работу;
5. дата и основание увольнения;
6. награды, поощрения (по желанию работодателя);
7. сведения о дисциплинарных взысканиях — только если это предусмотрено внутренними правилами организации и согласовано с профсоюзом.

Все записи должны быть сделаны без ошибок, с указанием ссылок на приказы и другие документы. Исправления допускаются только в строгом соответствии с установленным порядком — с обязательным оформлением акта о внесении исправлений.

Что делать, если трудовая книжка утеряна?

Если бумажная трудовая книжка утеряна, работник должен:

1. написать заявление на имя работодателя с просьбой выдать дубликат;
2. предоставить документы, подтверждающие трудовой стаж (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, трудовые договоры и т.д.);
3. работодатель на основании этих документов составляет дубликат трудовой книжки и заверяет его печатью.

Для электронной трудовой книжки утеря не возможна, все данные хранятся в защищённой системе ПФР. Доступ к ним можно получить в любое время через Госуслуги или лично в Пенсионном фонде.

Несмотря на цифровизацию, трудовые книжки ведутся на всех работников — это не просто формальность, а важнейший элемент правовой защиты труда. Главное отличие 2026 года — двойной формат ведения:

• Электронная трудовая книжка, обязательна для всех, включая совместителей и новичков.
• Бумажная трудовая книжка — сохраняется только по желанию работника, который уже имел её до 2020 года.

Работодатель обязан:

• создавать ЭТК для всех сотрудников;
• вести бумажную книжку только для тех, кто её сохранил;
• вносить сведения в оба формата, если работник не отказался от бумажной формы;
• своевременно передавать данные в ПФР;
• выдавать бумажную книжку при увольнении.

Для работника это означает: ваш трудовой стаж теперь надёжно защищён в цифровом виде, а бумажная книжка, это лишь дополнительный документ, который можно взять с собой при переезде или смене работы. Всё это делает систему более прозрачной, безопасной и удобной — как для сотрудников, так и для работодателей.

Помните: даже если вы не видите свою трудовую книжку — она есть. В электронном виде. И она работает.