С 2023 г; в России официально введён новый формат трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК). Это цифровой документ, который хранится в системе «Система электронного учёта трудовых книжек» (СЭУТК) и заменяет традиционную бумажную книжку. В трудовом договоре работодателя и работника теперь обязательно прописываются условия, связанные с использованием ЭТК. Ниже – подробный разбор всех аспектов, которые стоит учесть при заключении договора и при переходе на электронный формат.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это цифровой документ, подтверждающий трудовую деятельность и стаж сотрудника. Он содержит:

• ФИО работника, дата рождения, паспортные данные;
• Сведения о месте работы, должности, окладе, графике работы;
• Периоды работы, даты начала и окончания трудового договора;
• Сведения о начисленных и уплаченных отчислениях в Фонд обязательного пенсионного страхования, Фонд обязательного медицинского страхования и другие фонды;
• Сведения о стаже, начисленных отчислениях и страховом стаже.

ЭТК хранится в защищённой базе данных, доступ к которой возможен только с помощью цифровой подписи работодателя и личного ключа работника.

Законодательная база

Переход на электронные трудовые книжки регулируется следующими нормативными актами:

1. Федеральный закон от  г. № 451-ФЗ «О порядке проведения учета трудовых книжек»;
2. Постановление Правительства РФ от  г. № 12 «Об утверждении порядка перехода на электронные трудовые книжки»;
3. Приказ Минтруда РФ от  г. № 45 «Об утверждении правил оформления и ведения электронных трудовых книжек».

Согласно этим актам, начиная с 1 января 2023 г. все работодатели обязаны вести ЭТК для всех сотрудников, а бумажные трудовые книжки могут использоваться только в качестве резервного копирования.

Положения трудового договора относительно ЭТК

В трудовом договоре обязательно должны быть прописаны следующие пункты:

• Обязательство работодателя – вести электронную трудовую книжку, вносить в неё все сведения о трудовой деятельности работника и передавать её в систему СЭУТК.
• Обязательство работника – предоставлять работодателю достоверные данные, необходимые для заполнения ЭТК, а также подписывать электронные записи.
• Права работника – доступ к своему электронному документу, возможность запросить печатную копию, а также получить справку о стаже.
• Ответственность сторон – нарушение правил ведения ЭТК влечёт штрафы в порядке, установленном законом.
• Условия перехода – если работник ранее имел бумажную трудовую книжку, в договоре указывается порядок переноса данных в ЭТК.

Пример формулировки

«Работодатель обязуется вести электронную трудовую книжку работника в соответствии с Федеральным законом № 451-ФЗ и передавать её в систему СЭУТК. Работник предоставляет работодателю достоверные сведения о своей личной и трудовой истории и подписывает все электронные записи. Работник имеет право в любой момент получить доступ к своему электронному документу и запросить печатную копию. За нарушение обязательств по ведению ЭТК стороны несут ответственность в соответствии с действующим законодательством.»

Как перейти на электронную трудовую книжку

Переход на ЭТК – это два этапа: регистрация в системе СЭУТК и переход на цифровой формат.

1. Регистрация работодателя – необходимо пройти процедуру регистрации в системе «СЭУТК» через портал госуслуг. После регистрации вы получите уникальный идентификатор работодателя (ID) и цифровую подпись.
2. Подготовка данных – собрать все сведения о сотрудниках, которые будут вести в ЭТК. Это включает ФИО, паспортные данные, даты начала и окончания трудового договора, сведения о зарплате и отчислениях.
3. Ввод данных в систему – через веб‑интерфейс или интеграцию с кадровой системой (HR‑платформа) вносить данные. Все записи подписываются цифровой подписью работодателя.
4. Проверка работника – работник получает ссылку на свой электронный документ и подтверждает его достоверность.
5. Печать резервной копии – при желании работник может запросить печатную копию ЭТК, которая хранится в системе как PDF‑файл.

После завершения всех шагов, ЭТК становится официальным документом, заменяющим бумажную трудовую книжку.

Права и обязанности сторон

Обязанности работодателя

• Вести ЭТК в соответствии с законодательством;
• Подписывать все записи цифровой подписью;
• Обеспечивать доступ работника к его ЭТК;
• Передавать данные о стаже в Фонд обязательного пенсионного страхования и другие органы;
• Сохранять резервную копию в течение 30 лет.

Обязанности работника

• Предоставлять достоверные данные;
• Подписывать электронные записи;
• Запрашивать доступ к своему ЭТК и печатную копию при необходимости;
• Сообщать работодателю о любых ошибках в данных;

Права работника

• Получать доступ к своему ЭТК в любой момент;
• Запрашивать печатную копию;
• Получать справку о стаже для оформления пенсионных и иных льгот;
• Участвовать в проверке данных в системе.

Преимущества и риски

Преимущества

• Удобство – доступ к документу из любой точки мира;
• Экономия времени и средств – нет необходимости обращаться в отдел кадров или в почту;
• Надёжность – защищённая база данных, резервное копирование;
• Сокращение бумажной работы – уменьшение расходов на печать и хранение;
• Быстрый доступ к стажу – мгновенное получение справок.

Риски

• Технические сбои – при выходе из строя системы возможны временные задержки;
• Неправильный ввод данных – ошибки могут привести к проблемам с пенсионным стажем;
• Сложности при переходе – необходимость переноса данных из старой системы;
• Зависимость от цифровой подписи – потеря ключей может затруднить доступ.

Практические рекомендации

1. Проверьте цифровую подпись – убедитесь, что ключи действительны и обновлены.
2. Обучите персонал – проведите инструктаж по работе с системой СЭУТК.
3. Периодически проверяйте данные – устраняйте ошибки до того, как они повлияют на стаж.
4. Сохраняйте резервные копии – храните PDF‑копии в безопасном месте.
5. Обратитесь к юристу – при составлении трудового договора включите все необходимые пункты.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказаться от ЭТК? – Нет, законодательство обязывает всех работодателей вести электронные трудовые книжки. Отказ возможен только при переходе на бумажную, но это не допускается в РФ.
• Как получить печатную копию ЭТК? – Работник может запросить PDF‑копию через портал госуслуг или в отдел кадров.
• Что делать, если данные в ЭТК неверные? – Работник должен сообщить об ошибке работодателю, который вносит исправление.
• Можно ли использовать ЭТК для оформления пенсионных льгот? – Да, данные из ЭТК автоматически передаются в Фонд обязательного пенсионного страхования.
• Как долго хранится ЭТК? – В течение 30 лет после окончания трудового договора.

Электронная трудовая книжка – это современное решение, которое упрощает и ускоряет процесс ведения кадровой документации. Включение обязательных положений о ЭТК в трудовой договор обеспечивает правовую защиту обеих сторон и соответствует требованиям законодательства. Переход на цифровой формат требует подготовки, но в итоге приносит значительные выгоды: экономию времени, снижение бумажных расходов и повышение прозрачности трудовых отношений.

Если вы – работодатель, обязательно обновите свои кадровые процессы и включите в договор пункты, касающиеся ЭТК. Если вы – работник, убедитесь, что ваши данные корректны, и не забывайте проверять доступ к своему электронному документу. В обоих случаях – цифровая трудовая книжка открывает новые возможности для эффективного управления трудовыми отношениями.