Важно! Данная статья основана на действующем законодательстве РФ, в первую очередь на Постановлении Правительства РФ от № 225 (с последними изменениями) и Приказе Минтруда России от № 320н․ С 1 января 2026 года завершается переходный период на обязательное ведение электронных трудовых книжек (ЭТК) для вновь принимаемых работников․ Правила для бумажных и электронных форматов имеют существенные различия․

I․ Общие положения и основные принципы

1. Трудовая книжка — основной документ․ Она является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (ст․ 66, 67 ТК РФ)․
2. Два формата: бумажный и электронный․ С для вновь принимаемых на работу ведение трудовой книжки осуществляется только в электронном виде (ФЗ № 439-ФЗ)․ Бумажная книжка сохраняется только по заявлению работника, принятого до , или если работник уже имел такую книжку․
3. Обязанность работодателя․ Работодатель обязан вести трудовую книжку (электронную или бумажную) на каждого работника, с которым заключен трудовой договор․
4. Унифицированная форма․ Трудовая книжка изготавливается по установленному образцу․ Запрещено использование самодельных или нестандартных бланков․
5. Ответственность за ведение․ За правильность, полноту и своевременность записей в трудовой книжке (как бумажной, так и в ЭТК) несет ответственность работодатель (его кадровый специалист)․

II․ Правила заполнения ьного листа и сведений о работнике

6. Заполнение без сокращений․ Все записи вносятся полными словами, без сокращений (например, не «гл․ бухгалтер», а «главный бухгалтер»)․
7. Даты, цифрами, без сокращений․ Даты (число, месяц, год) указываются арабскими цифрами (например, )․ Названия месяцев пишутся словом или цифрами (04, апрель)․
8. ФИО — по паспорту․ Фамилия, имя, отчество указываются строго по паспорту гражданина РФ или документу, удостоверяющему личность․ При изменении ФИО (например, после брака) вносятся новые данные, а старые сохраняются в записи об увольнении с предыдущего места работы․
9. Подпись и печать․ На ьном листе бумажной книжки и в каждой записи об увольнении/приеме ставятся:
   • Подпись руководителя организации или уполномоченного лица․
   • Печать организации (если она применяется в работе)․ Для записей о переходе на ЭТК и об увольнении печать обязательна․
10. Нумерация записей․ Записи в каждом разделе (трудовая деятельность, награждения) имеют сквозную порядковую нумерацию в пределах этого раздела․

III․ Правила внесения записей о работе (прием, перевод, увольнение)

11. Дата приема․ Запись о приеме на работу вносится не позднее дня, следующего за днем издания приказа (распоряжения) о приеме․
12. Точная формулировка основания․ В графе «Основание» указывается номер и дата приказа (распоряжения) работодателя․ Для увольнения — также ссылка на конкретную статью Трудового кодекса РФ (например, «п․ 3 ч․ 1 ст․ 77 ТК РФ»)․
13. Точное наименование должности․ Должность указывается согласно штатному расписанию организации․ При изменении наименования должности вносятся оба названия (старое и новое) с указанием даты изменения․
14. Условия труда․ При приеме на работу в графе «Условия труда» указываются:
    • Отрасль, вид экономической деятельности․
    • Условия труда (вредные/опасные факторы) — если они есть, со ссылкой на СНИ․
    • Нормативную продолжительность рабочего времени․
15. Запись об увольнении — последняя․ Запись об увольнении является заключительной в разделе «Трудовая деятельность»․ После нее не должно быть других записей в этом разделе․
16. Сроки внесения записи об увольнении․ Запись вносится в день увольнения (после издания приказа об увольнении) или в день предъявления работником своей трудовой книжки, если она была у него на руках․
17. Запрет на исправления и помарки․ Внесенные записи нельзя исправлять, зачеркивать или делать помарки․ При ошибке запись перечеркивается (одной вертикальной чертой, чтобы можно было прочитать исходный текст), ставится подпись ответственного лица и дата исправления, и вносится правильная запись․ Идеально — ошибочную запись уничтожить (в случае с бумажной книжкой, вырвать лист, оформив дубликат)․
18. Запрет на внесение записей «по памяти»․ Все записи делаются исключительно на основании документов: приказов о приеме, переводе, увольнении, изменении условий труда, награждении․

IV․ Правила оформления награждений, поощрений и иных сведений

19. Раздел «Награждения»․ В этот раздел вносятся сведения о государственных и ведомственных награждениях, поощрениях, званиях, ученых степенях и т․д․
20. Основание для награждения․ Указывается номер и дата документа (приказа, постановления), которым работник награжден․
21. Сведения об образовании; Данные об основном и дополнительном профессиональном образовании (дипломы, сертификаты) вносятся на основании соответствующих документов․

V․ Особенности ведения ЭЛЕКТРОННОЙ трудовой книжки (ЭТК)

22. Обязательность с 2026 года․ С 1 января 2026 года все работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД) для вновь принимаемых сотрудников․
23. Бумажная книжка — только по заявлению․ Работник, принятый после , может получить бумажный вкладыш (не книжку!) только если подал письменное заявление о желании иметь бумажный документ․ Без заявления — только ЭТК․
24. Нельзя «вернуться» к бумажной․ Если работник выбрал ЭТК, запрещено в дальнейшем вести бумажный документ․ Решение окончательное․
25. Переход с бумаги на электронику․ При переходе с бумажной книжки на ЭТК в ЕГИС ТД вносится запись о прекращении ведения бумажного документа․ После этого все новые записи — только в электронный реестр․
26. Выписка из ЭТК․ По письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему выписку из ЭТК на бумажном носителе с печатью организации․ Эта выписка имеет ту же юридическую силу, что и запись в бумажной книжке․

VI․ Хранение, выдача и дублирование

27. Хранение у работодателя․ Бумажная трудовая книжка хранится у работодателя (в отделе кадров) в течение 75 лет после увольнения работника․
28. Выдача работнику․ Бумажная книжка выдается работнику:
    • При приеме на работу — для предъявления при последующем трудоустройстве․
    • При увольнении — с последней записью․
    • По письменному заявлению — для ознакомления или для предоставления в другие организации (например, для оформления пенсии)․
29. Квитанция о получении․ При выдаче книжки работнику обязательно оформляется квитанция (в двух экземплярах), где указываются дата выдачи, данные работника и книжки, подписи выдавшего и получившего․ Один экземпляр, у работодателя, второй — у работника․
30. Дубликат при утрате․ При утрате бумажной трудовой книжки работодатель обязан в течение 15 дней с даты заявления работника оформить дубликат․ Для этого нужно:
    • Написать заявление․
    • Обратиться в архив (или иной орган) для получения справки о трудовой деятельности (трудовом стаже)․
    • На основании этой справки и приказа работодателя оформить дубликат․
31. Запись в дубликате․ В дубликате переписываются все записи из утраченной книжки, включая дату выдачи дубликата и отметку «Дубликат»․

VII․ Типичные ошибки и важные нюансы

32. Сокращения в записях․ Нельзя писать «ст․ 77 ТК РФ», «гл․ бухгл․», «01․01․24″․ Пишите полностью: «статья 77 Трудового кодекса Российской Федерации», «главный бухгалтер», «»․
33. Неправильное указание оснований․ Основанием для записи является только внутренний документ работодателя (приказ, распоряжение)․ Нельзя ссылаться на заявление работника или трудовой договор как на основание для конкретной записи об увольнении․
34. Отсутствие печати․ Печать обязательна на ьном листе (если она есть у организации) и на записях об увольнении и о переходе на ЭТК․ Её отсутствие может стать причиной претензий при проверке․
35. Несвоевременное внесение записей․ Запись об увольнении, внесенная с задержкой (например, через месяц), может быть оспорена как некорректная․ Вносите в день увольнения или дня предъявления книжки․
36. Путаница с форматами после 2026 года․ Для сотрудников, принятых после , бумажная книжка — только по их письменному заявлению․ Если заявления нет — ведение только электронное, и бумажный вкладыш не выдается․

Ведение трудовых книжек — это не формальность, а юридически значимое действие, от которого зависит подтверждение трудового стажа работника․ Ключевые изменения с 2026 года — приоритет электронного формата․ Работодателям необходимо:

• Активно использовать ЕГИС ТД․
• Четко информировать вновь принимаемых сотрудников об отсутствии бумажной книжки без их письменного заявления․
• Соблюдать все 25 перечисленных выше правил при работе с оставшимися бумажными книжками․
• Своевременно и без сокращений вносить все записи, имея на это соответствующие приказы․

Важно: Настоящая статья носит справочный характер․ Для решения конкретных спорных ситуаций необходимо обращаться к актуальным редакциям Трудового кодекса РФ, Постановления Правительства № 225 и Приказа Минтруда № 320н, а также консультироваться с юристом․