В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным документом, фиксирующим трудовой стаж граждан России․ Для работодателей критически важно знать актуальные правила внесения записей о приеме на работу, чтобы избежать штрафов и обеспечить сотруднику сохранение стажа․ В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, особенности заполнения и нюансы работы с бумажными и электронными форматами․
Что такое электронная трудовая книжка и кто ее ведет?
Электронная трудовая книжка, это цифровой аналог бумажного документа, содержащий информацию о трудовой деятельности гражданина: даты приема, увольнения, переводы, переименования компаний и основания для записей со ссылками на статьи закона․
Важно помнить ключевые принципы:
- Для сотрудников, впервые выходящих на рынок труда после 2020 года, заводится только электронная трудовая книжка․
- Для тех, кто сохранил бумажную трудовую, работодатель обязан вести оба формата: вносить запись в бумажную книжку и передавать данные в Социальный фонд России (СФР)․
- Ответственность за формирование и передачу сведений несет работодатель․
Шаг 1: Определение статуса трудовой книжки сотрудника
Прежде чем вносить запись, необходимо выяснить, какой формат ведения трудовой деятельности выбран работником․
Сценарий А: Сотрудник впервые трудоустраивается
Если человек выходит на работу впервые, бумажная трудовая ему не выдается․ Работодатель самостоятельно формирует электронную трудовую книжку, подав отчетность в СФР․ Никаких заявлений от работника о выборе формы книжки не требуется․
Сценарий Б: Сотрудник сохранил бумажную трудовую
Если работник ранее не отказывался от бумажного формата (или подал заявление о сохранении бумажной ТК), работодатель обязан:
- Принять бумажную трудовую книжку на хранение․
- Внести запись о приеме на работу в бумажный бланк по стандартным правилам․
- Одновременно сформировать электронную запись и передать ее в СФР․
Сценарий В: Сотрудник полностью перешел на ЭТК
Если работник подал заявление об отказе от бумажной трудовой, работодатель выдает ему бумажную книжку на руки с записью о поданном заявлении; Далее все записи ведутся исключительно в электронном виде․
Шаг 2: Подготовка данных для внесения
Для корректного заполнения электронной трудовой книжки у работодателя должны быть следующие данные:
- Дата приема на работу: фактический день начала трудовой деятельности․
- Должность и структурное подразделение: точно так, как указано в штатном расписании и трудовом договоре․
- Основание для записи: реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу (номер и дата)․
- Статья закона: ссылка на соответствующую статью Трудового кодекса РФ (обычно ст․ 68 ТК РФ)․
Важно: Руководитель организации должен заранее назначить ответственного сотрудника, который будет иметь доступ к системе подачи отчетности и нести ответственность за достоверность данных․
Шаг 3: Формирование и подача отчета ЕФС-1
В 2026 году основным инструментом передачи данных является форма ЕФС-1․ Именно через этот отчет вносится запись о приеме․
Порядок действий:
- Заполните Подраздел 1․1 формы ЕФС-1 («Кадровые мероприятия»)․ Этот подраздел предназначен для сведений о приеме, переводе и увольнении․
- Внесите порядковый номер записи, дату события (приема) и дату фактического формирования записи․
- Укажите наименование должности, профессии или специальности с указанием квалификации․
- В графе «Основание» пропишите документ-основание: приказ о приеме, его номер и дату․
- Проверьте данные и отправьте отчет в Социальный фонд России (СФР)․
Срок подачи отчета ЕФС-1 при приеме на работу — не позднее 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа (если отчетность сдается ежемесячно) или в сроки, установленные текущим законодательством для оперативной передачи (часто требуется передача в течение 3 рабочих дней с даты события, поэтому рекомендуется уточнять актуальные регламенты СФР на момент приема)․
Особенности заполнения: на что обратить внимание
При работе с электронными данными крайне важна точность․ Ошибки могут привести к проблемам у сотрудника при назначении пенсии․
- Ссылка на закон: В электронной записи обязательно должна присутствовать ссылка на статью закона, являющуюся основанием для события (например, ст․ 68 ТК РФ для приема)․
- Реквизиты приказа: Номер и дата приказа должны полностью совпадать с бумажным или электронным оригиналом документа․
- Отсутствие исправлений: В отличие от бумажной книжки, где ошибки зачеркиваются, в ЭТК действует принцип аннулирования и создания новой корректной записи в случае ошибки․
Что делать, если допущена ошибка?
Если в электронной трудовой книжке обнаружена ошибка (неверная дата, должность или номер приказа), работодатель обязан:
- Сформировать новую запись в форме ЕФС-1 с признаком «Аннулирование» ошибочной записи․
- Сразу же сформировать новую, корректную запись․
- Уведомить работника об исправлении․
Ведение электронных трудовых книжек в 2026 году — это отлаженный, но требующий внимательности процесс․ Главное правило для работодателя: каждому событию в бумажном документообороте (приказу) должна соответствовать своевременная и точная электронная запись в СФР․ Соблюдение этих правил гарантирует юридическую чистоту трудовых отношений и сохранение пенсионных прав сотрудников․
Помните, что даже если сотрудник полностью перешел на «цифру», именно работодатель несет ответственность за первичный ввод данных о его карьере․