Дата публикации: 23 мая 2026 года
Актуальность: В 2026 году в России продолжается активный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Работодатели и сотрудники должны четко понимать, как оформляется выдача бумажных трудовых книжек на руки при отказе от бумажного формата. В статье подробно рассмотрены правила, образцы, обязанности сторон и частые ошибки.
Содержание
- Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
- Почему сотрудники отказываются от бумажной трудовой книжки?
- Обязанности работодателя при выдаче бумажной книжки на руки
- Порядок выдачи трудовой книжки на руки
- Образец заявления на переход на ЭТК
- Как получить выписку из ЭТК?
- Советы экспертов: на что обратить внимание
- Частые ошибки работодателей
- Вопросы и ответы
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?
Электронная трудовая книжка — это цифровая версия традиционной бумажной трудовой книжки, которая хранится в государственной информационной системе «Электронная трудовая книжка» (ГИС ЭТК), а не в бумажном формате у работодателя или сотрудника.
Основные особенности ЭТК:
- Ведение: все записи о трудовой деятельности вносятся в электронный формат.
- Хранение: информация хранится в базе данных Пенсионного фонда РФ и доступна через портал Госуслуги.
- Выдача: при отказе от бумажной версии работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки с соответствующей записью.
- Доступ: сотрудник может получить выписку из ЭТК в любое время через личный кабинет на портале Госуслуг.
Важно: С 2020 года все новые трудовые книжки оформляются только в электронном виде. Сотрудники, не подавшие заявление о выборе бумажной версии, автоматически ведут ЭТК.
Почему сотрудники отказываются от бумажной трудовой книжки?
Переход на ЭТК обусловлен несколькими факторами:
- Удобство: доступ к данным в любое время через интернет.
- Безопасность: снижение риска потери или порчи бумажного документа.
- Автоматизация: исключение ошибок при ручном ведении записей.
- Тренд цифровизации: большинство государственных услуг переведено в электронный формат.
Однако некоторые сотрудники предпочитают сохранить бумажную версию по следующим причинам:
- Привычка к бумажным документам.
- Недоверие к цифровым системам.
- Отсутствие доступа к интернету или неумение пользоватся порталами.
Сотрудник вправе в любой момент изменить свой выбор и вернуться к бумажной трудовой книжке, подав соответствующее заявление работодателю.
Обязанности работодателя при выдаче бумажной книжки на руки
Согласно статье 66.1 Трудового кодекса РФ, при отказе сотрудника от ведения трудовой книжки в электронном виде работодатель обязан:
- Выдать трудовую книжку на руки в последний рабочий день при увольнении.
- Внести запись в бумажную трудовую книжку о том, что сотрудник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде.
- Зафиксировать выдачу в книге учета движения трудовых книжек (приходно-расходной книге).
- Освободиться от ответственности за ведение и хранение бумажной трудовой книжки.
- Продолжать вносить записи в электронную трудовую книжку в установленном порядке.
Если сотрудник не подал заявление о выборе формата, работодатель продолжает вести трудовую книжку в бумажном виде.
Важно: Работодатель не вправе принуждать сотрудника к выбору электронной или бумажной версии. Выбор остается за работником.
Порядок выдачи трудовой книжки на руки
При увольнении
При расторжении трудового договора работодатель обязан:
- Подготовить трудовую книжку к выдаче (внести все необходимые записи).
- Составить запись о выдаче в графе 3:
- Пример записи:
- «Трудовая книжка выдана на руки в связи с переходом на ведение трудовой деятельности в электронном виде.»
- Указать в графе 1, порядковый номер записи.
- Указать в графе 2 — дату выдачи.
- Подписать запись и поставить печать организации (если есть).
- Выдать трудовую книжку сотруднику под роспись в книге учета.
Образец записи в трудовой книжке:
Графа 1: 5
Графа 2:
Графа 3: Трудовая книжка выдана на руки в связи с переходом на ведение трудовой деятельности в электронном виде.
Графа 4: Приказ № 45 от
По запросу сотрудника
Сотрудник может запросить выдачу трудовой книжки на руки в любое время, подав соответствующее заявление. Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней с момента подачи заявления.
Важно: Если сотрудник выбрал электронную трудовую книжку, но по каким-то причинам хочет получить бумажную версию, он вправе это сделать, но после получения бумажной версии он должен будет снова подать заявление о переходе на ЭТК.
Образец заявления на переход на ЭТК
Заявление о переходе на электронную трудовую книжку составляется в произвольной форме от имени сотрудника на имя руководителя организации.
Образец заявления:
Директору
ООО «Ромашка»
Иванову И.И.
От:
Петрова Сергея Михайловича
(паспорт: 12 34 567890, выдан ОВД г. Москвы )
Заявление
Прошу перевести мою трудовую книжку на ведение в электронном виде с «__» _________ 20__ года.
Настоящим подтверждаю, что я ознакомлен с порядком ведения электронной трудовой книжки и согласен с ним.
_____________________
Подпись / Дата
Заявление может быть подано:
- В бумажном виде (лично или через представителя).
- В электронном виде (через личный кабинет на портале Госуслуг или корпоративную почту).
Как получить выписку из ЭТК?
Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки следующими способами:
Через портал Госуслуги
- Зарегистрируйтесь на портале www.gosuslugi.ru.
- Авторизуйтесь в личном кабинете.
- Выберите услугу «Получение выписки из электронной трудовой книжки».
- Заполните заявку и получите выписку в электронном виде (PDF-файл).
Через Пенсионный фонд РФ
Можно обратиться лично в отделение Пенсионного фонда или направить запрос по почте.
Через работодателя
Работодатель обязан выдать выписку из ЭТК по запросу сотрудника в течение 3 рабочих дней.
Важно: Выписка из ЭТК действительна в течение 30 дней с момента выдачи. После этого срока требуется получение новой выписки.
Советы экспертов: на что обратить внимание
Эксперт Екатерина Агаева, специалист по трудовому праву:
«При переходе на ЭТК важно не только оформить заявление, но и убедиться, что все предыдущие записи корректно перенесены в электронный формат. Ошибки в переносе данных могут привести к проблемам при оформлении пенсии или трудоустройстве.»
Основные рекомендации:
- Проверьте корректность данных: убедитесь, что все записи о вашей трудовой деятельности внесены верно.
- Сохраните бумажную трудовую книжку: даже после перехода на ЭТК храните бумажную версию до получения выписки.
- Получите выписку: регулярно проверяйте данные в ЭТК и получайте выписки для подтверждения трудового стажа.
- Следите за сроками: при увольнении получите трудовую книжку на руки в последний рабочий день.
- Обратите внимание на изменения: следите за обновлениями законодательства, так как правила ведения ЭТК могут меняться.
Частые ошибки работодателей
При переходе на ЭТК работодатели часто допускают следующие ошибки:
❌ Неправильное оформление записи в трудовой книжке
Работодатели забывают внести запись о выдаче трудовой книжки на руки или делают это с ошибками (например, не указывают причину выдачи).
❌ Не ведут книгу учета движения трудовых книжек
Не все работодатели фиксируют выдачу трудовой книжки в приходно-расходной книге, что может привести к проблемам при проверках.
❌ Не информируют сотрудников о выборе формата
Некоторые работодатели не объясняют сотрудникам разницу между электронной и бумажной версиями, что приводит к недопониманию.
❌ Не выдают трудовую книжку при увольнении
В некоторых случаях работодатели задерживают выдачу трудовой книжки, что нарушает права сотрудника.
❌ Не вносят записи в ЭТК
При переходе на ЭТК работодатель обязан продолжать вносить записи в электронный формат. Некоторые забывают об этом.
Важно: За нарушение правил ведения и хранения трудовых книжек работодатель может быть привлечен к административной ответственности по статье 5.27 КоАП РФ.
Вопросы и ответы
🔹 Можно ли вернуться к бумажной трудовой книжке после перехода на ЭТК?
Ответ: Да, сотрудник вправе в любое время подать новое заявление о переходе на бумажную трудовую книжку. Работодатель обязан выполнить его требование и вести документ в бумажном виде.
🔹 Что делать, если работодатель отказывается выдать трудовую книжку на руки?
Ответ: Обратитесь в трудовую инспекцию или прокуратуру с жалобой. Работодатель обязан выдать трудовую книжку в последний рабочий день при увольнении.
🔹 Как проверить корректность данных в ЭТК?
Ответ: Получите выписку из ЭТК через портал Госуслуг и сверьте данные с вашими записями. При обнаружении ошибок обратитесь к работодателю для корректировки.
🔹 Можно ли получить бумажную трудовую книжку, если я выбрал ЭТК?
Ответ: Да, но только по вашему запросу. Работодатель обязан выдать документ в течение 3 рабочих дней.
🔹 Что делать, если в ЭТК отсутствуют записи о моей трудовой деятельности?
Ответ: Обратитесь к работодателю с требованием внести недостающие записи. Если работодатель отказывается, обратитесь в трудовую инспекцию или суд.
🔹 Нужно ли хранить бумажную трудовую книжку после перехода на ЭТК?
Ответ: Да, рекомендуется хранить бумажную версию до получения выписки из ЭТК, так как она может потребоваться для подтверждения трудового стажа.
Переход на электронные трудовые книжки — это важный шаг на пути цифровизации трудовых отношений в России. Работодатели и сотрудники должны четко понимать свои права и обязанности, чтобы избежать ошибок и нарушений.
Основные выводы:
- Сотрудник вправе выбрать формат ведения трудовой книжки (бумажный или электронный).
- При отказе от бумажной версии работодатель обязан выдать трудовую книжку на руки с соответствующей записью.
- Все записи о трудовой деятельности должны вноситься в ЭТК.
- Сотрудник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуг или по запросу у работодателя.
- При возникновении спорных ситуаций следует обращаться в трудовую инспекцию или суд.
Помните: электронная трудовая книжка — это не только удобство, но и ответственность за корректность данных. Следите за обновлениями законодательства и своевременно получайте необходимые документы.
Если у вас остались вопросы, обратитесь к специалистам по трудовому праву или в службу поддержки портала Госуслуг.
Источники:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66, 66.1).
- Приказы Минтруда России.
- Портал Госуслуг (www.gosuslugi.ru).
- Пенсионный фонд РФ.