Трудовая книжка, один из ключевых документов в трудовых отношениях. С 1 января 2020 года в России введён переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). С 2021 года при приёме на работу специалисты по кадрам обязаны заполнять только электронные трудовые книжки. В этой статье рассматриваются основные правила заполнения, требования к соглашениям, а также практические рекомендации по работе с ЭТК.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Портал официальных записей о трудовой деятельности работника.
• Документ, подтверждающий стаж работы, начисления и удержания.
• Обязателен для расчёта пенсии, отпускных, больничных и других выплат.

Переход на электронные трудовые книжки

С 1 января 2020 года работодатели обязаны отчитываться в Пенсионный фонд России (ПФР) о всех кадровых изменениях по форме СЗВ‑ТД. Это часть перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК). В 2021 г. введено правило, что при приёме на работу специалисты по кадрам заполняют только ЭТК.

Что изменилось?

1. Физический документ больше не требуется.
2. Все записи делаются в электронном виде через портал «ПФР».
3. Система автоматически обновляет данные о стаже и начислениях.

Соглашение о ведении трудовой книжки

При первом приёме на работу работник и работодатель подписывают соглашение о ведении трудовой книжки. Это обязательный документ, который фиксирует согласие сторон на использование ЭТК.

Что должно быть в соглашении?

• ФИО и паспортные данные работника.
• Наименование работодателя и его ИНН.
• Дата начала трудовых отношений.
• Согласие работника на хранение и обработку персональных данных.
• Обязательство работодателя своевременно вносить данные в ЭТК.
• Указание, что работник имеет право в любой момент получить доступ к своим данным.

Когда необходимо подписывать соглашение?

• При первом приёме на работу.
• При переходе работника из одной организации в другую (если обе организации используют ЭТК).
• При изменении формы трудовых отношений (например, переход из временной работы в постоянную).

Как правильно заполнить электронную трудовую книжку?

Неправильное заполнение может привести к снижению размера пенсии, отсрочке выплат и другим негативным последствиям. Ниже приведены пошаговые рекомендации.

Подготовка к заполнению

1. Соберите все необходимые документы: договор о приёме на работу, справку о стаже, справку о доходах.
2. Убедитесь, что у вас есть доступ к порталу «ПФР» и вы знаете свой ИНН.
3. Проверьте, что у работодателя есть электронный ключ доступа к системе.

Шаги заполнения

1. Вход в систему – авторизуйтесь в портале «ПФР» с использованием логина и пароля.
2. Выбор организации – выберите свою организацию из списка.
3. Заполнение данных – введите ФИО, дату рождения, паспортные данные, дату начала работы.
4. Указание должности и отдела – заполните сведения о должности, подразделении и окладе.
5. Подтверждение изменений – проверьте введённые данные и подтвердите запись.
6. Сохранение и печать – сохраните запись и, при необходимости, распечатайте электронный сертификат.

Частые ошибки и как их избежать

• Неправильный ИНН работодателя – проверьте ИНН в реестре налогоплательщиков.
• Отсутствие согласия работника – обязательно подпишите соглашение.
• Несоответствие даты начала работы – уточните дату в договоре.
• Неверный формат данных (например, дата в формате DD/MM/YYYY вместо YYYY-MM-DD) – следуйте требованиям системы.

Особенности для иностранных работников

Если работник является иностранным гражданином, в ЭТК необходимо указать:

• Статус работы (например, «постоянный» или «временный»).
• Вид разрешения на работу и его срок.
• Номер и дата выдачи разрешения.

Вопрос: «Если у работника РФ первое место работы, указывать в ЕФС‑1 выбор ведения трудовой книжки?» – ответ: Да, в форме ЕФС‑1 необходимо указать, что работник согласен на ведение ЭТК. Если первое место работы у иностранца, в ЕФС‑1 также указывается согласие на электронное ведение, но дополнительно указываются данные о разрешении на работу.

Как проверить корректность записей в ЭТК?

Периодически работодатель должен проверять, что все записи в системе актуальны. Для этого:

1. Проверьте, что дата начала работы совпадает с датой подписания договора.
2. Убедитесь, что в системе отражены все изменения должности и оклада.
3. Сравните данные в ЭТК с бумажными копиями (если они имеются).
4. При обнаружении ошибок, незамедлительно внесите корректировки.

Что делать при ошибках?

• Свяжитесь с техподдержкой портала «ПФР».
• Подайте заявление об исправлении данных.
• Сохраните копию всех запросов и ответов.

Переход на электронные трудовые книжки значительно упрощает работу с кадровыми данными, но требует внимательности и точности. Ключевые моменты:

• Подписывайте соглашение о ведении ЭТК при первом приёме.
• Заполняйте данные в системе строго в соответствии с требованиями.
• Периодически проверяйте корректность записей.
• В случае ошибок оперативно вносите исправления.

Следуя этим рекомендациям, вы обеспечите правильное ведение трудовой книжки, избежите проблем с пенсионными и социальными выплатами, а также сохраните репутацию надёжного работодателя.