Трудовая книжка — ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж и историю занятости гражданина. С 2021 года в России происходит масштабная цифровизация этого документа. Основным форматом с 1 января 2021 года является электронная трудовая книжка (ЭТК), однако в определённых случаях продолжает использоваться бумажный вариант. Данная статья подробно разбирает актуальные правила заполнения на 2026 год.

Основные изменения: приоритет электронного формата

Согласно законодательству (Федеральный закон № 125-ФЗ и изменениям), с 1 января 2021 года:

• Работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде в Единой государственной системе информации о трудовой деятельности (ЕГИС ТД).
• Новые бумажные трудовые книжки выдаются только в исключительных случаях (см. ниже).
• Все записи, ранее внесённые в бумажную книжку, должны быть перенесены в электронную форму;

Кто получает новую бумажную трудовую книжку в 2026 году?

Несмотря на приоритет ЭТК, бумажный документ продолжает выдаваться, если работник:

1. Уволен с работы до 1 января 2021 года и у него на руках есть заполненная бумажная трудовая книжка. В этом случае работодатель продолжает вносить в неё записи при последующих трудоустройствах.
2. Не имеет доступа к ЭТК по объективным причинам (например, отсутствие возможности использовать электронные сервисы, подтверждённое документально).
3. Подал письменное заявление о выдаче бумажного документа вместо электронного (работадатель не вправе отказать, если заявление оформлено правильно).

Выдача новой пустой бумажной книжки (без переноса записей) возможна только если у гражданина ранее не было ни бумажной, ни электронной книжки.

Правила заполнения электронной трудовой книжки (ЭТК)

Заполнением ЭТК занимается исключительно работодатель через межведомственное электронное взаимодействие. Гражданин получает доступ к своей книжке через Госуслуги или личный кабинет на сайте ПФР.

Что вносит работодатель в ЭТК?

• Сведения о работнике: ФИО, дата и место рождения, СНИЛС, данные паспорта.
• Сведения о работодателе: наименование организации, ИНН, ОГРН.
• Информацию о трудовом договоре: дата заключения и прекращения, основание, номер договора.
• Сведения о переводах, изменениях условий трудового договора.
• Награждения и поощрения.
• Сведения об увольнении с указанием причины и даты;

Сроки внесения записей

Работодатель обязан внести сведения в ЕГИС ТД:

• В течение 3 рабочих дней со дня заключения или прекращения трудового договора.
• В течение 1 рабочего дня со дня издания локального нормативного акта, изменяющего условия трудового договора (перевод, увольнение и т.д.).

Правила заполнения бумажной трудовой книжки (при наличии)

Если гражданину выдана бумажная книжка (по основаниям из п.2), правила её заполнения остаются классическими, но с учётом новых требований:

• Обложка: заполняется от руки или печатью работодателя. Указываются ФИО, дата рождения, СНИЛС, серия и номер паспорта.
• Страницы «Трудовая деятельность»:
  • Запись делается на русском языке, разборчиво, без исправлений и помарок.
  • Обязательные реквизиты: наименование организации, дата приема на работу, должность/специальность, подпись руководителя и печать организации.
  • При увольнении указывается точная формулировка основания (например, «п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ» или «собственное желание») и дата.
  • Запрещено делать записи «по памяти» или на основании oralных заявлений.
• Страницы «Сведения о работе в период обучения»: заполняются при совмещении с учебой по правилам, установленным Минтрудом.
• Исправления: не допускаются. Ошибку можно зачеркнуть одной линией, рядом вписать верный вариант, поставить подпись и дату исправления. Лучше переоформить страницу.

Права работника и контроль

• Право на получение выписки из ЭТК в бумажном виде в любое время (через ПФР или Госуслуги).
• Право на внесение исправлений в случае ошибок. Для этого нужно обратиться к работодателю с заявлением. Если тот отказывается — в ПФР или суд.
• Контроль за ведением ЭТК осуществляет Пенсионный фонд РФ. Он же хранит все сведения.
• При увольнении работодатель обязан выдать работнику:
  • Трудовую книжку (бумажную) — если она у него есть.
  • Или распечатанную выписку из ЭТК (по письменному заявлению работника).
  • Или направить сведения в ЕГИС ТД (что происходит автоматически).

Пошаговая инструкция для работника

1. Уточните у работодателя, будете ли вы вести ЭТК или бумажную книжку. Если вы хотите бумажную — подайте письменное заявление.
2. После приема на работу проверьте в личном кабинете на Госуслугах (через 3-5 рабочих дней), что запись о приёме внесена корректно.
3. При увольнении убедитесь, что в ЕГИС ТД или в бумажной книжке указана верная дата и причина увольнения.
4. Регулярно проверяйте свою ЭТК (раз в год), особенно если меняли работу. Все записи должны быть в хронологическом порядке.
5. Если найдёте ошибку — немедленно обратитесь с заявлением к последнему работодателю, внесшему запись, или в ПФР.

Переход на электронные трудовые книжки упрощает учёт стажа и снижает риски потери документа. Главное правило для работника в 2026 году: знать, что ваша трудовая история хранится в ЕГИС ТД, и регулярно контролировать её через личный кабинет. Бумажная книжка остаётся личным документом гражданина, и если она у вас есть — за ней нужно ухаживать и следить за правильностью записей. В случае любых спорных ситуаций обращайтесь в Пенсионный фонд РФ или в государственную инспекцию труда.

Статья составлена на основе действующего законодательства РФ. Для получения персональной консультации рекомендуется обратиться к специалисту по кадрам или юристу.