С 2021 года в России происходит масштабный переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу (ЭТК). Для большинства новых работников это уже не выбор, а обязательная часть процесса трудоустройства. В статье разберём, какие нормы регулируют электронные трудовые книжки, кто обязан их вести, какие преимущества получают сотрудники и работодатели и как правильно оформить переход.
Правовая база
- Статья 66.1 Трудового кодекса РФ (введена Федеральным законом № 439‑ФЗ от ) фиксирует, что сведения о трудовой деятельности сотрудников фиксируются в электронном виде.
- С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было стажа до , обязаны фиксироваться только в электронном виде.
- Для совместителей, работающих по трудовым договорам, также нет исключений: их данные вносятся в ЭТК (пункт из статьи 66.1, 2026‑04‑28).
Таким образом, если человек впервые устраивается на работу после 2021 года, у него будет только электронная трудовая книжка. Бумажный вариант может быть сохранён лишь по желанию самого сотрудника.
Кто обязан вести электронную трудовую книжку?
- Все новые сотрудники, принятые на работу после года.
- Сотрудники, у которых ранее была бумажная книжка, но они подали заявление о переходе на электронный формат.
- Совместители и работники, оформленные по трудовым договорам, – их сведения также фиксируются в ЭТК (см. материал от 2026‑04‑28).
Если же работник решил сохранить бумажную книжку, работодатель обязан вести одновременно и электронную, и бумажную версии (инструкция Сбербанка, 2024‑04‑16).
Преимущества ЭТК для новых сотрудников
- Доступность 24/7 – запись находится в личном кабинете на портале Госуслуги или в системе СФР, что позволяет быстро показать её новому работодателю.
- Скорость передачи данных – при смене места работы запись передаётся автоматически, без необходимости запрашивать бумажные справки.
- Точность и защита от подделок – все изменения фиксируются в единой базе, подписью и датой, что исключает возможность «записать» несуществующий стаж.
- Учет для пенсионных и социальных выплат – сведения из ЭТК автоматически учитываются в СФР при расчёте пенсии, больничных и отпускных.
- Экологичность – отсутствие бумажных документов уменьшает нагрузку на офисные ресурсы.
Как оформить электронную трудовую книжку?
4.1 Шаги для работодателя
- Убедитесь, что у организации есть доступ к системе «Электронный кадровый сервис» (ЭКС) и к порталу Госуслуги.
- При приёме на работу запросите у кандидата паспортные данные и ИНН (для идентификации в системе).
- Заполните трудовой договор и введите сведения в электронный реестр (форма ЕФС‑1).
- Сформируйте запрос на создание ЭТК через личный кабинет работодателя. Система автоматически создаст запись в личном кабинете сотрудника.
- Сотруднику направьте уведомление о создании ЭТК (можно по электронной почте или через SMS) с инструкцией, как войти в личный кабинет на Госуслугах.
4.2 Что делает сотрудник
- Зарегистрироваться (или войти) в личный кабинет на портале Госуслуг.
- Перейти в раздел «Электронная трудовая книжка» и убедиться, что запись появилась.
- При желании сохранить бумажную книжку – подать письменное заявление о сохранении бумажного варианта (пример заявления можно скачать на сайте Минтруда).
4.3 Переход с бумажной на электронную форму
Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку, но хочет перейти на ЭТК, необходимо:
- Подать заявление о переходе (пример – «Заявление о переводе трудовой книжки в электронный формат»).
- Работодатель в течение 5 рабочих дней вносит все записи из бумажной книжки в электронный реестр.
- Сотруднику предоставляется подтверждение о завершении перехода.
Обязанности работодателя
- Вести ЭТК для всех новых сотрудников и для тех, кто согласился на переход.
- Своевременно (не позднее 5 дней) вносить изменения о приёме, переводе, увольнении, отпуске и т.д.
- Обеспечить конфиденциальность и защиту персональных данных в соответствии с ФЗ‑152 «О персональных данных».
- Информировать персонал о праве сохранять бумажную книжку и о порядке её использования (письменное уведомление, как советует Сбербанк).
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
6.1 Можно ли отказаться от ЭТК?
Для сотрудников, принятых после года, отказ от ЭТК невозможен – закон обязывает вести запись в электронном виде. Отказ возможен только при сохранении бумажной книжки, но тогда работодатель обязан вести обе формы.
6.2 Как получить выписку из ЭТК?
Выписка формируется автоматически в личном кабинете на портале Госуслуг. При необходимости её можно распечатать или отправить в виде PDF.
6.3 Что делать, если запись в ЭТК не соответствует действительности?
Сотрудник обязан немедленно сообщить работодателю. Работодатель в течение 5 дней вносит исправления и фиксирует причину изменения в системе.
6.4 Нужно ли сохранять бумажную книжку, если я уже перешёл на ЭТК?
Сохранение бумажной версии – право сотрудника; Если он желает её оставить, работодатель обязан вести обе формы.
6.5 Как ЭТК влияет на пенсионные начисления?
Все сведения из ЭТК автоматически передаются в Систему Фонда Пенсий (СФР), где учитываются при расчёте будущей пенсии, а также при определении прав на больничные и отпускные выплаты.
Практический пример
Иван Работникович проработал в одной компании 15 лет, затем перешёл в новую фирму. Благодаря ЭТК его запись была мгновенно передана новому работодателю через систему ЕФС‑1. Новый руководитель за 10 минут проверил стаж, наличие отпусков и отсутствие «пробелов» в трудовой истории, что позволило Ивану сразу оформить отпуск и оформить пенсионные отчисления без задержек.
Электронная трудовая книжка – не просто технологический новшество, а обязательный элемент современного трудового законодательства. Для новых сотрудников она гарантирует:
- быстрый доступ к своей трудовой истории;
- упрощённый процесс смены места работы;
- надёжную защиту от ошибок и подделок;
- корректный учёт стажа для пенсионных и социальных выплат.
Для работодателей ЭТК упрощает ведение кадрового учёта, автоматизирует отчётность (отчёт ЕФС‑1) и снижает бумажные издержки. Поэтому новым сотрудникам электронные трудовые книжки нужны – и закон, и практика подтверждают это.
Дата публикации: г.