С 1 января 2020 года в России действует Федеральный закон «Об электронной трудовой книжке» (ФЗ 439). С этого момента все сведения о трудовой деятельности сотрудника формируются в электронном виде, хранятся в Пенсионном фонде РФ (ПФР) и доступны работнику и работодателю через официальные сервисы. В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала обязательной для всех новых сотрудников, а переход на неё для существующих работников регулируется четкими сроками и процедурами.

Правовая база

• Федеральный закон № 439 от 16 декабря 2019 г. (с 1 января 2020 г.) – вводит электронный формат трудовой книжки и вносит поправки в Трудовой кодекс РФ.
• Постановление Правительства РФ от 30 января 2020 г. – устанавливает порядок перехода на ЭТК.
• Постановление ПФР от 15 января 2021 г. – регламентирует хранение и доступ к данным ЭТК.

Ключевые положения закона

1. Все сведения о трудовой деятельности сотрудника (дата начала работы, должность, стаж, увольнение и т.д.) фиксируются в электронном виде.
2. ЭТК хранится в ПФР и доступна работнику через портал «Госуслуги» и сервисы работодателя.
3. Переход на ЭТК является обязательным для новых сотрудников, которые впервые устраиваются на работу после 1 января 2021 г.
4. Для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, переход на ЭТК возможен до 31 декабря 2020 г., но после этого срока они могут вести только электронный формат.

Сроки и порядок перехода

С 1 января 2021 г. все новые сотрудники получают только электронную трудовую книжку. Для существующих работников переход на ЭТК осуществляется по следующей схеме:

• До 31 декабря 2020 г. – работодатель обязан оформить письменное заявление о переходе на электронный формат. После получения заявления работодатель выдает сотруднику бумажную трудовую книжку, но в дальнейшем все записи ведутся в ЭТК.
• С 1 января 2021 г. по 31 декабря 2021 г. – переход на ЭТК обязателен для всех новых сотрудников. Для существующих – добровольный переход, но при отказе работник может продолжать использовать бумажную трудовую книжку только до 31 декабря 2022 г.
• С 1 января 2023 г. – переход на ЭТК не является обязательным, но рекомендуется, поскольку большинство работодателей уже используют электронный формат.
• С 1 января 2026 г. – для всех новых сотрудников бумажная трудовая книжка не требуется. Работодатель обязан вести только электронный формат.

Как оформить электронную трудовую книжку

Процесс оформления прост и состоит из нескольких шагов:

1. Регистрация работодателя в системе «Госуслуги» – необходимо получить электронный сертификат и подключить сервис «Электронная трудовая книжка».
2. Формирование данных сотрудника – работодатель вводит сведения о новом сотруднике (ФИО, дата рождения, место работы, должность, дата начала работы и т.д.) в специальную форму.
3. Передача данных в ПФР – система автоматически отправляет информацию в реестр ПФР, где она хранится и доступна для проверки.
4. Получение выписки – сотрудник может запросить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги», МФЦ или напрямую у работодателя.

Для тех, кто хочет получить выписку из ЭТК, доступны следующие каналы:

• Портал Госуслуги – онлайн‑заявка на выписку.
• Многофункциональные центры (МФЦ) – офлайн‑заявка с возможностью получения печатной копии.
• ПФР – запрос через личный кабинет.

Права и обязанности сторон

Работодатель

• Обязан вести электронный реестр трудовой деятельности.
• Обеспечивать своевременную передачу данных в ПФР.
• Предоставлять сотруднику доступ к его данным через «Госуслуги» или внутренний портал.
• Вести запись о переходе на ЭТК в обязательном порядке.

Сотрудник

• Обязан подписывать электронные документы (например, заявление о переходе).
• Может в любой момент запросить выписку из ЭТК.
• Обязан контролировать правильность данных, которые вводятся работодателем.

Преимущества электронной трудовой книжки

• Удобство доступа: информация доступна 24 / 7 через «Госуслуги».
• Сокращение бумажных формальностей и экономия времени.
• Повышенная прозрачность: данные защищены и доступны только уполномоченным лицам.
• Снижение риска потери или повреждения документа.
• Обеспечение единого реестра для всех органов социальной защиты.

Возможные проблемы и как их решать

• Неправильные данные – сотрудник может запросить исправление в ПФР через «Госуслуги».
• Отсутствие доступа – необходимо проверить наличие электронного сертификата и правильность настроек.
• Проблемы с интеграцией – работодателю стоит обратиться к поставщикам программного обеспечения (например, «Контур.Экстерн»), которые уже интегрированы с ПФР.

Как проверить, что у вас есть электронная трудовая книжка

1. Перейдите на портал «Госуслуги» и войдите в личный кабинет.
2. Найдите раздел «Трудовая книжка» (или «Электронная трудовая книжка»).
3. Если данные отображаются, значит ваша ЭТК активна. Если нет – свяжитесь с работодателем.

С появлением электронных трудовых книжек в России произошёл значительный шаг к цифровизации кадровой системы. В 2026 году переход на ЭТК стал обязательным для всех новых сотрудников, а существующие работники уже давно используют этот формат. Это обеспечивает более быстрый, прозрачный и безопасный доступ к трудовой истории, упрощает взаимодействие с государственными органами и повышает эффективность работы кадровых отделов.

Если вы – работодатель, убедитесь, что ваша система соответствует требованиям закона и своевременно обновляйте данные. Если вы – сотрудник, проверьте наличие доступа к вашей ЭТК и не забывайте проверять правильность записей. В итоге – электронная трудовая книжка делает жизнь проще и защищает ваши права.