С 2020‑го года в России введён порядок ведения сведений о трудовой деятельности работников в электронном виде. Перевод бумажной трудовой книжки в электронную (ЭТК) – это не просто формальность, а обязательный этап цифровой трансформации кадрового учёта. В статье подробно рассматриваются:
- правовая база;
- кто имеет право выбора;
- сроки подачи заявления;
- образец заявления и его содержание;
- пошаговая инструкция для работодателя;
- особенности записи в бумажной трудовой книжке при переходе.
Правовая основа
Основные нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:
- Федеральный закон от № 439‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит возможность ведения трудовой книжки в электронном виде.
- Постановление Правительства РФ от № 2155 «Об утверждении Положения о порядке ведения и хранения сведений о трудовой деятельности в электронной форме».
- Инструкция ПФР «Об организации электронного документооборота в сфере трудовых отношений» (утверждена 2021‑м).
Согласно этим документам, каждый работник имеет право выбрать форму ведения трудовой книжки – бумажную, электронную или обе одновременно.
Кому и когда необходимо подавать заявление
Кто обязан подать заявление? Все граждане, находящиеся в трудовых отношениях (по трудовому договору, гражданско‑правовому договору, в рамках совместительства и т.п.). Исключения составляют:
- работники, у которых уже есть электронная трудовая книжка (ЭТК) в системе ПФР;
- граждане, которые впервые трудоустроились после 1 января 2021 года – их трудовая книжка оформляется сразу в электронном виде.
Сроки подачи заявления (по состоянию на 2026 год):
- Для работников, находившихся в трудовых отношениях до включительно – заявление должно быть подано до . (Эти сроки уже прошли, но информация полезна для исторического контекста.)
- Для новых работников – заявление подаётся в произвольной форме в течение трёх дней с момента приёма на работу.
- Если работник не подал заявление, считается, что он выбирает ведение трудовой книжки в бумажной форме.
Содержание заявления о переводе в электронную форму
Заявление может быть написано в любой произвольной форме, однако рекомендуется использовать следующий шаблон, чтобы избежать вопросов со стороны работодателя и ПФР.
<!-- Образец заявления о переводе трудовой книжки в электронную форму --> <h2>Заявление</h2> <p>Я, <b>[ФИО полностью]</b>, паспорт: <b>[серия, номер, дата выдачи, Кем выдан]</b>, ИНН: <b>[ИНН]</b>, проживающий(ая) по адресу: <b>[полный адрес]</b>,</p> <p>прошу перевести сведения о моей трудовой деятельности из бумажной трудовой книжки в электронную форму (ЭТК) в соответствии с частью 2 статьи 2 Федерального закона № 439‑ФЗ от г.</p> <p>Сведения о моём трудовом стаже и изменениях в трудовых отношениях прошу вести в единой базе данных Пенсионного фонда Российской Федерации (ПФР).</p> <p>Дата: <b>[дата подачи заявления]</b><br> Подпись: _______________________
Обязательные реквизиты заявления:
- ФИО полностью;
- паспортные данные;
- ИНН (по желанию, но ускоряет идентификацию);
- полный адрес проживания;
- чёткое указание желания перейти в электронную форму;
- дата и подпись.
Заявление может быть подано в бумажном виде (скан/факс) или в электронном (по электронной почте, через корпоративный портал).
Пошаговая инструкция для работодателя
Шаг 1. Получить заявление от работника
Проверить наличие всех обязательных реквизитов. При необходимости запросить недостающие данные.
Шаг 2. Зарегистрировать запрос в системе ПФР
- Войти в личный кабинет организации на портале ПФР;
- Выбрать раздел «Электронные трудовые книжки (ЭТК)»;
- Создать новое «заявление о переводе» и загрузить скан заявления работника;
- Подтвердить действие электронной подписью (если используется).
Шаг 3. Оформить запись в бумажной трудовой книжке (если она сохраняется)
В соответствии с рекомендациями ПФР, в бумажной книжке делается запись о переходе:
<!-- Пример записи в бумажной трудовой книжке --> <p>Работник подал письменное заявление о переводе сведений о трудовой деятельности в электронную форму (ЭТК) в соответствии с ч.2 ст.2 ФЗ № 439‑ФЗ от г. (Дата подачи заявления – ).</p> <p>Сведения о трудовой деятельности будут вести в единой базе данных ПФР.</p> <p>Подпись работодателя: _______________________</p> <p>Дата: </p>
Шаг 4. Уведомить работника
Отправить подтверждение о том, что заявление принято и перевод в ЭТК будет осуществлён в течение 5‑10 рабочих дней.
Шаг 5. Обеспечить доступ работнику к ЭТК
- Создать/активировать учетную запись в личном кабинете ПФР;
- Передать работнику логин и пароль (или инструкцию по получению доступа через Госуслуги).
Шаг 6. Вести дальнейшую кадровую отчётность в электронном виде
Все новые записи (приёмы, увольнения, переводы, изменения условий труда) вносятся только в электронную систему ПФР. Бумажная книжка (если сохраняется) получает отметку «ЭТК», но без дальнейших записей.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. Работодатель может вести обе формы одновременно, однако новые записи вносятся только в электронную систему. Бумажную книжку можно выдать работнику «на руки» по его желанию.
Что делать, если работник не подал заявление до ?
В таком случае считается, что работник предпочёл вести трудовую книжку в бумажной форме. При желании перейти в ЭТК позже, работник может подать заявление в любой момент, а работодатель обязан выполнить перевод.
Нужно ли платить за перевод в электронную форму?
Перевод в ЭТК не требует отдельной оплаты. Все расходы несёт работодатель в рамках обязательного кадрового учёта.
Как получить выписку из ЭТК?
Работник может зайти в личный кабинет ПФР или воспользоваться сервисом «Госуслуги», где доступна функция «Выписка из трудовой книжки» в электронном виде.
Что произойдёт, если работник уволится до завершения процесса перевода?
В случае увольнения до завершения перевода, работодатель обязан оформить окончательную запись в ЭТК и выдать работнику справку о трудовой деятельности в электронном виде.
Пример полного заявления (PDF/Word)
Для удобства работодателей и работников доступны готовые шаблоны в формате .doc и .pdf. Скачать их можно по ссылкам:
- Пустой бланк заявления (DOC)
- Образец заявления (PDF)
Перевод трудовой книжки в электронную форму – важный шаг к упрощению кадрового учёта и повышению прозрачности трудовых отношений. Правильно оформленное заявление, своевременная регистрация в системе ПФР и чёткая коммуникация между работодателем и работником позволяют выполнить переход без задержек и ошибок.
Помните: закон требует от работодателя вести запись о переводе в бумажной трудовой книжке, а также обеспечить работнику доступ к электронным сведениям о трудовой деятельности. Соблюдая указанные правила, вы избежите штрафов и упростите процесс управления персоналом.