Современные реалии цифровизации кардинально изменили подход к ведению кадрового делопроизводства в России. Одним из ключевых изменений стал переход от традиционной бумажной трудовой книжки к электронной трудовой книжке (ЭТК). Этот процесс регулируется законодательством, и для работодателей важно понимать свои обязанности.

Правовая основа: что говорит закон?

Основным документом, регулирующим ведение ЭТК, является Федеральный закон от № 422-ФЗ (внесший изменения в Трудовой кодекс РФ). Согласно ему, с 1 января 2021 года:

• Все работодатели (организации и ИП) обязаны вести сведения о трудовой деятельности и стаже своих сотрудников в электронном виде.
• Эти сведения передаются в Социальный фонд России (СФР), который является единственным официальным хранителем электронных трудовых книжек.
• Бумажная трудовая книжка выдается работнику только по его письменному заявлению.

Кто обязан вести ЭТК? Полный перечень

Обязанность распространяется на всех работодателей, независимо от формы собственности и вида деятельности, включая:

1. Юридических лиц (ООО, АО, НКО и т.д.).
2. Индивидуальных предпринимателей (ИП).
3. Организации с иностранными инвестициями.
4. Государственные и муниципальные учреждения.

Исключений по типу организации нет.

Переходный период: важные даты и нюансы

Законодательство предусмотрело плавный переход:

• С 1 января 2021 года — для всех новых работников, принимаемых на работу после этой даты, работодатель обязан открывать им электронную трудовую книжку в СФР. Бумажная книжка не оформляется автоматически.
• С 1 января 2022 года — работодатели начали передавать в СФР сведения о трудовой деятельности всех уже работающих у них сотрудников (чтобы их бумажные книжки были «переведены» в электронный формат).
• С 1 января 2023 года — если у работника, принятого до 2021 года, на руках была бумажная трудовая книжка, работодатель продолжает в нее вносить записи, но одновременно обязан передавать эти же сведения в СФР для формирования его ЭТК. При увольнении такая бумажная книжка выдается по заявлению.
• С 1 января 2024 года — работодатели больше не вносят записи в бумажные трудовые книжки, даже если они у работника есть. Все сведения передаются только в СФР. Бумажная книжка становится лишь архивным документом на руках у гражданина.

Как работодатель выполняет обязанность? Алгоритм действий

Для ведения ЭТК работодатель (или уполномоченный специалист по кадрам) должен:

1. Зарегистрироваться в личном кабинете на портале Социального фонда России (ранее ПФР) для юридических лиц.
2. Получить электронную подпись (ЭЦП) для подписания передаваемых сведений.
3. Передавать сведения о каждом трудовом событии (прием, перевод, увольнение, изменение условий договора) в СФР в течение 15 дней с даты события. Это делается через:
   • Сервисы личного кабинета СФР.
   • Системы электронного документооборота (СЭД) с интеграцией.
   • Через сторонних операторов (например, сервисы «Труд.Культура» или бухгалтерские онлайн-сервисы).
4. Уведомлять работника о том, что на него заводится ЭТК, и о возможности получить выписку.

Как работник может проверить свою ЭТК?

Каждый гражданин имеет полный доступ к своей электронной трудовой книжке. Проверить записи можно несколькими способами:

• Через личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
• Через личный кабинет на сайте СФР.
• Через мобильное приложение «Трудовая книжка».
• Лично в отделении МФЦ или СФР.

Это позволяет сотруднику в любой момент убедиться, что его работодатель корректно и вовремя передает информацию.

Ответственность работодателя за нарушение правил ведения ЭТК

Неисполнение обязанности по ведению электронных сведений влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:

• Для должностных лиц — штраф от 1 000 до 5 000 рублей.
• Для юридических лиц, штраф от 30 000 до 50 000 рублей.

Кроме того, непередача сведений может негативно сказаться на расчете пенсионных выплат и иных социальных льгот работника в будущем.

Да, работодатель ОБЯЗАН вести электронную трудовую книжку на каждого своего сотрудника. Это не право, а прямая обязанность, установленная Трудовым кодексом РФ.

Что нужно запомнить:

1. Электронная книжка в СФР — единственный официальный источник данных о трудовом стаже с 2021 года.
2. Бумажная книжка — по желанию работника. Если он не захотел, работодатель не обязан ее оформлять.
3. Передача сведений в СФР — обязательный ежемесячный (по факту события) процесс для отдела кадров.
4. Работник вправе в любой момент проверить актуальность записей в своей ЭТК через Госуслуги или сайт СФР.
5. За неисполнение, штрафы по КоАП.

Таким образом, современный работодатель должен не просто «вести кадровое делопроизводство», а быть уверенным в том, что все данные об трудовой деятельности его сотрудников своевременно и корректно передаются в государственную систему — Социальный фонд России.