С 2023 года в России активно внедряется электронный кадровый документооборот (КЭДО) и электронные трудовые книжки (ЭТК). По состоянию на 2026 год более 24 млн работников уже используют электронный вариант трудовой книжки. В статье рассмотрим правовую основу, преимущества, а также пошаговую инструкцию подачи заявления на получение ЭТК;

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ, содержащий сведения о трудовом стаже, местах работы, должностях, причинах увольнения и других записях, которые ранее фиксировались в бумажной трудовой книжке. Информация хранится в базе данных Социального фонда России (СФР) и доступна через портал Госуслуги или специализированные мобильные приложения.

• Записи вносятся работодателем в режиме реального времени.
• Данные защищены криптографией и подписью уполномоченных лиц.
• Отсутствует риск утери, порчи или подделки.

Законодательная база

Основные нормативные акты, регулирующие ЭТК и КЭДО:

1. Трудовой кодекс РФ (ст. 66‑68) – определяет порядок ведения трудовой книжки и допускает её электронную форму.
2. Федеральный закон «Об электронном документообороте» (№ 63‑ФЗ) – устанавливает правила создания, подписания и хранения электронных документов.
3. Приказ Минтруда России № 394н от  г. – вводит в действие ЭТК и определяет порядок её выдачи.
4. Приказ Минтруда России № 423н от  г. – фиксирует обязательность КЭДО для всех работодателей к 2024 году.

Переход к электронному кадровому документообороту (КЭДО)

С 2024 года КЭДО стал обязательным для всех организаций, независимо от их формы собственности. Основные этапы перехода:

• Регистрация в системе «Электронный кадровый документооборот» (портал kedo.mintrud.gov.ru).
• Подключение к единой базе данных СФР.
• Обучение персонала работе с электронными формами и цифровой подписью.
• Миграция существующих бумажных записей в электронный вид (скан‑проверка, верификация).

В результате работодатели могут отправлять сведения в проверяющие органы в электронном виде, а сотрудники – получать выписку из ЭТК в любой момент.

Кто может получить электронную трудовую книжку?

Пошаговая инструкция подачи заявления на электронную трудовую книжку

Для получения ЭТК сотруднику необходимо подать заявление в электронном виде. Ниже – детальная последовательность действий.

1. Подготовка документов
   • Паспорт гражданина РФ (скан или фото).
   • ИНН и СНИЛС.
   • Трудовой договор / служебный контракт.
   • Согласие работодателя на ведение КЭДО (подписанное в системе).
2. Вход в личный кабинет на портале Госуслуги

   Перейдите в раздел «Электронные трудовые книжки» и выберите пункт «Подать заявление». Если у вас ещё нет аккаунта – пройдите регистрацию и подтвердите личность через видеоверификацию.

3. Заполнение формы заявления

   В форме укажите:

   • ФИО, дату рождения, пол.
   • СНИЛС (идентификатор в системе СФР).
   • Текущий работодатель (наименование, ОГРН, ИНН).
   • Тип трудового договора (постоянный, срочный, проектный).
   • Контактный телефон и e‑mail.

   Все поля обязательны к заполнению.

4. Прикрепление сканов документов

   Загрузите файлы в формате PDF, JPG или PNG (не более 5 МБ каждый). Система автоматически проверит их на соответствие требованиям.

5. Электронная подпись

   Подпишите заявление с помощью ЭЦП (Квалифицированный сертификат). Если у вас нет ЭЦП, можно воспользоваться сервисом «Подписание через Госуслуги» – он генерирует временную подпись.

6. Отправка заявления

   Нажмите кнопку «Отправить». Система выдаст номер заявки и отправит уведомление на ваш e‑mail.

7. Обработка заявки работодателем

   Работодатель получает уведомление в своей системе КЭДО, проверяет данные и вносит запись в ЭТК. После подтверждения сотруднику приходит сообщение о завершении процесса.

8. Получение доступа к ЭТК

   Через личный кабинет на Госуслугах вы сможете просмотреть свою электронную трудовую книжку, распечатать выписку или предоставить доступ в режиме онлайн.

Пример заявления (текстовый шаблон)

Заявление
о выдаче электронной трудовой книжки

Я, ФИО полностью, дата рождения дд.мм.гггг, СНИЛС XXX-XXX-XXX XX,
прошу выдать мне электронную трудовую книжку (ЭТК) в соответствии с
положениями Трудового кодекса РФ и приказом Минтруда России № 394н от .

Текущий работодатель:
Наименование: ООО «Пример»
ОГРН: 1234567890123
ИНН: 7701234567

Основание для заявления: заключение трудового договора № ____ от дд.мм.гггг.

Приложения:
Копия паспорта.
Копия СНИЛС.
Трудовой договор.
Согласие работодателя на ведение КЭДО.

Данный шаблон можно скопировать в форму на портале Госуслуги, а затем добавить электронную подпись.

Преимущества электронных трудовых книжек и КЭДО

• Ускорение процессов – запись в ЭТК происходит в режиме «в реальном времени», без необходимости ждать бумажного оформления.
• Снижение затрат – исключается покупка и хранение бумажных форм, а также расходы на их пересылку.
• Повышенная безопасность – данные защищены криптографической подписью и резервируются в облачной инфраструктуре.
• Прозрачность и контроль – органы надзора (Роструд, ФСС) могут получать сведения в электронном виде, что упрощает проверку.
• Удобство для работников – доступ к ЭТК 24/7 из любой точки России через интернет.
• Экологичность – уменьшение потребления бумаги и связанных с ней ресурсов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли сохранять бумажную трудовую книжку, если у меня уже есть ЭТК?

Если ваш работодатель полностью перешёл на КЭДО, бумажную книжку сохранять не требуется. Однако в некоторых случаях (например, при работе в организациях, не использующих КЭДО) работодателю может потребоваться вести обе формы.

Можно ли получить выписку из ЭТК без доступа к Госуслугам?

Да. Работодатель может распечатать выписку в системе КЭДО и передать её сотруднику в бумажном виде.

Как исправить ошибку в записи ЭТК?

Работодатель вносит корректировку через свою систему КЭДО, а затем отправляет запрос на исправление в СФР. Сотруднику будет отправлено уведомление о внесённых изменениях.

Что делать, если работодатель отказывается вести КЭДО?

Согласно приказу Минтруда, отказ от КЭДО считается нарушением трудового законодательства. Работник имеет право обратится в инспекцию по труду или в суд.

Перспективы развития

К 2027 году планируется полная цифровизация всех кадровых процессов:

• Внедрение модульного API для интеграции ЭТК с корпоративными HR‑системами.
• Расширение возможностей самообслуживания – работники смогут самостоятельно вносить изменения (например, изменение фамилии) после подтверждения в СФР;
• Подключение искусственного интеллекта для автоматической проверки корректности записей и предупреждения о потенциальных ошибках.

Эти шаги сделают процесс управления трудовыми данными ещё более удобным, быстрым и безопасным.

Если у вас остались вопросы, обратитесь в службу поддержки Госуслуг или к специалисту по кадровому учёту вашей организации.