С 2021 года в России обязательным стал переход от бумажных трудовых книжек к их электронному аналогу – Электронной трудовой книжке (ЭТК). Новая система упрощает работу кадровых служб, но одновременно требует от специалистов по кадрам и работников точного соблюдения новых правил оформления записей. В статье рассмотрены:
- правовые основы перехода на ЭТК;
- пошаговый алгоритм внесения записей;
- необходимые документы и формы;
- частые ошибки и способы их предотвращения;
- практические рекомендации для работников и работодателей.
Правовая база
Основные нормативные акты, регулирующие электронные трудовые книжки:
- Федеральный закон № 112-ФЗ от № 112‑ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» – вводит обязательность ведения ЭТК.
- Приказ Минтруда России № 443н от № 443н «Об утверждении Положения о порядке ведения и использования электронных трудовых книжек».
- Постановление Правительства РФ № 1025 от – определяет порядок перехода с бумажных книжек на электронные.
- Регламент Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) – технические требования к системе ЭТК.
Все работодатели, независимо от формы собственности, обязаны вести ЭТК в единой федеральной системе «Электронный реестр трудовой деятельности» (ЭРТД). Работник может отказаться от ЭТК только в письменной форме, если у него уже есть бумажная трудовая книжка, оформленная до 1 января 2021 г.
Ключевые понятия
| Термин | Определение |
|---|---|
| ЭТК | Электронная трудовая книжка – цифровой документ, хранящий сведения о трудовой деятельности работника в базе данных Роструда. |
| ЭРТД | Электронный реестр трудовой деятельности – централизованная информационная система, в которой фиксируются все записи ЭТК. |
| Код записи | Уникальный идентификатор каждой записи (приём, увольнение, перевод, повышение и т.п.), генерируемый системой автоматически. |
Пошаговый алгоритм внесения записи в ЭТК
Подготовительный этап
- Проверка наличия ЭТК у работника. Система автоматически показывает статус «ЭТК активна» или «Не зарегистрирована». При отсутствии – необходимо оформить заявку на создание ЭТК.
- Сбор необходимых документов. Для большинства записей требуются:
- Трудовой договор (или его дополнение);
- Приказ о приёме/увольнении/переводе;
- Справка о заработной плате (при изменении условий труда);
- Согласие работника (при изменении условий, повышении квалификации и др.).
- Авторизация в системе. Кадровый специалист входит в портал ЭТК Госуслуг с использованием своей электронной подписи (ЭП) или учетных данных ФНС.
Создание записи
- Выберите тип записи: приём на работу, перевод, повышение квалификации, изменение условий труда, увольнение, восстановление, приостановка и т.п.
- Заполните обязательные поля:
- Дата начала действия (для приёма – дата подписания договора; для перевода – дата приказа);
- Должность и структурное подразделение;
- Трудовой договор № и дата заключения;
- Основание записи (номер и дата приказа, ссылка на нормативный акт);
- Ставка/оклад (при необходимости).
- Прикрепите сканы (PDF) всех подтверждающих документов; Система проверяет их на соответствие шаблону.
- Нажмите кнопку «Отправить на подпись». Система генерирует электронный документ, который подписывается ЭП руководителя и, при необходимости, работника.
- После подписания запись автоматически появляется в реестре ЭТК и становится доступной работнику в личном кабинете.
Проверка и подтверждение
- Кадровый специалист проверяет статус записи: «В обработке», «Подтверждена», «Отклонена».
- В случае отклонения система указывает причину (например, неверный формат даты или отсутствие подписи). Исправьте ошибку и повторите отправку.
- Работник получает уведомление на электронную почту и в мобильном приложении «Госуслуги» о том, что запись внесена.
Особенности записей при переходе с бумажной книжки
Перенос исторических данных
Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка, необходимо выполнить перенос всех записей в ЭТК в течение 30 дней с даты начала использования электронного формата. Процедура:
- Соберите копии всех страниц бумажной книжки (скан в PDF, чёткое изображение).
- Заполните форму «Перенос данных из бумажной трудовой книжки» в портале ЭТК.
- Укажите дату начала электронного ведения (обычно дата первого электронного приказа).
- Прикрепите сканы и подпишите форму электронной подписью работника.
- Система проверит соответствие записей (даты, номера приказов) и автоматически создаст их в ЭТК.
Сохранение бумажной книжки
Работнику разрешается сохранять бумажную книжку «для справки», однако в официальных отношениях считается действующей только ЭТК. При проверке в инспекциях следует предъявлять электронный документ.
Частые ошибки и как их избежать
| Ошибка | Причина | Решение |
|---|---|---|
| Неправильный формат даты (MM/DD/YYYY вместо DD.MM.YYYY) | Система принимает только российский формат. | Установите локаль «ru-RU» в настройках браузера или используйте календарный виджет в портале. |
| Отсутствие подписи руководителя | Запись считается незавершённой. | Проверьте, что у руководителя активна электронная подпись и она привязана к ФИО в системе. |
| Дублирование записей (один и тот же приказ внесён дважды) | Система не проверяет уникальность по номеру приказа. | Перед отправкой сверяйте номер приказа с уже внесёнными записями. |
| Отсутствие прикреплённого приказа | Требуется документальное подтверждение. | Прикрепляйте приказ в формате PDF, размером не более 5 МБ. |
| Неправильный код подразделения | В системе используется справочник ОКФС. | Выбирайте подразделение из выпадающего списка, а не вводите вручную. |
Практические рекомендации
Для кадровых специалистов
- Создайте чек‑лист для каждой категории записей (приём, перевод, увольнение) и проверяйте его перед отправкой.
- Обучайте сотрудников работе с порталом «Госуслуги» – многие ошибки возникают из‑за незнания интерфейса.
- Регулярно проверяйте статус «Неактивные записи» – иногда система откладывает запись из‑за технических сбоев.
- Ведите журнал изменений в отдельном документе (Excel/Google Sheets) – это поможет быстро находить причины отклонений.
Для работников
- Периодически проверяйте свою ЭТК в личном кабинете – убедитесь, что все записи актуальны.
- Сохраняйте копии всех приказов и договоров (PDF) – они могут понадобиться при споре.
- При получении уведомления о записи, проверьте правильность указанных дат, должности и оклада. При ошибке сразу сообщите в отдел кадров;
- Если вы хотите отказаться от ЭТК, подайте письменное заявление в отдел кадров и получите подтверждение о сохранении бумажной книжки.
Как проверить, что запись передана в СФР
Система Социальный фонд России (СФР) получает данные из ЭРТД автоматически. Чтобы убедиться в корректной передаче:
- Войдите в личный кабинет СФР (pfrf.gov.ru) используя ваш ИНН и пароль.
- Перейдите в раздел «Трудовая история».
- Сравните даты и позиции с теми, что отображаются в ЭТК.
- Если несоответствия обнаружены, обратитесь в отдел кадров с запросом «О проверке передачи данных в СФР».
Переход на электронную трудовую книжку – важный шаг в цифровизации трудовых отношений в России. Правильная запись в ЭТК обеспечивает:
- Защиту прав работника (автоматический контроль сроков и условий труда);
- Упрощение работы кадровых служб (меньше бумажных документов, быстрый доступ к данным);
- Прозрачность взаимодействия с государственными органами (СФР, Пенсионный фонд, ФСС).
Соблюдая законодательные требования, используя чек‑листы и проверяя каждую запись перед отправкой, можно минимизировать количество ошибок и избежать задержек в оформлении трудовых отношений.
Дата публикации: | Автор: виртуальный помощник ChatGPT