С развитием цифровых технологий документооборот в России стремительно переходит в электронный формат․ Не стали исключением и трудовые отношения, с 1 января 2020 года в нашей стране стартовал масштабный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ По данным Социального фонда России (СФР)‚ сегодня этим цифровым документом уже пользуются более 24 миллионов граждан․ В данной статье мы подробно разберем‚ что говорит Трудовой кодекс РФ об электронных трудовых книжках‚ как они работают и какие нюансы важно знать как работникам‚ так и работодателям;
Что такое электронная трудовая книжка по закону?
В самом Трудовом кодексе РФ вы не найдете прямого термина «электронная трудовая книжка»․ Это устоявшееся в обиходе название․ С юридической точки зрения‚ согласно статье 66․1 ТК РФ‚ под ЭТК понимаются сведения о трудовой деятельности работника‚ которые Социальный фонд (СФР) получает от работодателя и хранит на своих информационных ресурсах․
Более детальное определение содержится в приложении к приказу Роструда от № 253․ ЭТК, это цифровой документ‚ фиксирующий сведения о трудовой деятельности гражданина и заменяющий бумажный аналог в рамках государственной информационной системы․
Правовая база и переходный период
Формирование электронных трудовых книжек россиян началось 1 января 2020 года․ Именно с этой даты работодателей обязали отчитываться в Пенсионный фонд (ныне — СФР) обо всех кадровых изменениях по форме СЗВ-ТД․
Добровольность перехода
Для всех граждан‚ которые уже работали на момент старта реформы‚ переход к новому формату сведений о трудовой деятельности был добровольным и осуществлялся исключительно с письменного согласия человека․ Если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки‚ предусмотрено одновременное применение обоих вариантов — электронного и бумажного․
Обязательный переход для новых сотрудников
Единственным исключением стали те‚ кто впервые устраиваеться на работу․ Начиная с 1 января 2021 года‚ все впервые трудоустраивающиеся граждане оформляются исключительно в электронном формате — бумажная книжка им не заводится․
Завершение переходного периода в 2026 году
Крайне важное изменение: с 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек․ Это означает‚ что формирование данных о трудовом стаже становится полностью цифровым для всех категорий работников‚ что делает тему владения ЭТК еще более актуальной․
Какие данные содержит ЭТК?
Согласно ТК РФ‚ электронная трудовая книжка включает в себя ключевые сведения о трудовой деятельности сотрудника:
- Информация о работнике: ФИО‚ СНИЛС;
- Сведения о работодателе: наименование‚ регистрационный номер в СФР‚ ИНН;
- Данные о трудовой деятельности: прием на работу‚ перевод на другую должность‚ увольнение;
- Основания для кадровых решений: реквизиты приказов‚ дата и номер документа;
- Дополнительные сведения: например‚ о прохождении обучения‚ воинском учете (в будущем этот список может быть расширен‚ соответствующие предложения уже обсуждаются в Госдуме)․
Как работнику получить доступ к сведениям ЭТК?
Одно из главных преимуществ электронной системы — прозрачность и удобство доступа к собственным данным․ Согласно ч․ 1 ст․ 66․1 ТК РФ‚ застрахованные лица могут просмотреть сведения своей ЭТК следующими способами:
- Через портал Госуслуг — в личном кабинете;
- На сайте Социального фонда России (СФР) — через соответствующую авторизацию;
- Через мобильные приложения — официальные приложения Госуслуг и СФР для смартфонов․
Выписка из электронной трудовой книжки на портале Госуслуг формируется в двух удобных форматах: PDF (для визуального просмотра и печати) и XML (для машинной обработки)․ Полученные файлы можно:
- Скачать и хранить на любом носителе информации;
- Распечатать на бумаге;
- Отправить по электронной почте (например‚ новому работодателю)․
При необходимости работник всегда может запросить и получить сведения ЭТК в виде традиционной бумажной выписки․
Обязанности работодателя по ТК РФ
Ведение ЭТК накладывает на работодателей ряд строгих обязанностей‚ регламентированных Трудовым кодексом и федеральными законами:
- Своевременная подача отчетности․ При любом кадровом событии (прием‚ перевод‚ увольнение) работодатель обязан направить форму СЗВ-ТД в СФР не позднее следующего рабочего дня․
- Информирование сотрудников․ Работодатель обязан уведомлять работников обо всех изменениях‚ внесенных в их электронную трудовую книжку․
- Исправление ошибок․ Если в отправленных сведениях обнаружена ошибка‚ работодатель должен оперативно подать корректирующую форму СЗВ-ТД․
Преимущества и перспективы ЭТК
Переход на электронный формат имеет очевидные плюсы для всех сторон трудовых отношений:
- Для работника: невозможно потерять или испортить документ; быстрый и круглосуточный доступ к данным; упрощенное трудоустройство (можно переслать выписку по e-mail)․
- Для работодателя: снижение бумажного документооборота; исключение проблем с учетом‚ хранением и выдачей бумажных бланков строгой отчетности․
Несмотря на периодические обсуждения в Министерстве труда РФ о полном отказе от бумажных вариантов в будущем‚ на сегодняшний день традиционные трудовые книжки не отменены․ Они продолжают действовать параллельно с ЭТК для тех‚ кто выбрал такой формат․ Однако тренд на цифровизацию неоспорим: с завершением переходного периода в 2026 году электронный формат становится доминирующим и основным источником информации о трудовом стаже россиян․
Статья 66․1 ТК РФ закрепила новый стандарт учета трудового стажа․ Электронная трудовая книжка — это уже не эксперимент‚ а повседневная реальность для миллионов граждан и работодателей․ Важно помнить‚ что переход на ЭТК для действующих работников носит добровольный характер‚ но для новых сотрудников он является обязательным․ Удобный доступ к данным через Госуслуги и СФР делает контроль за своим стажем простым и прозрачным‚ а своевременная подача отчетов работодателем гарантирует актуальность сведений в базе Социального фонда․