С 2021 года в России началась цифровизация кадровой документации. Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала не просто модным трендом, а реальным инструментом, упрощающим жизнь как работодателей, так и работников. В этой статье мы разберём правовые основы, практические шаги, сроки внедрения и нюансы, которые важно знать каждому, кто сталкивается с электронным документооборотом в сфере трудовых отношений.

Правовая база и основные нормативные акты

• Трудовой кодекс РФ – статья 22.1 «Электронный документооборот в сфере трудовых отношений» и статья 22.2 «Порядок введения электронного документооборота и приема на работу к работодателю».
• Постановление Минтруда РФ от 5 января 2021 г. о порядке введения электронного документооборота (КЭДО) в кадровой сфере.
• Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 15) – требования к защите информации в ЭТК.
• Постановление Минтруда РФ от 5 января 2021 г. о необходимости ведения книги учета движения трудовых книжек и книги по учету бланков трудовой книжки на бумажном носителе.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, которую работник хранит в системе электронного документооборота (КЭДО). В ней фиксируются все события, связанные с трудовыми отношениями: приём на работу, перевод, увольнение, изменение должности, начисление заработной платы и т.д.

Ключевые особенности ЭТК:

• Доступ 24 / 7 через портал государственных услуг или корпоративный портал работодателя.
• Автоматическое обновление данных в реальном времени.
• Подтверждение факта регистрации в системе социального фонда России.
• Возможность проверки работодателем и работником актуального статуса трудовых отношений.

Сроки и этапы внедрения

Как заполнить электронную трудовую книжку?

Заполнение ЭТК – это процесс, который начинается при приёме на работу и продолжается на протяжении всей трудовой карьеры сотрудника. Ниже приведены пошаговые инструкции.

Приём на работу

1. Работодатель создаёт профиль сотрудника в системе КЭДО.
2. Заполняет данные о персонале: ФИО, дата рождения, паспортные данные, место жительства.
3. Вводит сведения о трудовом договоре: дата начала работы, должность, подразделение, оклад.
4. Система автоматически генерирует запись «Приём на работу» в ЭТК.
5. Сотрудник получает электронное письмо с подтверждением регистрации и инструкцией по доступу к личному кабинету.

Изменения в трудовых отношениях

• Перевод в другое подразделение – новая запись «Перевод».
• Повышение/понижение должности – запись «Изменение должности».
• Изменение оклада – запись «Изменение заработной платы».
• Все изменения фиксируются автоматически после согласования с руководством.

Увольнение

1. Работодатель оформляет увольнение в системе КЭДО.
2. Вводит причину увольнения (по желанию: «По инициативе работодателя», «По инициативе работника» и т.д.).
3. Система генерирует запись «Увольнение» и закрывает текущий период трудового договора.
4. Сотрудник получает уведомление о завершении трудовых отношений и инструкции по дальнейшим действиям (например, получение справок).

Как проверить наличие электронной трудовой книжки?

Существует несколько способов:

• Портал государственных услуг – в личном кабинете сотрудника можно открыть раздел «Трудовая книжка» и увидеть актуальный статус.
• Проверка в Социальном фонде России – через сервис «Проверка статуса трудовых отношений» можно убедиться, что работодатель передаёт сведения в фонд.
• Запрос у работодателя – в случае сомнений сотрудник может запросить подтверждение в кадровом отделе.

Параллельное использование бумажной и электронной трудовой книжки

Согласно постановлению Минтруда от 5 января 2021 г., пока работник не подал заявление об отказе от бумажной трудовой книжки, обе формы могут использоваться одновременно. Это означает, что:

• Работодатель обязан вести бумажную трудовую книжку, если работник не отказался.
• Параллельно ведётся электронная версия, которая обновляется автоматически.
• В случае отказа от бумажной версии, работодатель может прекратить её ведение после получения письменного заявления.

Что делать, если вы хотите отказаться от бумажной трудовой книжки?

1. Подготовьте письменное заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
2. Подайте заявление в кадровый отдел работодателя.
3. Получите подтверждение о прекращении ведения бумажной версии.
4. Убедитесь, что все данные корректно перенесены в электронную систему.

Практические советы для работодателей

• Обучайте персонал работе с КЭДО – это снизит количество ошибок при вводе данных.
• Проведите аудит текущих бумажных трудовых книжек – убедитесь, что все записи актуальны.
• Настройте автоматические напоминания о необходимости обновления данных (например, при изменении адреса).
• Обеспечьте резервное копирование данных – хотя система защищена, резервное копирование гарантирует безопасность.
• Следите за сроками обновления программного обеспечения – обновления часто содержат важные исправления безопасности.

Практические советы для работников

• Регулярно проверяйте свой статус в личном кабинете – убедитесь, что все записи корректны.
• Если обнаружите ошибку, немедленно сообщите о ней в кадровый отдел.
• Сохраняйте копии электронных документов – это может пригодиться при переезде или смене работодателя.
• При смене работодателя убедитесь, что ваша ЭТК корректно передаётся в новую организацию.

Как оформить увольнение в системе КЭДО?

Процесс оформления увольнения в системе КЭДО выглядит следующим образом:

1. Войдите в личный кабинет работодателя.
2. Выберите сотрудника, которого нужно уволить.
3. Нажмите кнопку «Увольнение» и заполните форму с датой увольнения и причиной.
4. Подтвердите действие – система автоматически создаст запись «Увольнение» в ЭТК.
5. Сотруднику отправляется электронное уведомление о завершении трудовых отношений.

Ключевые выводы

• Электронная трудовая книжка уже не эксперимент – это реальный инструмент, который упрощает управление кадровыми данными.
• Переход на электронный документооборот регулируется Трудовым кодексом РФ и постановлениями Минтруда.
• Сотрудники и работодатели могут использовать обе формы – бумажную и электронную – до тех пор, пока не будет сделан отказ.
• Проверка статуса трудовых отношений доступна через портал государственных услуг и социальный фонд России.
• Внедрение полностью завершится к 2025 г. (по прогнозу), но экспериментальная фаза продолжается до середины ноября 2026 г.

Таким образом, электронная трудовая книжка становится неотъемлемой частью современной кадровой системы России. Внедрение КЭДО повышает прозрачность, ускоряет процессы и защищает права как работодателей, так и работников. Если вы ещё не перешли на электронный документооборот, сейчас самое время начать – это шаг к более эффективной и безопасной работе.