В условиях активного внедрения цифровых технологий во все сферы жизни человека трудовые отношения также претерпели значительные изменения. Одним из важнейших нововведений стала электронная трудовая книжка (ЭТК) — цифровой формат хранения информации о трудовой деятельности человека. Переход на новый формат доброволен и позволяет работнику сохранить бумажную книжку столько, сколько это необходимо, однако работодатели теперь обязаны вести электронный вариант в любом случае. В этой статье мы подробно разберем, в чем заключаются главные преимущества электронной трудовой книжки для работника и работодателя.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка, это сервис, который обеспечивает хранение информации о трудовом пути человека в цифровом виде. ЭТК сохраняет практически всю информацию из бумажного варианта, включая:
- Данные об опыте работы и организациях, где трудился человек;
- Информацию о должностях и уровне квалификации;
- Сведения о перемещениях по службе и переводах;
- Причины прекращения трудовых отношений;
- Данные о полученных поощрениях и наградах.
Преимущества ЭТК для работника
Для рядового сотрудника переход на электронный формат открывает множество удобных возможностей. Рассмотрим ключевые плюсы:
Невозможно потерять или испортить
Одно из самых весомых достоинств ЭТК — ее невозможно потерять, испортить или залить кофе. Бумажный документ мог сгореть, порваться или быть случайно утерян, что создавало огромные проблемы для восстановления стажа. Цифровой формат надежно хранится на серверах государства.
Защита от подделок
Электронные записи защищены криптографически и вносятся напрямую работодателем в систему СФР (Социального фонда России). Подделать такую трудовую книжку практически невозможно, что повышает доверие к кандидату при трудоустройстве.
Удобный и быстрый дистанционный доступ
ЭТК позволяет физлицам получать информацию о приеме на работу, увольнении, переводе на другую должность и других трудовых событиях в любой момент времени и из любой точки мира. Достаточно зайти на портал Госуслуг или в приложение СФР, чтобы получить актуальную выписку.
Отсутствие необходимости предоставлять бумажные копии
При оформлении кредитов, получении госуслуг или устройстве на новую работу сотруднику больше не нужно заказывать и носить с собой бумажные копии трудовой. Все можно подтвердить дистанционно.
Удобство для дистанционных работников
Учитывая массовый перевод сотрудников на удаленный и дистанционный формат работы, оформление различных выплат и оказание госуслуг онлайн сделали использование электронной трудовой книжки значительно удобнее, чем бумажной.
Преимущества ЭТК для работодателя
Бизнес также получает ряд существенных плюсов от внедрения электронных трудовых книжек:
Снижение кадровых ошибок
Электронная трудовая книжка существенно снижает ошибки в кадровых документах. Исключается фактор человеческого небрежения: неразборчивый почерк, опечатки, неточные формулировки причин увольнения. Все данные вносятся по строгим шаблонам.
Упрощение кадрового учета
Электронные трудовые книжки упрощают учет и быстро интегрируются в HR-процессы компании с помощью популярных программных продуктов, таких как 1С, СФР и Госуслуги. Это экономит время кадровых сотрудников на заполнение и хранение бумажных бланков.
Снижение рисков и затрат
Работодателю больше не нужно закупать бланки строгой отчетности, нести ответственность за их хранение и безопасность. Минимизируются риски штрафов за неправильное ведение или утерю бумажной книжки сотрудника.
Есть ли минусы у электронного формата?
Несмотря на очевидные плюсы, стоит отметить и некоторые недостатки, о которых говорят эксперты:
- Зависимость от интернета и цифровых навыков. Для получения выписки нужен доступ в интернет и базовые навыки работы с порталом Госуслуг, что может быть затруднительно для пожилых людей.
- Технические сбои. Как и любая информационная система, базы данных могут временно не работать из-за технических обновлений или сбоев.
- Психологический дискомфорт. Многие люди привыкли к физическому документу на руках и пока с трудом доверяют полностью цифровому хранению.
Что в итоге?
Переход к новому формату трудовой книжки — это закономерный шаг в развитии информационного общества. Главные преимущества электронной трудовой книжки — это надежность, доступность, защита от подделок и минимизация ошибок. При этом важно помнить: за работником остается право выбора. Вы можете сохранить бумажную трудовую книжку наравне с электронной, пока не почувствуете уверенность в цифровом формате. Однако тенденция очевидна: будущее трудовых отношений — за удобными и безопасными электронными сервисами.