Электронная трудовая книжка (ЭТК) – это цифровой документ, в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности работника. Информация хранится в единой базе данных Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через личный кабинет гражданина и через специальные сервисы для работодателей.

Почему стоит перейти на электронную трудовую книжку?

• Удобство. Работник может просматривать свои записи в любой момент через портал Госуслуг, сайт ПФР или мобильные приложения.
• Сокращение бумажной работы. Нет необходимости вести бумажные трудовые книжки, копировать документы и хранить их в архиве.
• Снижение риска потери. Данные находятся в защищённом государственном реестре.
• Автоматизация кадрового учета. Система автоматически формирует отчёты (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД) и передаёт их в ПФР.
• Соответствие законодательству. С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности новых сотрудников обязаны фиксироваться в электронном виде.

Кто обязан вести электронную трудовую книжку?

ЭТК обязаны вести:

1. Организации, принимающие на работу сотрудников без трудового стажа до 1 января 2021 года.
2. Все работодатели, желающие полностью перейти на цифровой формат (это рекомендуется, так как к 2025 году переход будет завершён).

Для работников, у которых уже есть бумажная трудовая книжка, допускается двойное ведение (бумажная + электронная) до тех пор, пока они не подадут заявление об отказе от бумажного варианта.

Основные компоненты системы ЭТК

• Личный кабинет ПФР (es.pfrf.ru). Здесь работник может просматривать свои записи, заказывать выписку и проверять корректность данных.
• Портал Госуслуг. Позволяет работодателям подавать отчёты и получать справки о трудовой деятельности.
• Кадровые программы. Наиболее популярные решения:
  • 1С: Управление персоналом (модуль «Электронная трудовая книжка»);
  • Контур.Экстерн (модуль «ЭТК»);
  • СБИС, Точка Банк, Система Главбух и др.
• Отчётные формы. ЕФС‑1 (сведения о трудовой деятельности), СЗВ‑ТД (сообщения о застрахованных лицах).

Пошаговая инструкция по настройке ЭТК в организации

Шаг 1. Подготовка инфраструктуры

1. Убедитесь, что у вас есть лицензия на работу с электронными трудовыми книжками в выбранной системе (1С, Контур и т.п.).
2. Настройте доступ к Интернету и убедитесь, что серверы, где установлено ПО, соответствуют требованиям безопасности (антивирус, обновления ОС).
3. Создайте корпоративный аккаунт в личном кабинете ПФР (для юридических лиц).
4. Получите электронную подпись (КЭП) для подписи отчётов ЕФС‑1.

Шаг 2. Регистрация организации в системе ПФР

1. Войдите в Личный кабинет ПФР → Службы → Электронные трудовые книжки.
2. Выберите пункт «Регистрация организации» и заполните реквизиты (ИНН, ОГРН, КПП, адрес).
3. Загрузите скан‑копию свидетельства о государственной регистрации и подтверждение права использования КЭП.
4. После проверки (обычно в течение 1‑2 рабочих дней) получите статус «Организация‑поставщик ЭТК».

Шаг 3. Настройка программного обеспечения

1. В 1С: откройте «Настройки → Электронные трудовые книжки». Укажите:
   • URL сервиса ПФР (обычно https://api.pfrf.ru/etk/);
   • Ключ доступа (полученный в кабинете ПФР);
   • КЭП для подписи запросов.
2. В Контур.Экстерн аналогично: «Настройки → Службы ПФР → Электронные трудовые книжки».
3. Проверьте связь «Тестовое соединение». Если ответ «OK», система готова к работе.

Шаг 4. Создание и привязка ЭТК к сотруднику

1. При приёме нового сотрудника без стажа введите его персональные данные в кадровой системе (ФИО, ДР, СНИЛС, паспортные данные).
2. В разделе «Трудовая книжка» выберите «Создать электронную трудовую книжку». Система автоматически отправит запрос в ПФР.
3. ПФР формирует запись и присваивает уникальный номер ЭТК (пример: 1234567890). Номер будет отображён в системе и в личном кабинете работника.
4. Сотрудник получит уведомление на электронную почту/смс о создании ЭТК и сможет увидеть запись в личном кабинете ПФР.

Шаг 5. Оформление записей в ЭТК

Записи делаются в соответствии с Трудовым кодексом РФ. Основные типы записей:

• Приём на работу. Указывается дата, должность, основание (договор, приказ).
• Перевод, повышение, изменение условий труда. Описание новой должности, оклада, графика.
• Увольнение. Дата, основание (по соглашению, по инициативе работодателя), выплата компенсаций.
• Отпуск, командировка, обучение. При необходимости (необязательно, но может быть полезно).

Для каждой операции система автоматически формирует отчёт ЕФС‑1 и отправляет его в ПФР. После подтверждения записи в ПФР в личном кабинете сотрудника появится соответствующая строка.

Шаг 6. Проверка и контроль

1. Регулярно (раз в месяц) проверяйте статус отправленных записей в разделе «Отчёты → ЕФС‑1 → Статус отправки».
2. При обнаружении ошибок (например, неверный СНИЛС) используйте функцию «Отозвать запись» и отправьте исправленную.
3. Ведите журнал контроля (можно в виде Excel‑файла) с указанием даты, типа операции, номера ЭТК и статуса.

Как сотруднику просмотреть свою электронную трудовую книжку

1. Зайти на es.pfrf.ru и авторизоваться через Госуслуги (или через СМЭВ‑КЛАД).
2. В личном кабинете выбрать раздел «Электронная трудовая книжка» → «Мои записи».
3. Можно скачать выписку в формате PDF, распечатать или отправить её по e‑mail.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Риски и как их минимизировать

• Технические сбои. Регулярно делайте резервные копии базы 1С/Контур.Хранилище и проверяйте работу канала связи с ПФР.
• Неправильные данные. Внедрите двойную проверку (HR‑специалист + бухгалтер) перед отправкой записи.
• Отсутствие КЭП. Храните сертификат в безопасном месте, назначьте ответственного за подпись.
• Необновлённое ПО. Следите за обновлениями от поставщика (1С, Контур) – они часто включают изменения в API ПФР.

Полезные ссылки

• Электронная трудовая книжка в ПФР
• Портал государственных услуг
• 1С: Управление персоналом
• Контур.Экстерн – модуль ЭТК
• СБИС – справочная по ЭТК

Настройка электронной трудовой книжки – процесс, который требует правильной подготовки, выбора надёжного программного обеспечения и строгого соблюдения регламентов ПФР. После первоначального внедрения система значительно упрощает кадровый учёт, повышает прозрачность трудовых отношений и избавляет от бумажной рутины. При правильном подходе вы избежите штрафов, ускорите процесс оформления приёмов и увольнений и предоставите сотрудникам удобный способ контроля своей трудовой истории.

Если у вас возникнут вопросы по конкретному программному продукту или по работе с API ПФР, обратитесь к технической поддержке вашего поставщика (1С, Контур, СБИС) или к специалисту по кадрам, который прошёл обучение работе с ЭТК.