Самое главное помнить: С 1 января 2021 года для граждан‚ впервые устраивающихся на работу после 31 декабря 2020 года‚ обязательно оформляется исключительно электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажный бланк трудовой книжки в этом случае не выдается. Все сведения формируются в базе данных Социального фонда России (СФР).
Ключевые изменения и нормативная база
С 1 января 2026 года завершается переходный период к полному использованию ЭТК‚ но для впервые принятых правило действует с 2021 года. Основные документы:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 66‚ 67).
- Федеральный закон № 439-ФЗ от (о переходе на ЭТК).
- Постановление Правительства № 796 (об утверждении формы ЕФС-1).
Пошаговая инструкция для работодателя
Оформление трудовой книжки для впервые принятого сотрудника происходит в несколько этапов:
Шаг 1: Прием на работу
Заключите с сотрудником трудовой договор в письменной форме. Убедитесь‚ что в договоре указаны все обязательные реквизиты.
Шаг 2: Подача сведений в СФР
Это самый важный шаг. Работодатель обязан подать отчетность:
- Форма: ЕФС-1 (Отчет о трудовой деятельности).
- Срок: Не позднее рабочего дня‚ следующего за датой приема на работу (например‚ если сотрудник принят 10 июня‚ отчет сдается 11 июня).
- Что указывать: все данные о приеме: ФИО‚ дату рождения‚ дату приема‚ должность‚ подразделение‚ реквизиты приказа о приеме.
Примечание: Подача сведений через ЕФС-1 и есть фактическое «заведение» электронной трудовой книжки для нового сотрудника в системе СФР.
Шаг 3: Информирование работника
Не позднее 5 рабочих дней со дня приема на работу работодатель обязан:
- Проинформировать работника о том‚ что на него заводится электронная трудовая книжка.
- Выдать ему уведомление о регистрации в системе ЭТК (по форме‚ утвержденной СФР). В уведомлении указываются логин и пароль для доступа к личному кабинету на портале Госуслуг или сайте СФР.
- Если сотрудник настаивает на бумажном варианте‚ ему необходимо самостоятельно заказать выписку из ЭТК через личный кабинет СФР (услуга платная). Работодатель не обязан выдавать бумажный экземпляр при первом трудоустройстве.
Особые случаи и частые вопросы
А что‚ если у работника уже есть старая бумажная трудовая книжка?
Если гражданин устраивается впервые после ‚ но у него сохранилась старая бумажная книжка (например‚ от ученичества или временной работы)‚ то:
- Новая запись об устройстве на текущее место работы вносится в электронную книжку.
- Старая бумажная книжка остается у работника как архивный документ. Новую бумажную книжку на него не оформляют.
Можно ли оформить бумажную книжку по желанию сотрудника?
Нет. При первичном трудоустройстве после выбор формата не предусмотрен. Бумажная трудовая книжка может быть выдана только в двух случаях:
- Дубликат при утере или порче электронной записи (на основании заявления работника и решения СФР).
- Выписка из электронной книжки‚ заказанная самим работником за плату.
Как правильно заполнить запись в ЭТК?
Запись формируется автоматически на основе данных из отчета ЕФС-1. Работодатель должен проверить ее точность в личном кабинете СФР. В записи должны быть:
- Дата приема на работу (день‚ месяц‚ год).
- Наименование организации (полное официальное название).
- Подразделение (если есть).
- Должность (в соответствии со штатным расписанием).
- Основание: номер и дата приказа о приеме на работу.
Важно: Если в записи обнаружена ошибка (например‚ в дате или должности)‚ работодатель должен подать исправительный отчет ЕФС-1 в СФР.
А если сотрудник работает дистанционно?
Правило одинаковое. При первичном приеме на дистанционную работу оформляется только ЭТК. Запись в бумажную книжку не вносится‚ даже если работник не передал ее работодателю.
Что должен сделать работник?
После того как работодатель подал отчет:
- Зарегистрироваться на портале Госуслуг или сайте СФР‚ используя данные из уведомления.
- Проверить запись о приеме в разделе «Трудовая деятельность» своего личного кабинета.
- При необходимости (например‚ для оформления ипотеки) заказать выписку из ЭТК (платно) или получить справку об трудовой деятельности.
Ответственность за нарушения
Несвоевременная подача сведений в СФР или отсутствие уведомления работника влечет административную ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ:
- Для должностных лиц, штраф от 1 000 до 5 000 руб.
- Для юридических лиц — штраф от 30 000 до 50 000 руб.
Оформление трудовой книжки для впервые принятого сотрудника в 2026 году — это‚ по сути‚ корректная и своевременная подача отчета ЕФС-1 в СФР. Бумажный бланк не используется. Работодатель должен:
- Принять на работу и заключить договор.
- В течение следующего рабочего дня подать отчет ЕФС-1.
- В течение 5 рабочих дней выдать работнику уведомление с данными для доступа к ЭТК.
Все остальные действия (проверка‚ заказ выписки), на усмотрение самого работника через портал СФР.
Статья составлена на основе актуального законодательства РФ по состоянию на 23 мая 2026 года. Для получения персональной консультации обращайтесь в территориальный орган СФР или к юристу по трудовому праву.