Электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадрового документооборота в России. С каждым годом количество сотрудников, выбравших цифровой формат, только растет. Прием на работу кандидата с электронной трудовой книжкой имеет ряд юридических и организационных особенностей, о которых должен знать каждый работодатель и кадровик. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий, необходимые документы и сроки подачи отчетности.

Как убедиться, что у кандидата действительно ЭТК?

Первый и самый важный шаг при приеме на работу — выяснить, какой формат трудовой книжки выбрал сотрудник. От этого зависит перечень запрашиваемых документов и порядок оформления.

Согласно трудовому законодательству, если кандидат утверждает, что перешел на электронную трудовую книжку, работодатель обязан запросить у него подтверждающий документ. Таким документом является выписка из электронной трудовой книжки по форме СТД-Р или СТД-СФР.

• СТД-Р — выписка, которую сотрудник может получить у своего предыдущего работодателя.
• СТД-СФР — выписка из Социального фонда России (ранее ПФР), которую работник может заказать самостоятельно через портал Госуслуг или МФЦ.

Если кандидат предоставил выписку СТД-Р или СТД-СФР, в которой стоит отметка о переходе на электронный формат, бумажную трудовую книжку у него требовать нельзя. В этом случае работодателю достаточно будет подавать в СФР сведения о трудовой деятельности сотрудника в электронном виде.

Что делать, если отметки об ЭТК нет?

Если в предоставленной выписке нет отметки о выборе электронной трудовой книжки, либо сотрудник не может предоставить выписку, работодатель обязан попросить его представить бумажную трудовую книжку.

В случае отсутствия у лица, поступающего на работу, бумажной трудовой книжки в связи с ее утратой, повреждением или по иной причине, работодатель обязан по письменному заявлению этого лица (с указанием причины отсутствия) оформить новую бумажную трудовую книжку (ч. 5 ст. 65 ТК РФ).

Особенности для сотрудников, впервые выходящих на рынок труда

Если человек впервые устраивается на работу, для него сразу заводится электронная трудовая книжка — именно она фиксирует все записи о приеме, переводах и увольнении. Бумажный бланк такому работнику не выдается. Работодатель подает форму ЕФС-1 с подразделом 1.1 в Социальный фонд России, после чего фонд создает электронную трудовую книжку на нового сотрудника.

Если у нового сотрудника есть бумажная трудовая

Если кандидат устраивается на работу и приносит бумажную трудовую книжку, но при этом хочет перейти на электронный формат, тут возможны два варианта развития событий:

1. Параллельное ведение. Сотрудник может попросить вести одновременно и бумажную, и электронную книжки.
2. Полный отказ от бумажной. Сотрудник подает заявление о переходе на ЭТК. В этом случае работодатель выдает бумажную книжку на руки работнику, а в дальнейшем ведет учет только в электронном виде.

Важный нюанс: если при приеме на работу сотрудник отказался от ведения бумажной трудовой книжки, работодатель обязан внести в его бумажную книжку запись о том, что сотрудник подал заявление о переходе на электронный формат, и вернуть ее работнику.

Сроки и порядок подачи сведений в СФР

Передача данных в Социальный фонд России (СФР) — ключевая обязанность работодателя при работе с ЭТК. Информация о кадровых мероприятиях (прием, перевод, увольнение) должна передаваться оперативно.

Сроки подачи отчетности:

• При приеме на работу и увольнении: сведения должны быть переданы в территориальные органы СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа или распоряжения. Это правило действует с 26 апреля 2020 года (Постановление Правительства РФ № 590).
• При переводах и подаче заявлений о выборе формата: сведения подаются ежемесячно, не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие.

Для передачи данных используется единая форма ЕФС-1 (с подразделом 1.1). С момента успешной отправки этой формы можно считать, что вопрос с оформлением электронной трудовой книжки при приеме на работу решен.

Краткий чек-лист для кадровика при приеме на работу с ЭТК

1. Запросить у кандидата паспорт, СНИЛС и документ, подтверждающий выбор ЭТК (выписку СТД-Р или СТД-СФР).
2. Проверить наличие отметки о переходе на электронный формат в выписке.
3. Если отметка есть — не требовать бумажную трудовую.
4. Издать приказ о приеме на работу.
5. Не позднее следующего рабочего дня после издания приказа отправить в СФР форму ЕФС-1 (подраздел 1.1).

Соблюдение этих простых правил позволит работодателю избежать штрафов со стороны контролирующих органов и обеспечить корректное ведение электронной трудовой книжки нового сотрудника.