В современных реалиях кадрового учета переход на электронные трудовые книжки (ЭТК) изменил множество привычных алгоритмов. Особенно много вопросов у работодателей и сотрудников вызывает оформление совместительства. Как совместителю отражать свой стаж? Кто должен подавать сведения в Социальный фонд? Разберемся во всех нюансах ведения электронной трудовой книжки при совместительстве, опираясь на актуальные правила 2026 года.
Что нужно знать о совместительстве и трудовой книжке
Прежде всего, важно понимать базовый принцип: трудовая книжка (как бумажная, так и электронная) всегда ведется по основному месту работы. Работодатель, принимающий сотрудника на условиях совместительства, не имеет права забирать или требовать бумажный бланк трудовой книжки.
При этом с совместителем в обязательном порядке заключается отдельный трудовой договор, в котором согласно ст. 57 и 282 ТК РФ должен быть прямо указан факт совместительства и режим труда. Также издается приказ о приеме на работу.
Внешнее и внутреннее совместительство: есть ли разница для ЭТК?
Законодательство разделяет совместительство на два вида, и порядок взаимодействия с ЭТК для них различается:
- Внутреннее совместительство — когда сотрудник берет дополнительную работу у того же работодателя, где устроен на основную должность. В этом случае работодателю проще отслеживать данные, так как он же ведет и основную ЭТК сотрудника.
- Внешнее совместительство — когда работник трудится у другого, отдельного работодателя. В этом случае именно работодатель по совместительству обязан формировать и сдавать электронные отчеты о кадровых событиях такого сотрудника.
Как подаются сведения в электронном виде при внешнем совместительстве
Если с работником оформляется договор внешнего совместительства, работодатель обязан сформировать в электронном виде сведения о трудовой деятельности данного работника. Для этого заполняется подраздел 1.1 подраздела 1 формы ЕФС-1 (ранее использовалась форма СЗВ-ТД).
При заполнении электронной отчетности по совместителю предусмотрена специальная отметка о совместительстве. В бумажной аналоге формы в графе 4 указывалось, что работник является совместителем, а в электронной форме ЕФС-1 для этого существует отдельный реквизит (признак совместительства), который необходимо обязательно заполнить.
Важные нюансы заполнения ЕФС-1 для внешних совместителей:
- Сроки подачи: Все записи и сведения о приеме, переводе или увольнении совместителя должны быть поданы в фонд в течение пяти рабочих дней с даты издания соответствующего приказа.
- Выбор формы ведения книжки: Строки о выборе формы ведения трудовой книжки (бумажная или электронная) у внешнего совместителя не заполняются. Выбор всегда делает работодатель по основному месту работы.
Что происходит с бумажной трудовой книжкой?
Несмотря на развитие электронного документооборота, бумажная трудовая книжка остается актуальной. По новым правилам 2026 года, заключение трудового договора по основному месту работы допустимо только при наличии трудовой книжки либо при оформлении нового бланка. Исключением из этого правила является трудоустройство по совместительству — в этом случае предоставлять бумажную трудовую книжку не требуется.
Если сотрудник желает, чтобы в его бумажной трудовой книжке был отражен период работы по совместительству, запись вносит работодатель по основному месту работы. Делается это на основании предоставленных работником документов с места дополнительной работы (справка, копия приказа и т.д.).
Особенности внесения записей в бумажный бланк:
- Записи о приеме, переводе и увольнении совместителя могут вноситься как в хронологическом порядке, так и блоками (одновременно о приеме и увольнении) после увольнения из каждой организации.
- В графе 3 раздела «Сведения о работе» обязательно делается отметка о том, что на указанной должности гражданин работал по совместительству.
- Обязательно отражается наименование предприятия или индивидуального предпринимателя, у которого гражданин трудился в качестве совместителя.
Когда бумажная трудовая книжка будет заполнена записью о совместительстве, руководитель организации, который сделал эту запись, обязан отметить в трудовом договоре данного сотрудника, что он является совместителем только в свободное от основной работы время.
Резюме
Электронная трудовая книжка при совместительстве имеет свои четкие правила ведения. Главное — помнить, что работодатель по месту совместительства не ведет бумажную книжку, но обязан сдавать электронную отчетность (ЕФС-1) с проставлением специальной отметки о совместительстве. Соблюдение пятидневного срока подачи сведений и корректное заполнение форм обеспечит бесперебойное формирование электронного стажа работника и отсутствие штрафов для работодателя.