С 2021 года в России действует система электронных трудовых книжек (ЭТК), которая хранится в Социальном фонде России. В ней отражаются личные данные сотрудника (ФИО, СНИЛС, дата рождения), сведения о приёме, переводе, увольнении, а также информация о периодах работы и наградах. Одновременно допускается ведение бумажной трудовой книжки, если сотрудник не подал заявление об отказе от неё.

Почему некоторые работодатели избегают перехода на ЭТК?

• Техническая неготовность. Малые организации часто не имеют доступа к необходимым информационным системам или не обучили кадровый персонал работе с личным кабинетом на портале «Госуслуги».
• Страх перед дополнительной нагрузкой. Работодатели полагают, что внедрение ЭТК потребует времени на оформление заявлений, проверку данных и взаимодействие с Социальным фондом.
• Недостаток информации. Не все руководители осведомлены, что отказ от бумажной книжки возможен только по заявлению сотрудника, а не по инициативе работодателя.
• Экономические соображения. Некоторые считают, что переход на электронный формат создаст дополнительные издержки (обучение, возможные штрафы за ошибки).

Что говорит законодательство?

Согласно Федеральному закону от № 79‑ФЗ «О трудовой книжке» и последующим поправкам:

1. Электронная трудовая книжка является основным документом, подтверждающим трудовую деятельность.
2. Одновременное применение электронного и бумажного вариантов предусмотрено, если работник не написал заявление об отказе от бумажной книжки.
3. Работодатель обязан обеспечить передачу сведений о приёме, переводе и увольнении в Социальный фонд в электронном виде не позднее следующего рабочего дня после события.
4. За непредоставление или несвоевременное предоставление сведений могут быть применены административные штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ).

Таким образом, отказ работодателя от ведения ЭТК не освобождает его от обязательства передавать данные в электронном виде. Бумажная книжка может оставаться лишь как дополнительный документ по желанию сотрудника.

Риски для работодателя при игнорировании ЭТК

• Административная ответственность. Штрафы от 10 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение (например, несвоевременную передачу сведений).
• Судебные споры. Работник может потребовать восстановления нарушенных прав, включая компенсацию морального вреда.
• Репутационные потери. Несоблюдение современных трудовых норм может негативно сказаться на имидже компании и затруднить привлечение квалифицированных специалистов.
• Технические сложности при будущем аудите. При проверке трудовой инспекции отсутствие электронных записей вызовет дополнительные вопросы и задержки.

Как перейти на электронную трудовую книжку без лишних затрат?

1. Оценить текущую готовность. Проверить, есть ли доступ к личному кабинету работодателя на портале «Госуслуги» и обучен ли кадровый специалист.
2. Оформить внутренний регламент. Утвердить порядок приёма, передачи и хранения сведений в ЭТК, назначить ответственного сотрудника.
3. Информировать сотрудников. Разъяснить право на отказ от бумажной книжки и порядок подачи заявления (можно оформить в виде образца заявления и разместить на внутреннем портале).
4. Автоматизировать процесс. Использовать готовые модули 1С, «Контур.ЭТК» или другие сервисы, которые напрямую отправляют данные в Социальный фонд.
5. Контролировать сроки. Настроить напоминания о необходимости передачи сведений в течение одного рабочего дня после события (приём, перевод, увольнение).
6. Хранить подтверждения. Сохранять скриншоты или выгрузки из личного кабинета как доказательство выполнения обязательств.

Отказ работодателя от ведения электронной трудовой книжки противоречит действующему законодательству и создает значительные риски: административные штрафы, судебные и репутационные потери. Переход на ЭТК не обязательно связан с большими затратами – достаточно обеспечить доступ к государственным сервисам, обучить персонал и наладить чёткий процесс передачи данных. При этом сотрудники сохраняют право оставить бумажную трудовую книжку, если они этого пожелают, что снимает опасения о принудительном отказе от привычного формата.

Своевременное и корректное внедрение электронной трудовой книжки не только избавит от возможных санкций, но и повысит прозрачность кадрового учёта, упростит взаимодействие с государственными органами и укрепит доверие сотрудников к компании.