С введением электронной трудовой книжки (ЭТК) в России и активной цифровизации трудовых отношений в Украине процесс оформления и ведения трудовой истории стал значительно проще и безопаснее. В данной статье подробно рассмотрим, что такое ЭТК, зачем её нужно использовать, какие шаги необходимо выполнить как сотруднику, так и работодателю, а также какие сроки и нюансы актуальны на май 2026 года.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог традиционной бумажной ТК, хранящийся в единой государственной информационной системе. В России она ведётся в рамках Социального фонда РФ, а в Украине – в Едином государственном реестре застрахованных лиц (ЕГРЗЛ).

• Основные функции: фиксирование приёма, переводов, увольнений, наград и других сведений о трудовой деятельности.
• Доступ: сотрудник может просматривать свою ЭТК через личный кабинет на портале «Госуслуги» (Россия) или «Дия» (Украина).
• Безопасность: данные защищены криптографическими методами, исключают подделку и случайную потерю.

Почему стоит перейти на ЭТК при трудоустройстве?

Переход на электронный формат даёт множество преимуществ как для работника, так и для работодателя:

1. Сокращение бюрократии: нет необходимости вести и хранить бумажные ТК, что экономит время и ресурсы отдела кадров.
2. Минимизация рисков: исключена возможность утери, повреждения или подделки документа.
3. Быстрый доступ к информации: сотрудник может в любой момент получить выписку о своём стаже, что упрощает оформление пенсии, кредитов и социальных выплат.
4. Соответствие законодательству: с 1 января 2026 года в России завершён переходный период, а в Украине до 10 июня 2026 года все бумажные ТК должны быть оцифрованы.

Как оформить электронную трудовую книжку при приёме на работу?

Для сотрудника

Если вы устраиваетесь на новую работу и ещё не имеете ЭТК, выполните следующие шаги:

1. Проверьте наличие ЭТК: войдите в личный кабинет на портале «Госуслуги» (Россия) или «Дия» (Украина). Если запись отсутствует – переходите к следующему пункту.
2. Подайте заявление о ведении ЭТК: в России это делается через заявление работодателю (формат утверждён Приказом Минтруда № 542н). В Украине – через заявление в службу занятости или непосредственно работодателю.
3. Предоставьте необходимые документы: паспорт, СНИЛС (Россия) или идентификационный код (Украина), а также трудовую книжку (если она есть) для переноса данных.
4. Получите подтверждение: после обработки заявления вы получите уведомление о том, что ваша трудовая деятельность будет вестись в электронном виде.
5. Контролируйте внесение записей: после каждого кадрового события (приём, перевод, увольнение) проверяйте, что запись появилась в вашей ЭТК.

Для работодателя

Организациям необходимо обеспечить корректный переход на ЭТК для всех сотрудников. Основные действия:

• Обновить внутренние нормативные акты: внести изменения в положения о кадровом делопроизводстве, регламентирующие ведение ЭТК.
• Обучить кадровый персонал: провести инструктаж по работе с системой ЭТК (портал «Госуслуги»/«Дия», интеграция с 1С, SAP и т.д.).
• Получить согласие сотрудников: оформить письменные заявления о переходе на электронный формат (хранить в личном деле).
• Внести первые записи: при приёме на работу сразу создать запись в ЭТК, указав дату приёма, должность, структурное подразделение.
• Обеспечить конфиденциальность: ограничить доступ к данным ЭТК только уполномоченным лицам (кадровики, бухгалтерия, руководитель).
• Сдавать отчётность: вовремя передавать сведения в Социальный фонд РФ или в ЕГРЗЛ Украины согласно установленным срокам.

Сроки и законодательные основы (на май 2026 года)

Россия

• Федеральный закон № 439-ФЗ от – введёт электронную трудовую книжку с .
• Постановление Правительства РФ № 1745 от – определяет порядок ведения ЭТК.
• Переходный период завершён – с этой даты все трудовые отношения должны вестись исключительно в электронном виде (бумажные ТК допускаются только для сотрудников, оформивших отказ до ).

Украина

• Закон Украины «О занятости населения» (с изменениями от 2023 года) – предусматривает ведение трудовой деятельности в электронном виде.
• Постановление Кабинета Министров № 123 от – устанавливает срок оцифровки бумажных ТК до .
• После – все трудовые записи должны находиться исключительно в ЕГРЗЛ; бумажные ТК теряют юридическую силу.

Преимущества и возможные сложности перехода

Преимущества

• Экономия времени на оформление и хранение документов.
• Повышение прозрачности трудовых отношений для обеих сторон;
• Упрощение взаимодействия с пенсионным фондом и социальными службами.
• Снижение риска мошенничества с поддельными записями.

Сложности и способы их преодоления

• Технические проблемы: не все компании имеют готовую интеграцию с государственными системами. Решение: воспользоваться готовыми модулями от 1С, «Контур», «Диадок» или обратиться к ИТ‑подрядчику.
• Сопротивление сотрудников: некоторые работники опасаются утери данных или не доверяют цифровым сервисам. Решение: провести разъяснительные встречи, показать, как получить выписку и восстановить доступ при утере пароля.
• Ошибки при переносе данных: при переводе с бумажной ТК в электронный формат возможны опечатки. Решение: двойная проверка ввода данных сотрудником и кадровиком, а также сверка с исходным документом перед подтверждением.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли одновременно вести бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, до завершения переходного периода ( в России, в Украине) сотрудник имеет право выбрать один из форматов. После указанных дат бумажная ТК сохраняет силу только если сотрудник оформил письменный отказ от ведения ЭТК до конца переходного периода.

Как получить выписку из ЭТК?

Выписка формируется в личном кабинете на портале «Госуслуги» (Россия) или «Дия» (Украина). Доступно в формате PDF с электронной подписью.

Что делать, если я потерял доступ к личному кабинету?

Необходимо восстановить доступ через стандартную процедуру восстановления пароля (по e‑mail, телефону или через подтверждение личности в МФЦ/ЦНАП). При невозможности восстановления – обратиться в службу поддержки портала или в отдел кадров работодателя.

Нужно ли информировать налоговую службу о переходе на ЭТК?

Нет. Ведение трудовой книжки относится к компетенции социального фонда (ПФР/СФР) и соответствующих украинских органов. Налоговая служба получает сведения о доходах через иные каналы (6‑НДФЛ, расчёт по страховым взносам).

Переход на электронную трудовую книжку – это не просто дань моде, а обязательное требование законодательства, направленное на повышение эффективности, прозрачности и защищённости трудовых отношений. Для сотрудника это означает гарантию сохранности всей трудовой истории, а для работодателя – снижение административной нагрузки и минимизацию рисков штрафов за нарушение ведения ТК.

С учётом приближающихся сроков ( в России и в Украине) рекомендуется уже сейчас:

• Провести аудит существующих бумажных ТК.
• Оформить заявления сотрудников о переходе на ЭТК.
• Обеспечить интеграцию кадровых систем с государственными порталами.
• Обучить персонал и провести информационную кампанию среди работников.

Следуя этим шагам, вы обеспечите плавный и законный переход к цифровому учету трудовой деятельности, что в дальнейшем значительно упростит взаимодействие с пенсионным фондом, социальными службами и финансовыми учреждениями.

Статья актуальна на май 2026 года. Для уточнения деталей рекомендуется регулярно проверять официальные источники: сайт Социального фонда РФ, портал «Госуслуги», Министерство социальной политики Украины и сервис «Дия».