Обновлено: 22 мая 2026 года
Работодатели обязаны предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде, если сотрудник
выбрал такой формат. Несоблюдение правил может привести к административной ответственности!
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог традиционной бумажной трудовой книжки, в котором
фиксируются все сведения о трудовой деятельности гражданина:
- Приемы на работу
- Переводы
- Увольнения
- Награды и поощрения
- Периоды работы
ЭТК ведется в системе Пенсионного фонда России (ПФР) и доступна через:
- Личный кабинет на портале Госуслуги
- Официальный сайт ПФР
- Мобильное приложение «Мой налог» или «Госуслуги»
Как проверить, что у кандидата электронная трудовая книжка?
При приеме на работу важно убедиться, что кандидат действительно перешел на электронный формат:
Но при проверке выясняется, что он просто не предоставил бумажную книжку.
Способы проверки:
- Запрос документов:
- Паспорт
- СНИЛС
- СТД-Р или СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде)
- Устный опрос: Спросите кандидата, когда и где он подал заявление о переходе на ЭТК.
- Проверка в системе: Если у вас есть доступ к системе СФР, можно проверить статус трудовой книжки сотрудника.
предоставить СТД-Р или СТД-СФР, это может быть признаком мошенничества или ошибки.
Процедура приема на работу с электронной трудовой книжкой
Шаг 1: Получение заявления от работника
При трудоустройстве работник должен подать письменное заявление о выборе электронной трудовой книжки:
«Прошу предоставить мне сведения о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии
с частью 2 статьи 2 Закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ»
Шаг 2: Выдача бумажной трудовой книжки (если она была)
Если у работника была бумажная трудовая книжка, работодатель обязан:
- Внести запись о подаче заявления о переходе на ЭТК
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки
«Сведения о трудовой деятельности предоставляются в соответствии с частью 2 статьи 2 Закона
от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ»
Шаг 3: Уведомление СФР
Работодатель обязан в течение рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу,
направить в СФР (Социалогический фонд России) сведения о трудоустройстве:
- Форма ЕФС-1 с подразделом 1.1
- Сведения о приеме на работу
трудовой книжки, бумажная книжка ему не выдается;
Шаг 4: Ведение электронной трудовой книжки
Работодатель назначает ответственного сотрудника, который:
- Ведет учет сведений о трудовой деятельности
- Подает отчеты в СФР
- Обеспечивает доступ работника к его ЭТК
Особенности заполнения электронной трудовой книжки
Записи, которые должны быть внесены:
- Прием на работу:
- Дата приема
- Должность
- Условия труда
- Реквизиты приказа
- Переводы: Все изменения должности или структурного подразделения
- Увольнения: Дата и причина увольнения, реквизиты приказа
- Награды и поощрения
изданием приказа. Задержка может привести к штрафам!
Как получить выписку из электронной трудовой книжки?
Работник может получить выписку:
- Через Госуслуги
- Через личный кабинет на сайте ПФР
- Через мобильное приложение
Что делать, если работник хочет перейти на электронную трудовую книжку позже?
Работник вправе в любое время перейти на ЭТК, подав соответствующее заявление:
Он подает заявление, и работодатель вносит соответствующую запись в бумажную книжку,
после чего выдает ее на руки.
Действия работодателя:
- Принять заявление от работника
- Внести запись в бумажную трудовую книжку о переходе на ЭТК
- Выдать бумажную трудовую книжку на руки
- Начать предоставлять сведения о трудовой деятельности в электронном виде
Ответственность работодателя за нарушение правил работы с ЭТК
Несоблюдение требований законодательства об электронных трудовых книжках может привести к:
- Административным штрафам: от 30 000 до 50 000 рублей (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ)
- Проблемам при проверках: Роструд и СФР могут выявить нарушения при проверках
- Судебным разбирательствам: Работники могут обратиться в суд за возмещением ущерба
75 лет с момента увольнения работника!
Часто задаваемые вопросы
Можно ли принять на работу сотрудника без бумажной трудовой книжки?
Да, если:
- Это его первая работа после 2020 года
- Он выбрал электронную трудовую книжку
- У него нет бумажной трудовой книжки
Что делать, если работник потерял бумажную трудовую книжку?
Работник должен:
- Обратиться к последнему работодателю за дубликатом
- Если дубликат не выдан, обратиться в суд
- После восстановления предоставить дубликат новому работодателю
Можно ли вернуть бумажную трудовую книжку?
Да, работник может в любое время вернуться к бумажной трудовой книжке, подав соответствующее заявление.
Как проверить подлинность электронной трудовой книжки?
Проверить подлинность можно:
- Через личный кабинет на Госуслугах
- Через сайт ПФР
- Обратившись в отделение ПФР
Переход на электронные трудовые книжки — это необратимый процесс, который требует от работодателей
особого внимания к соблюдению законодательства. Основные моменты, которые нужно запомнить:
- Всегда запрашивайте СТД-Р или СТД-СФР у кандидатов, которые утверждают, что у них ЭТК.
- Вносите записи в ЭТК не позднее рабочего дня после издания приказа.
- Выдавайте бумажную трудовую книжку с соответствующей записью, если она была у работника.
- Уведомляйте СФР о приеме на работу в установленные сроки.
- Следите за изменениями законодательства, так как правила могут обновляться.
для автоматизации учета электронных трудовых книжек. Это поможет избежать ошибок и сэкономить время!
Полезные ссылки
- Федеральный закон № 439-ФЗ
- Официальный сайт Пенсионного фонда России
- Портал Госуслуги
- КонсультантПлюс: Электронные трудовые книжки
Важно: Эта статья носит информационный характер. Для решения конкретных вопросов
рекомендуем обращаться к юристам или специалистам по кадровому учету.