Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника․
С переходом большинства организаций на электронную трудовую книжку (ЭТК) вопрос проверки записей становится актуальнее, чем когда-либо․
В этой статье мы разберём, как работодатели и работники могут проверить, исправить и подтвердить данные в трудовой книжке, а также какие инструменты и сервисы доступны в 2026 году․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа, хранимый в системе Федеральной службы по труду (СФР) и Пенсионного фонда России (ПФР)․
Переход на ЭТК позволяет:

• сократить бумажную работу;
• обеспечить мгновенный доступ к данным;
• снизить риск потери или фальсификации записей․

Для получения доступа к ЭТК работник должен иметь учетную запись на портале Госуслуг и пройти аутентификацию через ЕСИА․

Почему проверка записей важна?

Проверка трудовой книжки необходима для:

1. Подтверждения стажа и квалификации кандидата при приёме на работу․
2. Проверки корректности начислений и отчислений по пенсионному учёту․
3. Выявления ошибок, которые могут повлиять на размер пенсии․
4. Подготовки к аудиту и соблюдения требований законодательства․

Как проверить записи в электронной трудовой книжке?

Ниже приведены основные способы проверки записей:

• Проверка через портал Госуслуг – доступ к разделу «Электронная трудовая книжка»․
• Проверка через портал ПФР – получение выписки в электронном виде․
• Получение выписки из СФР – через личный кабинет работодателя․
• Проверка сканированной копии – при отсутствии доступа к ЭТК․

Проверка через портал Госуслуг

Шаги:

1. Авторизуйтесь на портале Госуслуг через ЕСИА․
2. Перейдите в раздел «Мои документы» → «Электронная трудовая книжка»․
3. Выберите вкладку «Данные ЭТК» – здесь отображаются все записи․
4. Скачайте PDF‑выписку, если необходимо предоставить работодателю․

Проверка через портал ПФР

Шаги:

1. Авторизуйтесь в личном кабинете ПФР․
2. Выберите пункт «Получить выписку из ЭТК»․
3. Подтвердите данные и получите электронную выписку на e‑mail․

Проверка через СФР (для работодателей)

Если у работодателя есть доступ к системе СФР, он может:

• Получить выписку по сотруднику через личный кабинет․
• Проверить корректность записей, включая даты начала и окончания трудового договора․

Проверка сканированной копии

Если работник отказывается предоставлять бумажную трудовую книжку, но имеет сканированную копию, работодателю следует:

• Проверить наличие штампа и подписи работодателя․
• Сравнить даты с данными из ЭТК (если доступны)․
• Запросить подтверждение у работника через электронный сервис․

Как исправить ошибки в трудовой книжке?

В 2026 году правила исправления ошибок в трудовой книжке стали более строгими․ Процесс выглядит так:

1. Работник заполняет служебную записку с указанием ошибки․
2. Служебная записка подаётся в отдел кадров․
3. Сотрудник получает протокол проверки и, при необходимости, отчёт о проверке․
4. Исправления в ЭТК вносятся автоматически после подтверждения․
5. Работник получает обновлённую выписку․

Аудит трудовых книжек: 5 простых шагов

1. Подготовка – составление списка сотрудников и их данных․
2. Сбор данных – получение выписок из ЭТК через Госуслуги и ПФР․
3. Сравнение – сопоставление записей с внутренними данными компании․
4. Выявление несоответствий – ошибки в датах, названиях должностей, начислениях․
5. Корректировка – внесение исправлений через СФР и ПФР․

Часто задаваемые вопросы

• Может ли работодатель проверить ЭТК без согласия работника? – Нет, только с согласия работника, либо через официальные каналы (ПФР, СФР)․
• Что делать, если работник отказывается предоставить бумажную трудовую книжку? – Попросите выписку из ЭТК через портал Госуслуг․
• Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка? – Попросите ссылку на выписку или скриншот раздела «ЭТК» в личном кабинете․
• Можно ли проверить данные ЭТК в 2025 году? – Да, доступ к данным был открыт с 2025 года через Госуслуги и ПФР․

Проверка записей трудовой книжки – важный элемент кадрового управления, который обеспечивает прозрачность и законность трудовых отношений․
С переходом на электронный формат доступ к данным стал проще, но при этом появились новые требования к проверке и исправлению ошибок․
Используйте официальные сервисы – портал Госуслуг, ПФР и СФР – чтобы быстро и надёжно получить выписку, проверить её и при необходимости внести корректировки․

Помните: своевременная проверка и корректировка записей в трудовой книжке защищает как работника, так и работодателя от возможных юридических и финансовых рисков․