С 1 января 2020 года в Российской Федерации начался постепенный переход от бумажных трудовых книжек к электронным трудовым книжкам (ЭТК). Этот процесс был законодательно закреплён Федеральным законом № 439-ФЗ от 16 декабря 2019 года, внесшим изменения в Трудовой кодекс РФ. К 2026 году система электронного учёта трудового стажа стала полноценной, обязательной и интегрированной в государственные информационные ресурсы. В этой статье подробно разберём регламент ведения электронной трудовой книжки — от правил оформления до обязанностей работодателей и прав работников.

Правовая основа электронной трудовой книжки

Основными нормативными актами, регулирующими ведение ЭТК, являются:

• Федеральный закон № 439-ФЗ от — «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде»;
• Федеральный закон № 436-ФЗ от — «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»;
• Постановление Правительства РФ № 590 от — утверждает порядок предоставления сведений в Пенсионный фонд РФ;
• Приказ Минтруда России № 320н от, утверждает Порядок ведения и оформления трудовых книжек, включая электронные формы;
• Приказ Минцифры России № 105 от — устанавливает технические требования к передаче данных в ПФР.

Эти документы формируют единый регламент, совокупность правил, определяющих порядок формирования, передачи, хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий полную историю трудовой деятельности гражданина:

• наименование работодателя;
• дата приёма на работу;
• должность, профессия;
• дата и основание увольнения;
• награды, поощрения, наложения дисциплинарных взысканий (по желанию работодателя);
• переводы на другую работу;
• иные сведения, предусмотренные законодательством.

Все данные хранятся в информационной системе Пенсионного фонда РФ (ПФР) и доступны работнику через личный кабинет на портале Госуслуги или в личном кабинете на сайте ПФР.

Регламент перехода на ЭТК: ключевые даты и правила

Переход на электронные трудовые книжки осуществляется поэтапно. Регламент различается в зависимости от статуса работника и даты его трудоустройства.

С 1 января 2020 года

Работодатели обязаны начать формировать сведения о трудовой деятельности в электронном виде для всех новых сотрудников, если работник не подал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки.

С 1 января 2021 года

Обязательно ведение только электронной трудовой книжки для:

• работников, впервые поступающих на работу после ;
• работников, которые ранее не имели трудового стажа (например, выпускники вузов, молодые специалисты).

В этом случае бумажная трудовая книжка не оформляется — все данные формируются исключительно в ЭТК.

Для работников, уже имеющих бумажную трудовую книжку

Если работник уже имеет бумажную трудовую книжку, он имеет право:

• оставить её в бумажном виде — тогда работодатель продолжает вести запись в ней;
• подать заявление о переходе на ЭТК — тогда ведение бумажной книжки прекращается, а все будущие сведения передаются в ПФР в электронном виде.

Важно! С 2021 года работодатель не вправе требовать от работника выбора формата — решение остаётся за работником. Работодатель обязан предоставить ему информацию о правах и обязанностях при переходе на ЭТК.

Обязанности работодателя: регламент ведения ЭТК

Работодатель — ключевой участник системы ЭТК. Его действия строго регламентированы.

При приёме на работу

• Проверить, есть ли у работника бумажная трудовая книжка.
• Предоставить ему информацию о правах на выбор формата трудовой книжки (бумажная или электронная).
• Если работник выбирает ЭТК — получить от него заявление о переходе на электронную форму (форма утверждена Приказом Минтруда № 320н).
• Если работник впервые устраивается на работу — автоматически формировать ЭТК, не запрашивая заявление.

При оформлении трудовых отношений

Все изменения в трудовой деятельности (приём, увольнение, перевод, награждение и т.д.) работодатель должен:

• внести в систему учёта кадров (например, 1С, СБИС, Контур.Экстерн и др.) в течение одного рабочего дня с даты события;
• передать сведения в ПФР не позднее следующего рабочего дня после даты события (согласно Постановлению Правительства № 590);
• использовать только утверждённые форматы данных (XML-структура, согласно Приказу Минцифры № 105);
• обеспечить безопасность передачи данных — через защищённые каналы с использованием электронной цифровой подписи (ЭЦП).

При увольнении

При увольнении работника:

• внести запись об увольнении в систему учёта кадров;
• передать сведения в ПФР в течение одного рабочего дня;
• выдать работнику выписку из ЭТК — на бумажном носителе или в электронном виде (по его выбору);
• если работник ранее имел бумажную трудовую книжку — вручить её с последней записью, заверенной печатью и подписью.

Как работник может получить доступ к ЭТК?

Работник имеет право на бесплатный доступ к своим данным в любое время. Способы получения:

1. Через портал Госуслуги — после регистрации и подтверждения личности, в разделе «Пенсия и социальные выплаты» → «Электронная трудовая книжка».
2. Через личный кабинет на сайте ПФР (pfrf.ru), после входа по учётной записи Госуслуг.
3. В бумажном виде — через последнего работодателя, в любом отделении ПФР или МФЦ (заявление подаётся лично или через Госуслуги).

Выписка из ЭТК имеет юридическую силу, равную бумажной трудовой книжке, и может использоваться при трудоустройстве, оформлении пенсии, получении льгот и т.д.

Бумажная трудовая книжка в 2026 году: нужно ли её хранить?

Да, бумажная трудовая книжка не отменена. Она остаётся действующим документом для:

• работников, не подавших заявление о переходе на ЭТК;
• работников, устроившихся до 2021 года;
• для подтверждения трудового стажа до 2020 года — только бумажная книжка содержит записи за этот период.

С 2023 года все новые бумажные трудовые книжки выдаются на бланках нового образца с защитными элементами. Работодатели обязаны использовать только эти бланки.

Ответственность работодателя за нарушение регламента

Невыполнение требований по ведению ЭТК влечёт административную ответственность:

• За несвоевременную передачу данных, штраф от 10 000 до 20 000 рублей для ИП, от 50 000 до 100 000 рублей для юридических лиц (ст. 5.27 КоАП РФ);
• За непредоставление информации работнику — штраф от 1 000 до 5 000 рублей для ИП, от 30 000 до 50 000 рублей для организаций;
• За искажение или уничтожение данных — штраф до 100 000 рублей и возможная дисквалификация руководителя.

Кроме того, нарушения могут привести к проблемам с начислением пенсии работника — что влечёт за собой претензии со стороны сотрудников и проверки трудовой инспекции.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы соблюсти регламент и избежать рисков, рекомендуем:

• Внедрить программное обеспечение, интегрированное с ПФР (например, 1С:Зарплата и управление персоналом, СБИС, Контур.Экстерн);
• Обучить кадровых работников правилам заполнения ЭТК и оформления заявлений;
• Создать внутренний регламент по ведению трудовых книжек — как бумажных, так и электронных;
• Регулярно проверять статус передачи данных в ПФР через личный кабинет работодателя;
• Вести журнал учёта заявлений работников о выборе формата трудовой книжки.

Электронная трудовая книжка — это не просто цифровая замена бумажному документу. Это система, повышающая прозрачность, надёжность и удобство учёта трудового стажа. Она защищает работника от потери документов, упрощает процесс трудоустройства и обеспечивает точность расчёта пенсии.

Регламент ведения ЭТК чётко определён законом и не допускает произвола. Работодатели обязаны соблюдать его без исключений. Работники — имеют право на полный доступ к своим данным и свободный выбор формата;

К 2026 году система ЭТК стала неотъемлемой частью трудовых отношений в России. Те, кто внедрил её правильно, получают преимущества: снижение административной нагрузки, минимизация рисков, повышение доверия со стороны сотрудников.

Главный принцип: ЭТК — это не опция, а обязанность. А выбор между бумажной и электронной формой — право работника.

Для получения актуальных форм и образцов заявлений посетите официальные сайты:

• Госуслуги
• Пенсионный фонд РФ
• Минтруд России