Трудовая книжка — это официальный документ, подтверждающий трудовую деятельность работника и его стаж․ С 1 января 2026 года в России вводится обязательный переход к электронному формату трудовой книжки (ЭТК)․ При приёме на работу впервые сотрудник получает электронную трудовую книжку, а уже работающие могут выбрать между бумажной и электронной формой․
Обязательность трудовой книжки
Согласно статье 66 Трудового кодекса Российской Федерации (ТК РФ), трудовая книжка имеет установленную форму и является обязательным документом для всех работающих граждан․ Она используется для подтверждения стажа, расчёта пенсии, социальных выплат и при проверках работодателей․
Электронная трудовая книжка (ЭТК) — новый формат
Электронная трудовая книжка хранится в базе Социального фонда России (СФР) и содержит те же сведения, что и бумажный документ, но в цифровом виде․ Это снижает риск потери, повреждения и ускоряет процесс обмена данными между работодателями и государственными органами․
Кому открывается электронная трудовая книжка?
- Сотруднику, принятому на работу впервые в 2026 году (ранее не работал по трудовому договору, ТК не оформлялась)․
- Работникам, которые ранее имели бумажную трудовую книжку, но выбрали электронный формат (ст․ 66, 66․1 ТК РФ)․
Какие сведения содержатся в ЭТК?
- ФИО, дата и место рождения․
- Адрес регистрации․
- Дата приёма на работу, должность, место работы․
- Условия труда: оклад, режим работы, стаж․
- Сведения о смене должности, места работы, увольнении․
- Сведения о начислениях и удержаниях․
- Сведения о стаже, необходимом для расчёта пенсии․
Преимущества электронного формата
- Отсутствие риска потери или повреждения документа․
- Мгновенный доступ к данным для работодателя и работника․
- Сокращение бумажных расходов и времени на оформление․
- Автоматическое обновление данных при изменении условий труда․
- Упрощённая проверка стажа при подаче заявлений на пенсию․
Как оформить трудовую книжку при приёме на работу
Шаг 1․ Подготовка документов
Работодатель обязан собрать следующие документы от нового сотрудника:
- Копия паспорта․
- Свидетельство о рождении (если требуется)․
- Справка о предыдущем месте работы (если применимо)․
- Трудовой договор (первый экземпляр)․
Шаг 2․ Регистрация в системе СФР
Работодатель регистрирует нового сотрудника в системе «Социальный фонд России» (СФР) через портал https://www․sfr․gov․ru․ При регистрации создаётся уникальный идентификатор работника, который будет использоваться в электронных документах․
Шаг 3․ Заполнение формы ЕФС‑1
Форма ЕФС‑1 (Сведения о трудовой деятельности) является обязательной для всех работодателей․ В ней указываются:
- ФИО работника․
- Дата и место рождения․
- Дата приёма на работу․
- Должность, место работы․
- Условия труда (оклад, режим работы)․
- Сведения об увольнении (если применимо)․
Форма отправляется в СФР в электронном виде․
Шаг 4․ Передача данных в электронную базу
После проверки СФР подтверждает регистрацию работника и автоматически создаёт запись в базе ЭТК․ В базе сохраняются все данные, которые будут обновляться при изменении условий труда․
Шаг 5․ Получение подтверждения о регистрации
Работодатель получает электронное подтверждение о создании трудовой книжки․ Для работника это подтверждение можно вывести в виде QR‑кода, доступного в личном кабинете на портале СФР․
Права работника на выбор формата
Согласно статье 66․1 ТК РФ, работник имеет право выбрать формат трудовой книжки:
- Электронная трудовая книжка (ЭТК)․
- Бумажная трудовая книжка (ТК)․
При выборе бумажной формы работодатель обязан выдать физический экземпляр․ При выборе ЭТК работник получает доступ к документу через портал СФР․
Обновление трудовой книжки
При каждом изменении условий труда (смена должности, места работы, оклада, режима работы) работодатель обязан обновить данные в системе СФР․ Это происходит автоматически при внесении изменений в трудовой договор и отправке обновлённой формы ЕФС‑1․
Потеря, повреждение и замена трудовой книжки
Если бумажная трудовая книжка потеряна или повреждена, работник может обратиться в отдел кадров с заявлением о замене․ При наличии ЭТК работник получает электронный документ, а бумажный экземпляр заменяется в соответствии с инструкциями работодателя․
Проверка и доступ к трудовой книжке
Работник может просматривать свою трудовую книжку в личном кабинете на портале СФР․ Для работодателей доступ к данным осуществляется через корпоративный портал, где можно получить отчёты по стажу, начислениям и другим параметрам․
Электронная трудовая книжка — это современный, удобный и надёжный инструмент, который упрощает процесс оформления и обновления трудовой документации․ При приёме на работу нового сотрудника работодателю необходимо выполнить несколько простых шагов, чтобы обеспечить корректное хранение данных в системе СФР․ Выбор формата остаётся за работником, но электронный формат становится всё более популярным благодаря своим преимуществам․