С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это ключевое изменение в сфере трудовых отношений, которое затрагивает как работодателей, так и самих сотрудников. Если работник заявил о выборе электронного формата, у работодателя возникают конкретные обязанности. Давайте разберем все нюансы этого процесса.

Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)?

Электронная трудовая книжка — это официальный документ, содержащий сведения о трудовой деятельности физического лица. Эти данные формируются и хранятся в единой базе Пенсионного фонда России (ПФР) на основе отчетов СЗВ-ТД, которые ежемесячно представляют работодатели.

В отличие от традиционной бумажной книжки, ЭТК:

• Не может быть утеряна, испорчена или украдена.
• Всегда актуальна и доступна для проверки через личный кабинет на портале Госуслуг или сайте ПФР.
• Автоматически обновляется при каждом изменении данных работодателем.

Законодательные рамки: обязательность с 2026 года

С 1 января 2026 года переходный период завершается. Это означает, что:

1. Все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде. Бумажная трудовая книжка при приеме на работу не выдается.
2. Для уже работающих граждан, у которых есть бумажная книжка, она продолжает действовать до ее полного заполнения или voluntary перехода на ЭТК.

Важно! Работодатель не вправе отказывать в приеме на работу или увольнять сотрудника только на основании его выбора формата трудовой книжки.

Как работник выбирает электронную трудовую книжку?

Выбор формата — это право работника. Он может сделать это в двух основных ситуациях:

При приеме на работу нового сотрудника

С при заключении трудового договора работодатель обязан уточнить у гражданина, какой формат трудовой книжки он предпочитает: электронный или бумажный.

Если работник выбирает ЭТК, он подает заявление об отказе от бумажной трудовой книжки. Этот документ является основанием для работодателя не выдавать ему бумажный вариант;

Для уже работающего сотрудника

Работник, у которого уже есть бумажная трудовая книжка, может в любой момент подать заявление о переходе на электронный формат. После этого работодатель прекращает внесение записей в бумажный документ.

Обязанности работодателя после выбора ЭТК сотрудником

Если работник написал заявление об отказе от бумажного носителя, работодатель должен выполнить ряд действий:

• Не выдавать бумажную трудовую книжку при приеме на работу.
• Не вносить записи в бумажную книжку, если она у работника уже есть.
• Своевременно и корректно представлять отчеты СЗВ-ТД в ПФР. Это единственный способ формирования данных в ЭТК. Ошибки или пропуски в отчетах приведут к неточностям в электронном документе.
• Уведомить работника о том, что сведения о его трудовой деятельности будут передаваться в электронном виде.

Может ли работник отказаться от электронной трудовой книжки?

Да, может. Закон гарантирует право выбора. Если работник не подал заявление об отказе от бумажного носителя, работодатель обязан выдать ему традиционную бумажную трудовую книжку и вести в нее записи.

Таким образом, до 31 декабря 2025 года (включительно) возможно параллельное существование двух систем: работник может иметь бумажную книжку, а работодатель одновременно формировать на него данные в ПФР. Но с 2026 года для новых сотрудников выбор электронного формата становится фактически единственным вариантом по умолчанию, если не будет подано заявление на бумажный вариант.

Преимущества электронной трудовой книжки для работника

1. Безопасность и сохранность. Данные хранятся в защищенной государственной базе. Риск утери, порчи или подделки равен нулю.
2. Всегда под рукой. Проверить свой стаж, историю трудоустройства и отчисления можно в любое время через интернет.
3. Прозрачность. Работник видит, какие именно сведения и в какой срок работодатель передал в ПФР.
4. Удобство при смене работы. Новый работодатель может мгновенно получить подтверждение стажа через ПФР (с согласия работника), что ускоряет оформление.
5. Долгосрочность. ЭТК — это пожизненный цифровой след трудовой деятельности, не зависящий от смены работодателей.

Частые вопросы (FAQ)

В: Как подтвердить, что у меня есть электронная трудовая книжка?

О: У вас есть электронная трудовая книжка с момента, когда ваш первый работодатель представил на вас отчет СЗВ-ТД в ПФР. Проверить ее наличие и содержимое можно через личный кабинет на портале Госуслуг (раздел «Сведения о трудовой деятельности») или на сайте ПФР.

В: С какого года оформляется ЭТК при первом трудоустройстве?

О: С 1 января 2026 года — для всех, кто впервые устраивается на работу. Для тех, кто уже работал до этой даты, ЭТК будет формироваться с момента первого отчета СЗВ-ТД после их заявления о переходе или автоматически, если они не выбрали бумажный вариант.

В: Что делать, если данные в ЭТК неверные?

О: Необходимо обратиться к последнему или предыдущему работодателю с требованием внести исправления и подать корректный отчет СЗВ-ТД в ПФР. ПФР не меняет данные по собственному усмотрению, только на основании исправленных отчетов от работодателя.

В: Нужно ли брать заявление у нового сотрудника о выборе ЭТК?

О: Да, обязательно. При приеме на работу с работодатель должен получить от сотрудника письменное заявление о его выборе (электронная или бумажная трудовая книжка). Отсутствие этого заявления не освобождает работодателя от обязанности выдать бумажную книжку.

Выбор работником электронной трудовой книжки — это современный и безопасный шаг, который упрощает жизнь как сотруднику, так и работодателю. Для компании это означает необходимость четкого соблюдения процедур: получение заявления, безупречное представление отчетов СЗВ-ТД и информирование персонала. Для сотрудника — это гарантия сохранности трудового стажа в цифровом формате на всю жизнь. Понимание этих правил с 2026 года становится обязательным для всех участников трудовых отношений в России.