С 1 января 2026 года в России завершился переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК)․ С этого момента каждый работник обязан иметь электронный документ, фиксирующий его трудовой стаж, а работодатели обязаны вести запись в цифровом виде․ В статье подробно рассмотрим, что представляет собой ЭТК, почему она важна, и как правильно оформить её в электронном виде․

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это официально признанный государством цифровой документ, который хранится в Единой государственной информационной системе «Электронные трудовые книжки» (ЭТК)․ Функционально она полностью заменяет бумажный аналог и содержит:

• информацию о всех местах работы, должностях и сроках трудоустройства;
• данные о профессиональном обучении, повышении квалификации и полученных сертификатах;
• записи о начислении и выплате отпускных, больничных и других выплат;
• подтверждение стажа, необходимого для пенсионных начислений․

ЭТК привязана к единому государственному реестру граждан (ЕГРГ) и доступна через личный кабинет на портале Госуслуги или через мобильное приложение «Электронная трудовая книжка»․

Кому и когда нужна электронная трудовая книжка?

ЭТК обязана быть оформлена у:

1. Граждан, впервые поступающих на работу после 1 января 2026 года;
2. Тех, кто уже имеет бумажную трудовую книжку – её необходимо перевести в электронный формат;
3. Работников, переезжающих в другой регион РФ, где требуется подтверждение стажа․

Если вы уже работаете и ваш работодатель использует ЭТК, но у вас её нет, оформить её можно в любой момент, следуя инструкции ниже․

Где можно заказать электронную трудовую книжку?

Заказ ЭТК производится онлайн через официальные государственные сервисы:

• Портал Госуслуги – основной канал для граждан;
• Мобильное приложение «Электронная трудовая книжка» (доступно для Android и iOS);
• Личный кабинет работодателя в системе «ЭТК» (для внесения записей работодателем)․

Для получения доступа к системе необходимо иметь подтверждённую учётную запись на Госуслугах (логин, пароль и подтверждённый телефон)․

Пошаговая инструкция по заказу ЭТК

Ниже представлена подробная последовательность действий, которую можно выполнить полностью онлайн․

1. Подготовьте необходимые документы (см․ раздел 5)․
2. Войдите в личный кабинет на портале Госуслуги:
   • Перейдите на gosuslugi․ru;
   • Войдите, используя логин и пароль;
   • Если у вас ещё нет аккаунта – пройдите регистрацию и подтвердите телефон․
3. Найдите услугу «Электронная трудовая книжка»:
   • В строке поиска введите «Электронная трудовая книжка»;
   • Выберите услугу «Заказ электронной трудовой книжки»․
4. Заполните электронную форму:
   • Укажите ФИО, ИНН, СНИЛС, дату рождения;
   • Выберите способ получения доступа (через приложение или через веб‑кабинет);
   • Прикрепите сканы требуемых документов (паспорт, СНИЛС, ИНН)․
5. Подтвердите заявку:
   • Нажмите кнопку «Отправить заявку»;
   • Система проверит данные в реестре и сформирует ваш профиль в ЭТК․
6. Ожидайте подтверждения (обычно 1–3 рабочих дня)․ Вы получите уведомление в личном кабинете и на электронную почту․
7. Активируйте ЭТК:
   • Скачайте мобильное приложение «Электронная трудовая книжка»;
   • Войдите в приложение тем же логином и паролем, что использовали на Госуслугах;
   • Пройдите процедуру подтверждения личности (смс‑код, биометрия – по желанию)․
8. Проверьте корректность данных – откройте ЭТК в приложении и убедитесь, что все поля заполнены правильно․ При необходимости исправьте ошибки через раздел «Корректировка данных» (может потребоваться подтверждение работодателя)․

Какие документы нужны для оформления?

Для подачи заявки вам понадобится загрузить сканы следующих документов (качество сканов должно быть не менее 300 dpi):

• Паспорт гражданина РФ (страница с фотографией и данными);
• СНИЛС (страница с номером и штампом);
• ИНН (если отличается от СНИЛС);
• Свидетельство о регистрации по месту жительства (если адрес в паспорте отличается от текущего);
• Трудовая книжка в бумажном виде (если переводите её в электронный формат) – скан первой и последней страниц․

Если вы уже работаете, ваш работодатель может отправить запрос на создание ЭТК напрямую из своего кабинета, и в этом случае вам потребуется лишь подтверждение личности (паспорт + СНИЛС)․

Сроки и стоимость

Государственная услуга полностью бесплатна․ Платные услуги могут возникнуть только в случае обращения к посредникам или при необходимости срочного оформления (экспресс‑услуги, которые пока не предусмотрены официально)․

Как пользоваться электронной трудовой книжкой?

После активации у вас появятся два основных способа доступа:

1. Мобильное приложение – удобный способ просматривать записи, получать уведомления о новых записях от работодателя и делиться ссылкой с потенциальными работодателями․
2. Веб‑кабинет на Госуслугах – позволяет печатать официальные выписки, скачивать PDF‑версии и отправлять их в электронном виде․

Для передачи данных работодателю достаточно отправить QR‑код или ссылку из приложения․ Работодатель, получив запрос, вносит запись в системе, и вы мгновенно видите её в своей ЭТК․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да, но в течение 30 дней после получения ЭТК необходимо сдать бумажный вариант в отдел кадров работодателя․ После этого бумажный документ считается недействительным․

Что делать, если в ЭТК ошибочно указана дата начала работы?

Обратитесь к работодателю с просьбой исправить запись․ Если работодатель отказывается, подайте заявление в территориальный центр занятости (ТЦЗ) с приложением копий документов, подтверждающих правильные даты․

Как получить выписку из ЭТК для подачи в пенсионный фонд?

Войдите в личный кабинет на Госуслугах, выберите «Выписка из электронной трудовой книжки», укажите период и скачайте PDF‑файл․ Этот документ имеет юридическую силу и может быть отправлен в ПФР․

Можно ли передать ЭТК другому человеку (например, супругу) в случае смерти?

ЭТК привязана к конкретному гражданину и не передаётся․ При смерти владельца его наследники могут запросить выписку из реестра в ПФР, но сам документ остаётся в архиве․

Что делать, если приложение «Электронная трудовая книжка» не открывается?

Проверьте наличие обновлений в магазине приложений, убедитесь, что ваш телефон поддерживает Android 6․0+ или iOS 12+․ При продолжении проблем обратитесь в службу поддержки через форму на сайте Госуслуг․

Внедрение электронных трудовых книжек – важный шаг в цифровой трансформации России․ Заказ ЭТК теперь можно выполнить полностью онлайн, без визитов в отделы кадров и без бумажной волокиты․ Следуя приведённой выше инструкции, вы быстро получите официальный документ, который будет надёжно храниться в государственной системе и всегда под рукой․

Помните: своевременное оформление ЭТК гарантирует корректный учёт трудового стажа, упрощает процесс получения пенсии и позволяет быстро подтверждать квалификацию перед новыми работодателями․

Если у вас остались вопросы или требуется помощь в заполнении заявки, вы всегда можете обратиться в службу поддержки Госуслуг или к специалисту отдела кадров вашего предприятия․