В 2026 году электронная трудовая книжка (ЭТК) стала неотъемлемой частью кадровой документации. Вопрос о необходимости согласия сотрудника на ведение ЭТК часто вызывает сомнения как у работодателей, так и у работников. В этой статье мы разберём актуальные требования Трудового кодекса РФ, практические нюансы оформления и сроки, а также дадим рекомендации, как правильно оформить переход от бумажной трудовой книжки к электронному формату.

Что такое электронная трудовая книжка?

Электронная трудовая книжка – это цифровой реестр сведений о трудовой деятельности работника, который формируется и хранится в системе Федеральной службы по труду и занятости (СФР). Для работодателя ЭТК представляется в виде отчёта ЕФС‑1, а для сотрудника – выписка по форме СТД‑Р (если её выдаёт компания) или СТД‑СФР (если работник получает её сам через СФР или портал Госуслуги).

Законодательная база

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) не обязывает работодателя получать заявление о согласии работника на ведение ЭТК в момент приёма на работу.
• Переход на электронный формат считается добровольным и осуществляется только с согласия работника.
• С 1 января 2021 г. сведения о трудовой деятельности новых сотрудников, у которых не было стажа до 1 января 2021 г., необходимо фиксировать только в электронном виде. Для остальных работников можно продолжать использовать бумажную трудовую книжку, но при этом дублировать данные в ЭТК.
• Согласно постановлению Минтруда и соцразвития КЧР, переход к новому формату сведений о трудовой деятельности осуществляется только с согласия работника.

Когда требуется согласие работника?

Согласие необходимо в следующих случаях:

1. Переход от бумажной к электронной трудовой книжке – работник должен явным образом выразить согласие (или отказ) на переход. Это оформляется заявлением о переходе на ЭТК.
2. Передача данных о трудовой деятельности в ПФУ – для передачи сведений в Пенсионный фонд необходимо получить согласие работника на обработку персональных данных.
3. Получение выписки из ЭТК – работник, желающий получить выписку, должен подтвердить согласие на её выдачу.

Как оформить согласие?

Оформление согласия обычно производится в виде письменного заявления, которое может быть заполнено в электронном виде (через портал Госуслуги) или в бумажной форме; Ниже приведён образец заявления:

Заявление о переходе на электронную трудовую книжку

Я, _______________________________, паспорт ______________________,
проживающий по адресу _______________________________,
выражаю своё согласие на ведение трудовой книжки в электронном виде
согласно требованиям Трудового кодекса РФ и постановления Минтруда.

Подпись: ______________________

Что происходит, если работник не даёт согласие?

Если работник отказывается от перехода на ЭТК, работодатель продолжает вести бумажную трудовую книжку. При этом, согласно требованиям, сведения о трудовой деятельности могут дублироваться в системе СФР, но это не являеться обязательным для работников, которые выбрали бумажный формат.

Практические рекомендации для работодателя

• Проверьте наличие согласия – при приёме нового сотрудника уточните, согласен ли он перейти на электронный формат; Если нет, оформите бумажную трудовую книжку.
• Обеспечьте доступ к порталу Госуслуг – работник может самостоятельно получить выписку из ЭТК через портал, что исключает возможность подделки.
• Соблюдайте сроки – если работник не дал согласие до 31 декабря 2020 г., переход к ЭТК возможен только по его инициативе.
• Получайте согласие на обработку персональных данных – при передаче сведений в ПФУ убедитесь, что работник дал согласие на обработку его персональных данных.

Как убедиться, что у кандидата есть электронная трудовая книжка?

При заключении трудового договора работник обязан предоставить сведения о трудовой деятельности (электронной трудовой книжке). Если работник не имеет ЭТК, вы можете запросить у него бумажную трудовую книжку. В случае перехода на ЭТК, работник должен предоставить заявление о переходе.

Краткая таблица «Согласие / Нет согласия»

В 2026 году электронная трудовая книжка стала стандартом, однако переход к ней остаётся добровольным. Работодатель не обязан запрашивать согласие при приёме, но при переходе на ЭТК и передаче данных в ПФУ согласие необходимо. Соблюдение этих требований гарантирует законность кадровой документации и защиту прав работников.

Если вы хотите убедиться, что все документы оформлены правильно, рекомендуется обратиться к специалисту по кадровому учету или воспользоваться сервисами, которые автоматически генерируют необходимые формы (например, Контур.Экстерн).