Электронная трудовая книжка – современный способ документирования трудовой деятельности работника. Вместо бумажного носителя организации переходят на цифровой формат, что упрощает учет, ускоряет обработку данных и снижает риск потери информации.

Почему возникает необходимость в электронной трудовой книжке?

В условиях цифровой трансформации многих государств, в т.ч. Украины, требуется оцифровать все трудовые документы. Особенно это актуально:

• Для соблюдения требований Трудового кодекса и законодательства о труде.
• Для автоматизации расчётов заработной платы, начисления пенсионных взносов и формирования отчётности.
• Для упрощения доступа к информации сотрудникам и работодателям.

В Украине до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть оцифрованы и внесены в электронный Реестр застрахованных лиц.

Что говорит закон?

Согласно действующим нормам Трудового кодекса, трудовая книжка – основной документ, фиксирующий:

1. Место и дату начала работы.
2. Должность и условия занятости.
3. Трудовой стаж.
4. Сведения о переводах, отпусках, отпуске по уходу за ребёнком и др;

Электронный вариант сохраняет все перечисленные сведения, но позволяет хранить их в единой базе данных.

Как настроить 1С:ЗУП для работы с электронной трудовой книжкой?

Система 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет готовые конфигурации для:

• Работы с кодами ОКЗ (ОКПД2) – классификатором экономической деятельности.
• Настройки специальных статей в кадровом разделе.
• Автоматического формирования электронных трудовых книжек при приёме на работу.

Ключевые шаги:

1. Подготовка справочников. В 1С необходимо создать реквизиты, соответствующие полям электронной трудовой книжки (ФИО, дата рождения, место работы и т.д.).
2. Настройка кодов ОКЗ. В разделе «Классификаторы» добавить коды, используемые в вашей отрасли, и привязать их к соответствующим должностям.
3. Создание обработки «Электронная трудовая книжка». Эта обработка генерирует документ, который заполняется автоматически при вводе данных о новом сотруднике.
4. Проверка соответствия. После ввода данных система сравнивает их с требованиями Трудового кодекса и выдаёт предупреждения, если информация не полная.

Важно помнить, что 1С «любит» справочники и классификаторы – их правильная проработка избавит от ошибок при последующей работе.

Пример заполнения

При приёме на работу сотрудника в 1С вводим следующие данные:

• ФИО – Иванов Иван Иванович;
• Дата рождения – ;
• Дата начала работы – ;
• Код ОКЗ – 10.12 (Деятельность в сфере образования);
• Должность – Ассистент преподавателя;
• Ставка – 30 000 грн.

После сохранения система автоматически сформирует запись в электронной книжке и отправит её в реестр.

Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?

Для подтверждения факта наличия электронного документа в 1С используются:

• Печать/подпись в системе (электронная подпись).
• Выгрузка в виде PDF‑отчёта, который можно отправить в ПФР или в контролирующие органы;
• Проверка в реестре застрахованных лиц – там будет отображён статус «Оцифровано».

С 2024 года при приёме на работу впервые оформляется электронная трудовая книжка с первого дня работы.

Что делать, если документ потерян?

В случае утраты оригинала (или ошибки при вводе) в 1С можно:

1. Создать дубликат записи в справочнике «Трудовые книжки».
2. Скорректировать данные, указав дату исправления.
3. Сформировать новое подтверждение и отправить в соответствующие инстанции.

Особенности оцифровки в условиях Украины

По информации zoda.gov.ua, до 10 июня 2026 года все бумажные трудовые книжки должны быть переведены в электронный формат и внесены в Электронный Реестр застрахованных лиц. После этой даты:

• Учёт трудового стажа будет вестись только в электронном виде.
• Работодатели, не оформившие оцифровку, рискуют штрафами и ограничениями при выплате пособий.

В связи с текущей ситуацией в Украине (война, эвакуация, потеря документов) многие работники оказываются без оригиналов. Электронная трудовая книжка в 1С позволяет быстро восстановить недостающие сведения, используя резервные копии и архивные данные.

Практические рекомендации для работодателей

Чтобы процесс оцифровки прошёл без проблем, следуйте этим рекомендациям:

1. Планируйте заранее. Начните подготовку к переходу до 2025 года, чтобы успеть к дедлайну.
2. Обучайте персонал. Проведите внутренние тренинги по работе с 1С и заполнению электронных форм;
3. Синхронизируйте справочники; Убедитесь, что все коды ОКЗ и классификаторы актуальны.
4. Периодически проверяйте реестр. Регулярно сверяйте данные в электронном реестре с реальными трудовыми отношениями.
5. Сохраняйте резервные копии. Храните копии всех введённых данных в отдельном архиве.

Эти шаги помогут избежать потери информации, ускорить обработку кадровых документов и обеспечить соответствие требованиям Трудового кодекса.

Электронная трудовая книжка – это не просто модальный тренд, а обязательный элемент современной кадровой политики. Правильная настройка 1С:ЗУП, использование кодов ОКЗ и своевременное оцифрование бумажных записей позволяют:

• Сократить административные издержки.
• Повысить точность учёта трудового стажа.
• Снизить риск потери или повреждения важных документов.

Следуя рекомендациям и используя возможности 1С, ваша организация сможет успешно перейти на цифровой формат трудовых документов и соответствовать требованиям законодательства уже сегодня.

Автор: кадровый аналитик, специалист по 1С:ЗУП.