С 2021 года в России действует обязательный переход от бумажной трудовой книжки к электронной трудовой книжке (ЭТК). При приёме на работу работник должен подтвердить наличие и актуальность сведений о своей трудовой деятельности. Для этого используется специальная справка‚ оформляемая в электронном виде.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажного документа‚ в котором сохраняються все сведения о трудовой деятельности сотрудника: даты приёма и увольнения‚ место работы‚ должность‚ квалификация‚ причины прекращения договора и т.д.
Ключевые особенности:
- Ведётся только в электронном виде‚ но при наличии бумажной книжки можно вести обе версии.
- Сведения доступны работодателю через портал Госуслуг‚ ПФР и другие официальные сервисы.
- Сведения о стаже и периодах работы подтверждаются справками по форме СТД‑Р (Сведения о трудовой деятельности – Работодатель) и СТД‑СФР (Сведения о трудовой деятельности – Социальный фонд).
Какие документы должен предоставить работник?
При приёме на работу работник с ЭТК обязан предоставить:
- Паспорт гражданина РФ.
- СНИЛС (страховой номер).
- Справку о трудовой деятельности в электронном виде: СТД‑Р или СТД‑СФР.
- При наличии бумажной трудовой книжки – копию (если работник отказался от бумажной версии‚ её можно не предъявлять).
Формы справок можно получить через:
- Личный кабинет ПФР (https://es.pfrf.ru) – услуга «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Портал Госуслуг – раздел «Справки и выписки» → «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Социальный фонд (при необходимости) – запрос по форме СТД‑СФР.
Как считать стаж и подтверждать периоды работы?
Стаж сотрудника для расчёта больничных‚ отпусков и пенсионных начислений считается по данным‚ содержащимся в ЭТК. Для подтверждения конкретных периодов работы работодателю достаточно справки по форме СТД‑Р‚ в которой указаны даты начала и окончания трудового договора‚ а также причина прекращения трудовых отношений.
Если работник впервые поступил на работу в 2021‑году‚ то его трудовая книжка будет только в электронном виде. В этом случае справка по форме СТД‑Р будет единственным подтверждением его стажа.
Порядок оформления при приёме на работу в 2026 году
Согласно приказу Минтруда РФ от 2021 года‚ при приёме на работу специалист по кадрам обязан:
- Заполнить запись о приёме в электронную трудовую книжку.
- Указать в графе 3 (место работы) название компании и должность.
- Если работник ранее имел бумажную книжку‚ но отказался от неё‚ в бумажной книжке необходимо сделать пометку о переходе на ЭТК.
- Сформировать справку по форме СТД‑Р и передать её работодателю.
Особенности работы с ЭТК
- Ведение только в электронном виде – обязательное требование для всех сотрудников‚ принявших ЭТК с 2021 года.
- Ведение бумажной книжки допускается только при наличии согласия работника‚ если он не отказался от бумажной версии.
- При приёме нового сотрудника‚ если у него уже есть ЭТК‚ работодатель может запросить справку по форме СТД‑СФР через Госуслуги.
- Для подтверждения перехода на новую должность или квалификацию работник должен предоставить справку по форме СТД‑Р‚ где указаны новые данные.
Как получить выписку из ЭТК?
Для получения выписки из электронной трудовой книжки можно воспользоваться одним из следующих способов:
- ПФР – в личном кабинете на сайте es.pfrf.ru выберите услугу «Заказать справку (выписку) о трудовой деятельности».
- Госуслуги – в разделе «Справки и выписки» выберите «Выписка из электронной трудовой книжки».
- Через социальный фонд – запрос по форме СТД‑СФР‚ если работник не имеет доступа к ПФР.
Полученная выписка будет в виде PDF‑файла с цифровой подписью работника‚ что обеспечивает юридическую силу документа.
Ссылки и ресурсы
- ПФР – Электронная трудовая книжка
- Госуслуги – Справки и выписки
- Минтруд РФ – Порядок ведения ЭТК
- СБИС – Информация о трудовой деятельности
- Гарант.РУ – Трудовое право
Таким образом‚ при приёме на работу в 2026 году работник с электронной трудовой книжкой должен предоставить справку по форме СТД‑Р (или СТД‑СФР)‚ подтверждающую его стаж и периоды работы. Это позволяет работодателю быстро и надёжно проверить квалификацию кандидата‚ а также рассчитывать социальные выплаты и пенсионные начисления.