С 1 января 2020 года в России введён институт электронной трудовой книжки (ЭТК). Это цифровой документ, который хранится в информационных ресурсах Пенсионного фонда России (ПФР) и не допускает внесения изменений задним числом. Переход на ЭТК накладывает на работодателя новые обязательства по своевременной передаче кадровой информации.

Что такое электронная трудовая книжка?

ЭТК – это запись о трудовой деятельности работника в электронном виде, доступная через личный кабинет ПФР. Основные её особенности:

• Отсутствие возможности «подделки» данных – запись фиксируется в момент её внесения.
• Объединение бумажного и электронного документооборота: работник может сохранить бумажную копию, но основные сведения находятся в ПФР.
• Обязательная передача данных работодателем в установленные сроки.

Нормативно‑правовая база

Ключевые нормативные акты, регламентирующие ЭТК и сроки подачи данных:

1. Федеральный закон № 439‑ФЗ от  г. «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации» (п. 4 ч. 1 ст. 2).
2. Приказ Минтруда России от  г. № 394н «Об утверждении порядка ведения и передачи сведений о трудовой деятельности в электронном виде».
3. Постановление ПФР от  г. № 34 «Об организации электронного документооборота с работодателями».

Основные сроки подачи данных

Сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ‑ТД)

Согласно пункту 4 ч. 1 ст. 2 закона 439‑ФЗ, сведения о трудовой деятельности (в т.ч. о приёме, переводе, увольнении, изменении условий труда) необходимо передавать в ПФР:

• до 15‑го числа месяца, следующего за отчетным периодом (для большинства операций).
• При приёме на работу, переводе, увольнении – не позднее следующего рабочего дня после издания приказа.

Подача заявления работника о сохранении бумажной трудовой книжки

Работник имеет право сохранить бумажную трудовую книжку. Для этого он обязан подать письменное заявление работодателю:

• до 31 декабря 2020 года включительно (для всех работников, подпадающих под действие закона).
• Срок подачи заявления о переходе на электронную трудовую книжку – до 30 июня 2020 года (для организаций, которые ещё не начали вести ЭТК).

Выдача бумажной копии (если работник её запросил)

Работодатель обязан выдать бумажную копию трудовой книжки не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Сроки для новых сотрудников (2025 г.)

С 2025 года новые сотрудники, поступающие на работу, обязаны вести только электронную трудовую книжку. Работодателю необходимо:

• внести сведения в СЗВ‑ТД в течение 15 дней после даты начала работы;
• сообщить работнику о переходе в электронный формат в течение 3 дней.

Пошаговая инструкция по подаче данных в ПФР

1. Подготовка кадрового приказа. Оформить приказ о приёме, переводе, увольнении и т.п.
2. Сбор необходимых сведений. ФИО, ИНН, СНИЛС, дата рождения, дата начала/окончания работы, должность, основание изменения.
3. Заполнение формы СЗВ‑ТД. Через 1С, «Глобал‑Софт», «Контур», либо напрямую в личном кабинете ПФР.
4. Проверка корректности данных. Ошибки в ИНН/СНИЛС приводят к отклонению отчёта.
5. Отправка отчёта. Нажать кнопку «Отправить» не позднее установленного срока (обычно до 15‑го числа следующего месяца).
6. Получение подтверждения. Сохранить подтверждающий документ (КЭП‑подписанный файл) на случай проверок.

Сроки при разных кадровых действиях

Последствия просрочки

• Штрафы для работодателя: от 5 000 до 30 000 рублей за каждый случай несвоевременной подачи.
• Блокировка доступа к электронным сервисам ПФР до устранения нарушений.
• Риск признания трудовых отношений недействительными в случае систематических нарушений.
• Увеличение нагрузки на отдел кадров – необходимость корректировать отчёты и подавать исправления.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить изменения в уже заполненную электронную трудовую книжку?

Нет. Электронная трудовая книжка не допускает внесения изменений задним числом. При необходимости корректировки следует оформить новый кадровый документ (приём, перевод, увольнение) и передать соответствующие сведения в ПФР.

Как быстро работник получает доступ к своей ЭТК?

После подтверждения загрузки данных в ПФР (обычно в течение одного рабочего дня) работник может просмотреть запись в личном кабинете ПФР, используя СНИЛС и пароль;

Что делать, если отчёт отклонён ПФР?

Необходимо:

1. Изучить сообщение об ошибке (часто указываются неверные ИНН, СНИЛС, даты).
2. Внести исправления в форму СЗВ‑ТД.
3. Повторно отправить отчёт в течение 3 рабочих дней.

Обязан ли работодатель сохранять бумажную трудовую книжку?

Работник может потребовать её сохранения, подав письменное заявление. Если заявление не получено, работодатель обязан оформить ЭТК и предоставить работнику доступ к электронному документу.

Какой срок выдачи бумажной копии, если работник её запросил?

Работодатель обязан выдать бумажную копию не позднее трёх рабочих дней со дня получения заявления.

Переход на электронные трудовые книжки упрощает кадровый учёт, но требует от работодателя строгого соблюдения установленных сроков подачи данных. Ключевые даты, которые нельзя пропустить:

• до 15‑го числа следующего месяца – общая дата подачи СЗВ‑ТД;
• не позднее следующего рабочего дня – приём, увольнение, перевод;
• 31 декабря 2020 г. – заявление о сохранении бумажной книжки;
• 30 июня 2020 г; – последний день подачи заявления о переходе на ЭТК (для организаций, которые ещё не начали вести электронный учёт).

Соблюдение этих сроков позволяет избежать штрафов, обеспечить прозрачность трудовых отношений и гарантировать работникам достоверный и защищённый документ о трудовой истории.