В России переход на электронную трудовую книжку (ЭТК) регулируется Трудовым кодексом РФ и рядом федеральных законов. В 2023‑2026 годах правила и сроки подачи заявлений уточнялись, поэтому важно знать актуальный график, чтобы не пропустить возможность вести трудовую историю в электронном виде.

Краткое резюме правил

• Для сотрудников, которые уже работали в компании до 1 января 2023 г., срок подачи заявления, до 25 числа следующего месяца.
• Для новых сотрудников, которые начали трудоустройство после 1 января 2023 г., срок — до 15 числа месяца, следующего за отчетным.
• Для всех работников, которые не подали заявление до 31 декабря 2020 г., переход на ЭТК возможен только с 1 января 2021 г., но до 30 июня 2020 г. работодатель должен был уведомить их об изменениях.
• Для работодателей, которые хотят перейти на ЭТК, срок подачи заявления — до 30 июня 2020 г. (для старых форм), но с 1 января 2023 г., до 25 числа следующего месяца.

Правовые основания

Переход на электронную трудовую книжку регулируется следующими нормативными актами:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 66.1, ст. 202).
• Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования трудовых отношений».
• Постановление Правительства РФ от 3 марта 2025 г. (об утверждении правил перехода на ЭТК).

Кому необходимо подавать заявление?

Заявление может подавать:

1. Работник, который хочет вести трудовую книжку в электронном виде.
2. Работодатель, который хочет перейти на электронный формат для всех сотрудников.
3. Новый сотрудник, который начинает трудоустройство после 1 января 2023 г.

Сроки подачи заявлений

Сотрудники, уже работающие до 1 января 2023 г.

Для них действует правило: заявление должно быть подано не позднее 25 числа следующего месяца после даты начала работы в компании.

Пример: если сотрудник начал работать 12 марта 2022 г., заявление нужно подать до 25 апреля 2022 г. (если это было до 1 января 2023 г., то срок уже истёк, но можно подать в любое время, но будет оформлено в бумажной форме).

Новые сотрудники после 1 января 2023 г.

Для них установлен более строгий срок: до 15 числа месяца, следующего за отчетным. Отчетный месяц — месяц, в котором сотрудник начал работу.

Пример: если сотрудник начал работу 10 июня 2023 г., то заявление нужно подать до 15 июля 2023 г.

Работодатели, переходящие на ЭТК

С 1 января 2023 г. работодатели должны подавать заявление до 25 числа следующего месяца после даты перехода.

Для старых форм (до 2020 г.) работодатель обязан был уведомить сотрудников до 30 июня 2020 г. и подать заявление до 31 декабря 2020 г.

Как подать заявление?

Заявление может быть подано в произвольной форме, но рекомендуется использовать официальные шаблоны:

• Форма ЕФС‑1 (Единая форма заявления о переходе на электронную трудовую книжку).
• Форма ТAC‑1 (для подачи сведений о трудовой деятельности в СФР).

Шаги подачи заявления:

1. Соберите данные: ФИО, дата рождения, номер ИНН, дата начала работы.
2. Заполните форму ЕФС‑1 (или используйте шаблон, доступный на сайте Гарант.РУ).
3. Подайте заявление работодателю в письменной форме (письмо, электронная почта, скан).
4. Работодатель в течение 3 рабочих дней внесет запись о переходе в бумажную трудовую книжку и выдаст её работнику.
5. Если заявление подано менее чем за 3 рабочих дня до окончания срока, работодатель обязан оформить запись в течение 3 рабочих дней после получения заявления.
6. После оформления работник получает доступ к ЭТК через портал «Единый портал государственных услуг» (ЕПГУ).

Что делать, если срок пропущен?

Если сотрудник не подал заявление до установленного срока, он может:

• Подать заявление в любое время, но оформление будет в бумажной форме.
• Если работодатель уже начал переход на ЭТК, сотрудник может попросить перейти в рамках текущего процесса.
• Обратиться в отдел кадров с просьбой о включении в электронный реестр, если это возможно.

Частые вопросы (FAQ)

• Можно ли подать заявление после 25 числа месяца? Да, но тогда будет оформлена бумажная трудовая книжка.
• Как узнать, что у меня уже есть ЭТК? В личном кабинете на портале ЕПГУ можно проверить статус.
• Что делать, если работодатель не оформил запись в бумажной трудовой книжке? Обратитесь в отдел кадров с письменным запросом.
• Нужно ли подавать заявление при смене работодателя? Да, при каждом новом трудоустройстве необходимо подавать заявление, если вы хотите вести трудовую историю в электронном виде.

Переход на электронную трудовую книжку – это удобный способ вести свою трудовую историю. Важно знать актуальные сроки подачи заявлений, чтобы не упустить возможность. Если вы работник, который начал работу до 1 января 2023 г., подайте заявление до 25 числа следующего месяца. Если вы начали работать после этой даты – до 15 числа месяца, следующего за отчетным; Работодатели также должны соблюдать соответствующие сроки, чтобы обеспечить корректный переход всех сотрудников.

Соблюдение сроков гарантирует, что ваша трудовая книжка будет вести в электронном виде без задержек и ошибок. Если вы не уверены в правильности заполнения форм, обратитесь к специалисту по кадрам или в службу поддержки портала ЕПГУ.