С 2020 года в России начался переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), новый формат учёта трудовой деятельности сотрудников‚ предусмотренный Федеральным законом № 439-ФЗ от ․ Внедрение ЭТК значительно изменило процессы кадрового и бухгалтерского учёта․ Программы 1С‚ особенно 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ЗУП)‚ стали ключевым инструментом для автоматизации этого процесса․ В этой статье подробно разберём‚ что значит «запись электронной трудовой книжки в 1С»‚ как она формируется‚ какие документы нужны и как правильно оформить переход на ЭТК․

Что такое электронная трудовая книжка в 1С?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог бумажной трудовой книжки‚ в котором хранятся сведения о трудовой деятельности сотрудника: места работы‚ должности‚ переводы‚ увольнения и другие кадровые события․ Эти сведения формируются и передаются в Пенсионный фонд России (ПФР) через систему взаимодействия работодателей и государственных органов․

В программе 1С:ЗУП ЭТК не является самостоятельным документом‚ а представляет собой результат автоматической записи в системе на основании кадровых документов (приказы о приёме‚ переводе‚ увольнении)‚ которые были оформлены после получения от сотрудника заявления о выборе формы ведения трудовой книжки․

Таким образом‚ запись электронной трудовой книжки в 1С — это процесс:

• получения от сотрудника заявления о переходе на ЭТК (или о выборе ЭТК при первоначальном приёме на работу);
• оформления этого заявления в программе 1С;
• автоматического формирования и передачи сведений о трудовой деятельности в ПФР;
• внесения соответствующей записи в бумажную трудовую книжку (если она ранее велась)․

Когда начинается ведение электронной трудовой книжки?

Согласно законодательству‚ электронная трудовая книжка ведётся с даты подачи сотрудником заявления о выборе формы ведения․ Это значит:

• Если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки — работодатель обязан вести только ЭТК (с 2021 года)․
• Если сотрудник уже имеет бумажную трудовую книжку — он может выбрать: оставить её или перейти на ЭТК․ В этом случае дата подачи заявления становится датой начала ведения ЭТК․

Важно: все кадровые события‚ произошедшие до даты заявления‚ остаются в бумажной трудовой книжке․ Только события после этой даты попадают в ЭТК․

Как оформить заявление о выборе формы ведения трудовой книжки в 1С?

В 1С:ЗУП (редакции 3 и выше) для оформления заявления используется специальный документ:

Шаг 1: Откройте раздел «Электронные трудовые книжки»

1. Перейдите в меню: Кадры → Электронные трудовые книжки․
2. Нажмите кнопку Создать → выберите документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»․

Шаг 2: Заполните документ

• Дата документа — должна совпадать с датой‚ когда сотрудник лично подал заявление в письменной форме (в бумажном виде или в электронном‚ если есть электронная подпись)․
• Сотрудник — выберите из списка сотрудника‚ подавшего заявление․
• Выбор формы ведения — укажите: «Ведение в электронной форме» или «Ведение в бумажной форме»․
• Если сотрудник выбирает ЭТК — система автоматически предложит сформировать запись в бумажной трудовой книжке (см․ ниже)․

Шаг 3: Сформируйте и распечатайте заявление

После заполнения нажмите «Печать», программа сгенерирует официальный бланк заявления по форме‚ утверждённой ПФР․ Его необходимо:

• распечатать в двух экземплярах;
• подписать сотруднику и работодателю;
• один экземпляр передать сотруднику‚ второй — хранить в кадровом деле․

Что делать с бумажной трудовой книжкой после перехода на ЭТК?

Если сотрудник ранее имел бумажную трудовую книжку‚ то после подачи заявления на ЭТК работодатель обязан:

1. Выдать бумажную трудовую книжку сотруднику на руки — это обязательное требование закона․
2. Внести в неё запись в свободной форме‚ которая подтверждает переход на ЭТК․ Пример формулировки:

«На основании заявления сотрудника от [дата] о предоставлении сведений о трудовой деятельности в электронном виде в соответствии со статьёй 66․1 Трудового кодекса Российской Федерации‚ ведение трудовой книжки в бумажной форме прекращено․»

Эта запись делается в разделе «Сведения о работе» (последняя строка) и заверяется печатью организации и подписью уполномоченного лица (кадровика или руководителя)․

Важно!

• После внесения такой записи работодатель освобождается от ответственности за хранение и ведение бумажной трудовой книжки этого сотрудника (согласно п․ 10 Правил ведения трудовых книжек)․
• Бумажная книжка больше не используется для внесения новых записей — все последующие кадровые события (приёмы‚ увольнения‚ переводы) фиксируются только в ЭТК через 1С․

Как формируются записи в электронной трудовой книжке?

Записи в ЭТК формируются автоматически при оформлении следующих кадровых документов в 1С:

• Приказ о приёме на работу (форма Т-1)
• Приказ о переводе на другую должность или в другое подразделение
• Приказ об увольнении (форма Т-8)
• Приказ о присвоении звания‚ награждении и т․п․ (если требуется)

После оформления любого из этих документов в 1С‚ система автоматически формирует сведения о трудовой деятельности и передаёт их в ПФР через форму СЗВ-ТД․

Как проверить передачу сведений?

1. Перейдите в раздел: Кадры → Электронные трудовые книжки → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)․
2. Выберите нужную дату и сотрудника․
3. Проверьте статус передачи: «Передано в ПФР» — значит‚ запись успешно отправлена․

Если статус «Ошибка» — необходимо исправить данные в документе и повторно отправить․

Что делать при увольнении сотрудника с ЭТК?

При увольнении работника‚ у которого ведётся ЭТК‚ работодатель обязан:

• Оформить приказ об увольнении (Т-8)․
• Сформировать в 1С документ «Сведения о трудовой деятельности (СТД-Р)» — это электронный аналог выдачи трудовой книжки․
• Выдать сотруднику выписку из ЭТК в электронном виде (через личный кабинет ПФР) или на бумажном носителе по его запросу․

Сотрудник может получить выписку:

• через портал Госуслуги;
• через личный кабинет на сайте ПФР;
• в офисе ПФР или МФЦ;
• в виде распечатанной выписки от работодателя (если запросил)․

Особенности для новых сотрудников (без трудового стажа)

С 2021 года‚ если сотрудник впервые устраивается на работу и не имеет бумажной трудовой книжки‚ работодатель обязан вести только электронную трудовую книжку․ В этом случае:

• Заявление от сотрудника не требуется — он автоматически попадает в ЭТК․
• Бумажная трудовая книжка не оформляется и не выдаётся․
• Первым кадровым документом становится приказ о приёме, он сразу формирует первую запись в ЭТК․

Частые ошибки при работе с ЭТК в 1С

1. Не оформляется заявление — без него ЭТК не может быть начата‚ даже если сотрудник не имеет бумажной книжки․
2. Неверная дата заявления — если дата в 1С не совпадает с датой подписания заявления‚ ПФР может отклонить передачу данных․
3. Не сделана запись в бумажной книжке — это нарушение закона‚ даже если сотрудник согласен на ЭТК․
4. Не проверяется статус СЗВ-ТД — ошибки в передаче данных могут привести к штрафам и проблемам с начислением пенсии․
5. Не выдана выписка при увольнении — сотрудник имеет право получить сведения о своей трудовой деятельности‚ даже если они хранятся в ЭТК․

Правильная запись электронной трудовой книжки в 1С — это не просто техническая процедура‚ а юридически значимый процесс‚ который влияет на:

• право сотрудника на пенсию;
• ответственность работодателя перед ПФР;
• соответствие требованиям трудового законодательства;
• безопасность и доступность кадровых данных․

Использование 1С:ЗУП позволяет автоматизировать этот процесс‚ минимизировать ошибки и обеспечить прозрачность взаимодействия с государственными органами․ Главное — не забывать о двух ключевых принципах:

1. Заявление сотрудника — обязательное условие для перехода на ЭТК (кроме случаев первоначального приёма без стажа)․
2. Запись в бумажной книжке — обязательная формальность‚ даже если книжка больше не используется․

Следуя этим правилам‚ вы обеспечите корректное ведение кадрового учёта‚ защитите права сотрудников и избежите штрафов со стороны трудовой инспекции и ПФР․

Совет: Регулярно проверяйте статус передачи СЗВ-ТД в разделе «Электронные трудовые книжки» — это ваша страховка от ошибок и штрафов․