С 1 января 2020 года в России вступили в силу изменения в Трудовой кодекс РФ, введённые Федеральным законом № 439-ФЗ от . Согласно этим изменениям, работники получили право выбрать форму ведения трудовой книжки, бумажную или электронную. Работодатель обязан обеспечить передачу сведений о трудовой деятельности в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР) в электронном виде, если сотрудник подал соответствующее заявление.

В этой статье подробно разберём, как правильно оформить и подать заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде через программу 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3 и выше), а также как эти данные передаются в ПФР.

Законодательная база

• ФЗ-439-ФЗ от — вносит изменения в ТК РФ, устанавливает порядок ведения электронной трудовой книжки (ЭТК).
• ФЗ-436-ФЗ от — регулирует взаимодействие работодателей с ПФР по передаче сведений о трудовой деятельности.
• Приказ Минтруда РФ № 585н от, утверждает форму заявления о выборе способа ведения трудовой книжки.

Важно: срок подачи заявлений работниками — до 31 декабря 2020 года. Однако работники, не подавшие заявление в 2020 году, автоматически остаются в системе бумажных трудовых книжек. При этом в любое время после 2020 года сотрудник может подать заявление о переходе на электронную форму.

Обязанности работодателя

Работодатель обязан:

1. Уведомить всех сотрудников о введении электронной трудовой книжки до 30 июня 2020 года (в письменной форме).
2. Принять от работника заявление о выборе способа ведения трудовой книжки — в бумажном или электронном виде.
3. Внести в бумажную трудовую книжку отметку о подаче заявления, если сотрудник выбрал ЭТК.
4. Передавать сведения о трудовой деятельности в ПФР в электронном виде через специализированные каналы связи.
5. Обеспечить хранение бумажных трудовых книжек до момента их передачи сотруднику (если он выбрал ЭТК).

Как оформить заявление в 1С

Программа 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3 и выше) имеет встроенную функцию для формирования заявлений о выборе способа ведения трудовой книжки.

Шаг 1: Открытие документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности»

1. Зайдите в модуль «Кадры».
2. Перейдите в раздел «Документы» → «Заявления».
3. Нажмите кнопку «Создать» и выберите документ: «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».

Шаг 2: Заполнение данных

В открывшемся окне заполните следующие поля:

• Сотрудник, выберите из справочника работника, для которого оформляется заявление.
• Дата подачи заявления — дата, когда сотрудник лично подал заявление (может быть позже ).
• Выбор способа ведения — отметьте: «В электронном виде».
• Основание — автоматически заполняется как «ФЗ-439-ФЗ».
• Подпись сотрудника — в электронной версии документа можно сгенерировать печать или подпись (если используется ЭЦП).

Важно! Если сотрудник ранее подавал заявление о сохранении бумажной трудовой книжки, а теперь хочет перейти на электронную — вы также используете этот же документ, но выбираете вариант «В электронном виде». Программа автоматически зафиксирует смену выбора.

Шаг 3: Печать и передача сотруднику

После заполнения:

• Нажмите «Печать» — программа сформирует бланк в формате, соответствующем требованиям Минтруда.
• Распечатайте два экземпляра: один — для работника, второй — для архива компании.
• Попросите сотрудника подписать оба экземпляра и поставить дату.
• Один экземпляр передайте сотруднику, второй — храните в кадровом деле.

Как передать сведения в ПФР через 1С

После оформления заявления в 1С, система автоматически включает сотрудника в пакет данных для передачи в ПФР. Однако для этого необходимо:

Шаг 1: Подключить 1С к системе сдачи отчетности

• Убедитесь, что в вашей версии 1С установлен модуль «1С-Отчетность».
• Подключитесь к сервису ПФР через «Электронный документооборот» (ЭДО).
• Зарегистрируйте ЭЦП (электронную цифровую подпись) для организации.

Шаг 2: Формирование и отправка отчета

1. Перейдите в раздел «Отчетность» → «Сдача отчетности в ПФР».
2. Выберите форму «Сведения о трудовой деятельности» (форма СТД-Р).
3. Укажите период — месяц, в котором было подано заявление.
4. Программа автоматически включит в отчет всех сотрудников, у которых оформлено заявление о переходе на ЭТК.
5. Проверьте список — убедитесь, что нужный сотрудник присутствует.
6. Нажмите «Отправить» — отчет будет передан в ПФР через ЭДО.

Важно! Отчет формируется автоматически на основе данных из заявления. Если заявление не было оформлено в 1С — сведения о сотруднике в ПФР не попадут.

Что происходит после передачи данных в ПФР

• ПФР регистрирует сотрудника в системе электронных трудовых книжек.
• Сведения о трудовой деятельности (прием на работу, увольнение, переводы и т.д.) теперь передаются в ПФР автоматически при каждом кадровом событии.
• Работник может получить выписку из ЭТК через портал Госуслуги или в офисе ПФР.
• Бумажная трудовая книжка остаётся у работодателя до момента, пока сотрудник не запросит её для передачи (например, при увольнении).

Особенности и ошибки

Частые ошибки при работе с ЭТК в 1С:

• Не оформить заявление в 1С, тогда сведения не попадут в ПФР, даже если сотрудник подал бумажное заявление.
• Забыть подписать заявление — документ без подписи сотрудника не имеет юридической силы.
• Не передать отчет в ПФР — заявление оформлено, но отчет не отправлен — ПФР не получит данные.
• Использовать произвольную форму заявления — хотя это допустимо, лучше использовать форму из 1С, чтобы избежать отказа в приёме.

Что делать, если сотрудник уволился до 2020 года?

Если сотрудник уволился до 1 января 2020 года, он не может перейти на ЭТК через текущего работодателя. Он может получить выписку из своей бумажной трудовой книжки и подать заявление в ПФР напрямую через Госуслуги, если в будущем устроится на новую работу.

Переход на электронную трудовую книжку, это не просто нововведение, а важный шаг к цифровизации кадрового учёта. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом значительно упрощает процесс: от оформления заявления до передачи данных в ПФР.

Ключевые действия работодателя:

1. Оформите заявление сотрудника в 1С — это обязательный шаг.
2. Передайте отчет СТД-Р в ПФР через 1С-Отчетность.
3. Храните бумажные трудовые книжки до передачи сотруднику.
4. Обеспечьте информирование сотрудников о праве выбора.

Соблюдение этих требований защитит вашу организацию от штрафов и обеспечит бесперебойную передачу данных в ПФР. Помните: электронная трудовая книжка, это не замена бумажной, а её цифровая версия, которая работает в интересах работника и работодателя.

Если у вас возникли сложности с настройкой 1С или отправкой отчетов — обратитесь к вашему системному администратору или в службу поддержки 1С. Также рекомендуем регулярно проверять статус отправленных отчетов в личном кабинете работодателя на сайте ПФР.

Полезные ссылки:
Официальный сайт ПФР
Госуслуги — выписка из ЭТК
Официальный сайт 1С