С 2020 года работодатели обязаны вести трудовые книжки в электронном виде (ЭТК).
В программе 1С:Бухгалтерия предприятия 8.3 (и 1С:Зарплата и управление персоналом 8 ред. 3) процесс оформления перехода реализован через документ «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
Ниже – подробное руководство по созданию, заполнению и регистрации такого заявления.
Что такое электронная трудовая книжка (ЭТК)
- ЭТК – это электронный аналог бумажной трудовой книжки, который хранится в системе 1С и доступен сотруднику и работодателю.
- Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- Переход на ЭТК позволяет ускорить процессы оформления, уменьшить бумажный документооборот и повысить прозрачность учета.
Подготовка к оформлению заявления
- Проверка прав доступа. Убедитесь, что у вас есть права на создание документов в разделе «Зарплата и кадры» → «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
- Настройка параметров. В настройках 1С включите опцию «Ведение ЭТК» (если она ещё не активирована). Это можно сделать в конфигураторе: Настройки → Параметры → Электронные трудовые книжки → Включить ведение ЭТК.
- Проверка кадровой документации. Убедитесь, что в карточке сотрудника отмечены галочки «Трудовая книжка в бумажном виде» и/или «ЭТК» в зависимости от выбранного способа ведения.
Создание заявления в 1С
- Перейдите в модуль «Зарплата и кадры» → «Кадры» → «Электронные трудовые книжки».
- Нажмите кнопку «Создать» и выберите тип документа «Заявление о предоставлении сведений о трудовой деятельности».
- В открывшемся окне заполните обязательные поля:
- Сотрудник – выберите сотрудника, для которого оформляется заявление.
- Дата заявления – укажите текущую дату.
- Выбранный способ ведения – отметьте «Только в бумажном виде», «Только в электронном виде» или «Оба варианта».
- Комментарий – добавьте свободную запись, например: «Предоставлено заявление о переходе на ЭТК согласно ст. 66.1 ТК РФ».
- Сохраните документ, нажав «Сохранить».
Регистрация заявления сотрудником
После создания заявления работодатель должен отправить его сотруднику для подписи. Это можно сделать несколькими способами:
- Электронная подпись. В 1С можно отправить документ сотруднику в виде электронного письма с возможностью подписи через 1С.
- Печать и подпись. Распечатайте заявление, дайте сотруднику подписать вручную, затем отсканируйте и загрузите в 1С.
- Сканирование в формате PDF. Сохраните заявление как PDF, подпишите и загрузите обратно в 1С.
После получения подписанного заявления его статус меняется на «Подписано».
Переход на ЭТК в 1С
- После подписания заявления в 1С автоматически создаётся запись в журнале «Электронные трудовые книжки».
- Система генерирует электронную трудовую книжку сотрудника, которую можно просматривать в разделе «Кадры» → «Трудовые книжки».
- При необходимости можно вывести отчёт «Отчёт о переходе на ЭТК» для контроля и аудита.
Ведение и обновление ЭТК
Все изменения в трудовой деятельности (присоединение к коллективу, увольнение, перевод, изменение должности и т.д.) автоматически фиксируются в ЭТК. При этом:
- Если сотрудник выбрал «Только в бумажном виде», то в 1С будет вести как бумажную, так и электронную запись (для контроля).
- Если выбран «Только в электронном виде», то бумажная книжка не ведётся.
- При смене способа ведения сотрудник может подать новое заявление, и система обновит данные.
Частые ошибки и как их избежать
- Неактивированная опция ведения ЭТК. Проверьте настройки в конфигураторе.
- Отсутствие подписи сотрудника. Убедитесь, что сотрудник подписал заявление.
- Неправильный выбор способа ведения. Пересмотрите галочки в карточке сотрудника.
- Несоответствие данных в заявлении и карточке сотрудника. Проверьте, что имя, ФИО и дата рождения совпадают.
Полезные ссылки и ресурсы
- Документация 1С:Бухгалтерия 8.3
- ПФР – Электронные трудовые книжки
- Форум 1С – обсуждения по ЭТК
Оформление заявления о переходе на электронную трудовую книжку в 1С:Бухгалтерия 8.3 – это простая, но важная процедура, которая обеспечивает законность и прозрачность учета трудовой деятельности. Следуя шагам, описанным в этой статье, вы сможете быстро и без ошибок перейти на электронный формат, снизить бумажный документооборот и улучшить контроль за кадровыми данными.
Если возникнут вопросы, не стесняйтесь обращаться к специалистам 1С или к коллегам на форумах. Удачной работы!