Важное напоминание: С 2021 года при приеме на работу обязательно оформляется электронная трудовая книжка (ЭТК). Бумажные книжки больше не выдаются, но ранее выданные остаются действительными. Программа 1С:Бухгалтерия (включая редакции 8.3 и выше) имеет встроенные механизмы для корректного ведения ЭТК и передачи сведений в фонд.
Законодательная база и ключевые даты
- С 2020 года – работодатели обязаны вести сведения о трудовой деятельности в электронном виде.
- С 2021 года – при приеме на работу выдается только ЭТК (или заявление о предоставлении сведений в бумажном виде).
- С 2023 года – для бумажных книжек, выданных ранее, используются новые бланки строгой отчетности.
Подготовка к работе с ЭТК в 1С
Перед началом записи необходимо выполнить несколько настроек:
- Настроить справочники:
- Убедиться, что в справочнике «Сотрудники» у каждого работника заполнены все обязательные реквизиты (ФИО, СНИЛС, данные паспорта).
- Проверить, что в организации правильно указаны коды ОКПО, ОГРН и другие реквизиты, необходимые для передачи данных в ПФР.
- Определить вид трудовой книжки: В карточке сотрудника в разделе «Кадры» или «Трудовая книжка» указать, что ведется «Электронная трудовая книжка».
- Настроить обмен с ПФР: В разделе «Настройка» -> «Обмен с ПФР» указать версию формата обмена (актуальную на текущий год) и параметры подключения (если используется прямой обмен).
Пошаговая инструкция по записи сведений в ЭТК через 1С
Оформление приема на работу
При проведении документа «Прием на работу» (или кадрового приказа):
- В табличной части документа автоматически создается запись в электронную трудовую книжку.
- Указываются: дата приема, наименование организации, должность, подразделение, основание (номер и дата приказа).
- Если у сотрудника уже есть ЭТК (например, с предыдущего места работы), система может предложить создать новую запись на основании заявления работника.
Оформление увольнения или перевода
При проведении документа «Увольнение» или «Кадровый перевод»:
- Система автоматически формирует соответствующую запись об окончании трудовых отношений или изменении условий трудового договора.
- Указывается дата увольнения/перевода, причина (по ТК РФ), новый работодатель (при переводе).
Внесение изменений в запись об общем стаже
Если требуется скорректировать стаж (например, по решению суда или в связи с пересчетом):
- Используется специальный документ «Изменение записи в электронной трудовой книжке».
- Вносится корректировка с указанием даты изменения, основания и нового значения стажа.
Формирование и передача файла СЗВ-ТД в ПФР
Это ключевой этап, подтверждающий, что сведения об трудовой деятельности переданы в Пенсионный фонд.
- Сформировать отчет: В меню перейти в «Отчеты» -> «ПФР» -> «СЗВ-ТД» (или аналогичный раздел в вашей конфигурации).
- Выбрать период: Указать отчетный период (месяц, квартал, год) и тип отчета (первоначальный, уточненный).
- Выбрать сотрудников: Система автоматически соберет всех сотрудников, по которым в периоде были изменения в трудовой книжке (прием, увольнение, перевод).
- Сформировать XML-файл: Программа создает файл в утвержденном Минтрудом формате.
- Передать файл в ПФР: Через личный кабинет работодателя на сайте ПФР, через систему «Электронный документооборот» или через сервис «Диадок»/»СБИС».
- Получить квитанцию: После успешной приема ПФР выдает квитанцию (файл с расширением .kv). Ее необходимо сохранить в 1С как подтверждение передачи.
Важные нюансы и типичные ошибки
| Нюанс / Ошибка | Как избежать |
|---|---|
| Отсутствие СНИЛС у сотрудника в карточке. | Запросить СНИЛС при приеме на работу. Без него формирование СЗВ-ТД невозможно. |
| Несоответствие дат в кадровом документе и в записи ЭТК. | Проверять, что дата приказа и дата записи в ЭТК совпадают. 1С обычно делает это автоматически. |
| Забыли передать файл СЗВ-ТД в ПФР в срок. | Настроить напоминание в 1С или календаре. Срок – не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. |
| Работник хочет получить бумажный выписку из ЭТК. | В 1С есть функция «Печать выписки из электронной трудовой книжки». Она формирует документ на основании данных из системы, который можно выдать сотруднику по его заявлению. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли регистрировать ЭТК в «Книге учета» или другом документе?
Нет. Электронная трудовая книжка ведется в базе данных работодателя (в 1С) и в единой информационной системе ПФР. Отдельная регистрация в журналах или книгах не требуется. Достаточно факта создания записи в системе и ее последующей передачи в ПФР через СЗВ-ТД.
Должен ли работник предъявить при приеме на работу свою старую бумажную трудовую книжку?
Да, должен. Если у работника есть бумажная трудовая книжка, он обязан предъявить ее работодателю. На основании ее данных работодатель вносит сведения об общем и непрерывном стаже в ЭТК; После этого бумажная книжка возвращается работнику. Если книжка утеряна, стаж устанавливается по справкам и иным документам.
Что делать, если сотрудник уволился, а файл СЗВ-ТД уже передан?
Если после передачи отчета в ПФР обнаружилась ошибка (например, неверная дата увольнения), необходимо сформировать уточненный отчет СЗВ-ТД за тот же период. В уточненном файле будут только исправленные записи. ПФР заменит старые данные на новые.
Можно ли вести ЭТК в 1С, если организация не сдает отчетность в ПФР через эту программу?
Да, можно. 1С позволяет вести кадровый учет и формировать файлы СЗВ-ТД даже если основная бухгалтерия ведется в другой программе. Главное – иметь актуальные данные по сотрудникам и корректно заполнять кадровые документы. Сформированный XML-файл можно передать в ПФР вручную через личный кабинет.
Ведение электронных трудовых книжек в 1С:Бухгалтерия – это стандартизированный и законодательно выверенный процесс. Правильная настройка программы, внимательное заполнение кадровых документов и своевременная передача отчетов СЗВ-ТД в ПФР позволяют работодателю выполнить все обязательства перед сотрудником и государством. Всегда сверяйтесь с актуальными версиями конфигураций и форматов отчетности, утвержденными Минтрудом и ПФР.
Дата актуализации информации в статье: 23 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить изменения в законодательстве.