В 2021 году в России был введён новый способ ведения трудовой книжки – электронная трудовая книжка (ЭТК). Он предусматривает хранение сведений о трудовой деятельности работника в электронном виде, а не в бумажном экземпляре. Программное обеспечение 1С:ЗУП (Зарплата и управление персоналом) и 1С:Бухгалтерия теперь поддерживает все необходимые функции для создания, ведения и сдачи ЭТК в Пенсионный фонд России (ПФР).
Что такое электронная трудовая книжка?
ЭТК – это электронный документ, содержащий все сведения о трудовой деятельности работника: даты начала и окончания работы, должности, начисления, увольнения и т.д. В соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса РФ, сведения о трудовой деятельности могут храниться в электронном виде, если работодатель и работник согласны с таким способом ведения.
Ключевые преимущества ЭТК
- Упрощённый процесс оформления и сдачи отчетности в ПФР.
- Сокращение бумажных расходов и времени на хранение.
- Мгновенный доступ к данным для работодателя и работника.
- Обеспечение более высокой точности данных благодаря автоматическому учёту.
Ограничения и условия
- Работник без трудового стажа (первый сотрудник в компании) обязан вести сведения в электронном виде.
- При устройстве на работу в 1С:ЗУП 8 ред. 3 необходимо поставить флажок «Начало трудовой деятельности» в документе «Приём на работу».
- Для сотрудников, которые уже имеют бумажную трудовую книжку, можно выбрать режим «Ведение бумажной трудовой книжки» либо «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме».
Как начать вести ЭТК в 1С
Ниже приведена пошаговая инструкция, основанная на официальных источниках и практическом опыте работы с 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерия 8.3.
Подготовка к работе
- Проверка версии программы. Убедитесь, что у вас установлена 1С:ЗУП 8.3 (или более новая) и 1С:Бухгалтерия 8.3 с поддержкой ЭТК.
- Установка необходимых модулей. В 1С:ЗУП откройте «Конфигуратор» → «Модули» → «ПФР» → «ЭТК» и включите соответствующие флажки.
- Настройка ответственных лиц. В разделе «Настройка» → «Организация» → «Учетная политика» → «Ответственные лица» заполните данные руководителей, которые будут подписывать заявления.
- Проверка прав доступа. Убедитесь, что у пользователей, которые будут работать с ЭТК, есть права на создание и изменение заявлений.
Создание заявления о ведении трудовой книжки
В 1С:ЗУП необходимо создать документ «Заявление о ведении трудовой книжки».
- Перейдите в раздел «Кадры» → «Документы» → «Заявление о ведении трудовой книжки».
- Нажмите «Создать».
- Выберите сотрудника из справочника.
- В колонке «Вид заявления» укажите:
- «Ведение бумажной трудовой книжки» – если сотрудник согласен с бумажным вариантом.
- «Сведения о трудовой деятельности в электронной форме» – если сотрудник согласен с ЭТК.
- Поля «Руководитель» и «Должность» заполняются автоматически из справочника организации.
- Сохраните документ. При печати будет выведено два заявления: одно для бумажной, другое – для электронной формы (статья 66.1 ТК РФ).
Создание и ведение ЭТК
После утверждения заявления можно приступить к формированию электронной трудовой книжки.
- Откройте раздел «Кадры» → «Документы» → «Электронная трудовая книжка».
- Нажмите «Создать».
- Выберите сотрудника и укажите период работы.
- Заполните сведения о должностях, начислениях, увольнениях и т.д. Все изменения автоматически отражаются в отчётах для ПФР.
- Сохраните документ. При необходимости можно «передать» его в ПФР через интеграцию «ПФР» → «Отправить».
Отчётность для ПФР
Для сдачи отчётов в ПФР используйте форму СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности в электронном виде).
- Перейдите в раздел «Отчётность» → «ПФР» → «СЗВ‑ТД».
- Выберите период и нажмите «Создать».
- Проверьте корректность данных, затем отправьте файл в ПФР через интеграцию.
Как изменить способ ведения трудовой книжки
Если после начала работы сотрудник решил изменить способ ведения (например, перейти с бумажной на электронную), это можно сделать следующим образом:
- Откройте документ «Заявление о ведении трудовой книжки» для данного сотрудника.
- Измените значение в колонке «Вид заявления».
- Сохраните документ. При необходимости создайте новое заявление для новой формы ведения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
- Можно ли вести одновременно бумажную и электронную трудовую книжку? Да, но это не требуется. Если сотрудник согласен с бумажной формой, электронная информация хранится только для внутреннего учёта.
- Что делать, если сотрудник не согласен с ЭТК? В таком случае необходимо вести только бумажную трудовую книжку. В 1С это отражается в заявлении «Ведение бумажной трудовой книжки».
- Как проверить, что данные в ЭТК корректны? Используйте отчёт «Проверка данных ЭТК» в разделе «Отчётность» → «ПФР» → «Проверка».
- Можно ли экспортировать данные ЭТК в Excel? Да, большинство 1С‑приложений позволяют экспортировать отчёты в формате XLSX.
Практические рекомендации
- Регулярно обновляйте данные. Вводите сведения о смене должностей, начислениях и увольнениях в реальном времени.
- Периодически проверяйте отчётность. Систематический контроль помогает избежать ошибок при сдаче в ПФР.
- Обучайте персонал. Проводите тренинги по работе с 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия, особенно по разделу «ЭТК».
- Следите за обновлениями 1С. Новые версии часто добавляют улучшения в модуль «ПФР» и упрощают работу с ЭТК.
Ведение электронной трудовой книжки в 1С стало обязательным для всех организаций, принимающих на работу сотрудников без трудового стажа, а также для тех, кто хочет оптимизировать кадровый учёт. Благодаря интеграции с ПФР и автоматизации процессов, 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия 8.3 позволяют быстро и надёжно вести ЭТК, сокращая бумажные расходы и повышая точность данных.
Если вы только начинаете работать с 1С и хотите полностью перейти на электронный формат, следуйте приведённой инструкции, и вы быстро освоитесь в системе. Успехов в работе с электронными трудовыми книжками!