С 2020 года в России действует переход на электронные трудовые книжки (ЭТК). Организации обязаны вести сведения о трудовой деятельности сотрудников в электронном виде и предоставлять их в форме, согласованной с Фондом социального страхования. В 1С:Зарплата и управление персоналом (1С:ЗУП) этот процесс реализован через специальные документы и отчёты. В этой статье мы разберём, как правильно заполнить электронную трудовую книжку в 1С, какие документы нужны, как оформить заявление, а также как сформировать отчёт СЗВ‑ТД.
Что такое электронная трудовая книжка?
Электронная трудовая книжка – это цифровой аналог бумажной трудовой книжки, содержащий сведения о стаже, должностях, окладах, отчислениях и прочих кадровых событиях. Она хранится в базе 1С и может быть передана в Фонд социального страхования через приложение 1С:Электронные трудовые книжки (или облачную подсистему «Фреш»).
Ключевые особенности
- Ведение только в электронном виде (для сотрудников без стажа).
- Автоматическое формирование ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД.
- Синхронизация с Фондом социального страхования.
- Отсутствие бумажной трудовой книжки.
Законодательная база
Переход на ЭТК регулируется:
- Федеральным законом «О трудовой книжке» (ст. 1‑13).
- Постановлением Правительства РФ от 20 января 2020 г. № 12.
- Положением Фонда социального страхования РФ от 15 апреля 2020 г. № 10‑ФСС.
В 1С:ЗУП эти требования реализованы в виде обязательных полей и шаблонов документов.
Как включить электронную трудовую книжку в 1С:ЗУП
Перед тем как начать вести ЭТК, убедитесь, что в конфигурации включены нужные подсистемы:
- Откройте Конфигуратор 1С и перейдите в раздел Настройки → Подсистемы.
- Включите подсистемы «Электронные трудовые книжки» и «Фонд социального страхования».
- Сохраните изменения и перезапустите 1С:ЗУП.
Создание заявления о ведении трудовой книжки
Для каждого сотрудника необходимо оформить заявление о выборе способа ведения трудовой книжки (бумажная или электронная).
Шаги по заполнению заявления
- В разделе Кадры выберите пункт «Заявления о ведении трудовой книжки».
- Нажмите кнопку Создать.
- Заполните поля:
- Организация – выберите текущую организацию.
- Сотрудник – укажите сотрудника.
- Вид заявления – выберите «Электронная трудовая книжка».
- Дата подачи – укажите актуальную дату.
- Сохраните документ.
- При необходимости распечатайте заявление через кнопку Заявление.
После утверждения заявления в 1С:ЗУП сотрудник автоматически попадает в режим ведения ЭТК.
Приём сотрудника без стажа
Если сотрудник впервые принимается на работу и не имеет трудового стажа, его трудовая книжка ведётся только в электронном виде.
- Откройте документ Приём в разделе Кадры.
- Заполните все обязательные поля (дата, должность, оклад и т.д.).
- В поле Вид трудовой книжки выберите «Электронная».
- Сохраните документ.
- После сохранения в 1С автоматически создаётся запись в ЭТК.
Заполнение ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД
ЕФС‑1 (Единый федеральный справочный документ) и СЗВ‑ТД (Сведения о трудовой деятельности) – обязательные отчёты, которые отправляются в Фонд социального страхования.
Как сформировать ЕФС‑1
- Перейдите в раздел Отчётность → «ЕФС‑1».
- Выберите период (обычно календарный год).
- Нажмите Сформировать.
- Проверьте корректность данных, особенно поля «Стаж», «Оклад» и «Период работы».
- Сохраните файл в формате XML для отправки.
Как сформировать СЗВ‑ТД
- В разделе Отчётность выберите «СЗВ‑ТД».
- Укажите нужный период.
- Нажмите Сформировать.
- Проверьте, что в отчёте отражены все кадровые события (приём, перевод, увольнение).
- Сохраните отчёт в формате XML.
Переход на электронную трудовую книжку в 2025 году
С 2025 года переход на ЭТК стал обязательным для всех организаций, принимающих сотрудников без стажа. В 1С:ЗУП это реализовано через обновлённые шаблоны документов:
- Новый тип заявления – «Электронная трудовая книжка».
- Обновлённые отчёты ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД с дополнительными полями.
- Интеграция с облачной подсистемой «Фреш» для автоматической передачи данных в Фонд социального страхования.
Практические советы
- Проверяйте дату начала работы – она должна совпадать с датой приёма.
- Не забывайте обновлять оклад и должность при каждом кадровом событии.
- Регулярно синхронизируйте данные с Фондом социального страхования через приложение «Фреш».
- Периодически проверяйте отчёты на наличие ошибок – это поможет избежать штрафов.
- Обучайте кадровый отдел работе с новыми шаблонами и процедурами.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли вести бумажную трудовую книжку и одновременно электронную?
Нет. После выбора электронного способа ведения трудовой книжки бумажная форма становится недоступной. - Как исправить ошибку в ЕФС‑1?
Откройте документ, внесите правки, сохраните и сформируйте новый отчёт. Отправьте обновлённый файл в Фонд социального страхования.
- Что делать, если сотрудник уволился до 2025 года?
В 1С:ЗУП оформите увольнение, сформируйте ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД за последний год работы и отправьте в Фонд.
Ведение электронной трудовой книжки в 1С:ЗУП – это не только соблюдение законодательства, но и упрощение кадрового учёта. Правильное заполнение заявлений, ЕФС‑1 и СЗВ‑ТД позволяет избежать штрафов и обеспечивает прозрачность работы с Фондом социального страхования. Следуйте описанным шагам, регулярно проверяйте отчёты и обновляйте данные – и ваш процесс будет работать без сбоев.