Ведение трудовых книжек остается одной из ключевых обязанностей работодателя, несмотря на активный переход к цифровым форматам учета․ Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника․ В 2026 году этот процесс претерпел значительные изменения, однако ответственность за корректное внесение данных по-прежнему лежит на организации-работодателе․
Историческая справка и эволюция документа
Институт трудовых книжек имеет глубокие корни․ Еще с 1781 года вместо разрозненных документов были введены livret d’ouvrier (трудовые книжки)․ Хотя в периоды революционных потрясений они упразднялись, в современном российском правовом поле этот документ сохранил свой статус, трансформировавшись из бумажного носителя в электронный․
Сегодня мы наблюдаем завершающий этап перехода на электронные трудовые книжки (ЭТК)․ Это сведения о трудовой деятельности, которые хранятся в единой информационной системе Социального фонда России (СФР)․
Обязанности работодателя: Бумажная vs Электронная книжка
Главный принцип остается неизменным: трудовые книжки ведутся работодателем․ Однако формат работы зависит от выбора самого сотрудника и даты его трудоустройства․
Для работников, выбравших электронную трудовую книжку
Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК (или является новым работником, принятым после 1 января 2021 года):
- Работодатель не ведет бумажную трудовую книжку (если она не была заведена ранее и не хранится у работодателя)․
- Основная обязанность — своевременная (не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным) передача сведений в СФР․
- При увольнении работодатель обязан выдать работнику справку (форма СТД-Р) или сообщить о возможности получить сведения через портал Госуслуг․
Для работников, сохранивших бумажную трудовую
Для граждан, которые не отказались от бумажного носителя, работодатель обязан:
- Вести бумажную трудовую книжку в соответствии с новым порядком (Приказ Минтруда № 320н)․
- Вносить записи о приеме, переводах, награждениях и увольнении чернилами черного, синего или фиолетового цвета․
- Одновременно с бумажным учетом передавать данные в электронном виде в СФР․
Какие сведения вносит работодатель?
Независимо от формата, работодатель фиксирует следующую информацию:
- Сведения о работнике: ФИО, дата рождения, образование (вносятся при первом приеме)․
- Сведения о работе: дата приема, должность, структурное подразделение․
- Переводы: любые изменения должности или места работы на постоянной основе․
- Увольнение: дата и основание прекращения трудового договора со ссылкой на статью ТК РФ․
- Награждения: сведения о награждении государственными наградами․
Важно: С 2026 года выписку из электронной трудовой книжки в форматах PDF и XML можно сформировать на портале Госуслуг․ Файлы доступны для просмотра, скачивания и печати самим работником, что снижает нагрузку на кадровые службы при выдаче копий․
Новый порядок ведения (Приказ Минтруда № 320н)
Следует помнить о регламенте, утвержденном Приказом Минтруда от № 320н, который действует и в 2026 году․ Он устанавливает:
Ключевые требования:
- Порядок исправления ошибок (зачеркивание не допускается, ошибка признается недействительной новой записью)․
- Правила выдачи дубликатов при утере․
- Процедуру выдачи трудовой книжки при увольнении․
Статистика перехода на ЭТК в 2026 году
Цифровизация охватывает все регионы России․ По данным начала 2026 года:
- В Санкт-Петербурге и Ленинградской области более 73 тысяч граждан оформили электронные трудовые книжки только за первые месяцы года․ Доля перешедших на ЭТК с 2020 года превысила 67%․
- В Самарской области более 40 тысяч человек начали использовать цифровой формат в текущем году․
- В Республике Коми большинство работающих также сделали выбор в пользу электронного документооборота․
Электронная книжка обеспечивает прозрачность: каждый работник может проверить, передает ли работодатель сведения в Социальный фонд, и при необходимости оперативно исправить ошибки․
Что делать при увольнении?
При прекращении трудового договора работодатель обязан:
- Внести запись об увольнении в бумажную трудовую (если она ведется)․
- Подписать запись печатью организации (при наличии) и подписью ответственного лица․
- Выдать бумажную трудовую книжку работнику на руки в день увольнения․
- Предоставить форму СТД-Р (сведения о трудовой деятельности) работнику, не имеющему бумажной книжки или отказавшемуся от нее․
Трудовая книжка, будь то традиционный бумажный документ или современная запись в базе СФР, остается главным подтверждением трудового стажа и опыта специалиста․ Для работодателя это не только обязанность, но и инструмент кадрового учета․ Соблюдение сроков передачи данных и точность вносимых записей критически важны для избежания штрафов и трудовых споров․ В 2026 году быть грамотным работодателем означает уметь работать в гибридной среде, обеспечивая права работников на достоверную информацию об их трудовой биографии․